La codificación de cuentas
En materia contable, comercial y de organización administrativa, la codificación consiste en la representación de las palabras o frases por medio de signos o símbolos con un significado especial ya asignado.
Un ejemplo común de lo que es la codificación lo tenemos en los códigos utilizados en los esquemas de los equipos electrónicos para indicar los diversos accesorios ( cables, conexiones, condensadores, etc.). Otro ejemplo generalmente conocido es la clave telegrafica Morse. Para un telegrafista es algo tan sencillo como lo es para nosotros leer una revista o un libro de historietas. También en el ejército y la marina existen los códigos de señales por medio de banderas y luces. Los automóviles interpretan señales de transito provenientes de avisos y estaríamos largo tiempo citando ejemplos sobre diversos códigos que permiten facilitar las comunicaciones, haciendo la expresión mas precisa y breve al presentar hechos e informaciones que se repiten.

• Ventajas
• 1. Identificación rapida de las cuentas.
• 2. Impartir una función definitiva al plan de contabilidad de las cuentas en registros, comprobantes, tarjetas, facturas, etc
• 3. Reducir el trabajo que implica la anotación de los títulos de las cuentas en registros, comprobantes, tarjetas, facturas, etc
• 4. Ayuda a la memoria humana
• 5. Facilita la clasificación y tabulación mecanica y electrónica delos datos.
10.2 Métodos mas usados de codificación
Existen diversos métodos de codificación, de los cuales los mas conocidos son:
• a) Método de secuencia.
• b) Método de bloque
• c) Método de grupo
El método de secuencia es la forma mas simple de codificar: 1,2,3,4,5,6,7,8,9 este método consiste en seguir una numeración correlativa, asignando el numero de acuerdo al orden o secuencia de cada asunto.
El método de bloque consiste en agrupar los asuntos de acuerdo a su naturaleza, y asignar una serie correlativa de números a cada grupo o clasificación. Cuando se establece el código, unos cuantos números se dejan sin asignar entre rubro y rubro, es decir, entre grupo y grupo, como reserva para futuras adiciones. Ejemplo
• 1. Caja
• 2. Banco paraíso
• 3. Banco venezolano
• 4. Cuentas por cobrar
• 5. Inventarios
• 6. Edificios
• 7. Terrenos
• 8. Maquinaria
En el ejemplo anterior podemos notar que la expansión para agregar nuevos grupos de cuentas, se prevé dejando una cantidad de números sin asignar.
4 – 5 – 8 – 10 – 11 – 12 – 13 – 14 – 15 – 17 – 19 – 20 – 23 - 24
Así mismo, se observa que los números del 1 al 19 son usados para los activos corrientes y del 21 al 25 para activos fijos. Este método de codificación nos trae, en cierta manera, un elemento de memorización si tomamos en consideración que los bloques del 1 al 19 y del 21 al 25 son reservados para una determinada clase deactivo. Sin embargo, este sistema obliga a aprender de memoria la lista completa de referencia, cuando no es demasiado extensa, o a consultar con frecuencia el catalogo. Es preferentemente recomendable a empresas pequeñas con pocas cuentas.
El método de grupo es parecido al de bloque, pero es mas amplio y proporciona mayor facilidad para ser memorizado. En este método las clasificaciones mayores y las sub-divisiones estan presentadas por los dígitos sucesivos como ejemplo tenemos el código de cuentas para Bancos y otras Instituciones Financieras, el cual fue elaborado siguiendo este método.
100.00 Activo
116.00 Efectos de cobro Inmediato
116.01 Camara de compensación
116.01. M.01 Camara de compensación a cargo del BCV
116.01. M.02 Camara de compensación a carago de otros bancos
Como vemos este método permite la incorporación de nuevas cuentas, sub-cuentas dentro de los grupos correspondientes, sin alterar en absoluto la lógica de sus construcción. La principal ventaja de este método consiste en que esta programado para satisfacer las necesidades actuales de la empresa, permite la incorporación de nuevas cuentas a medida que tales necesidades aumentan como consecuencia de la expansión de las actividades. En otros términos, el método consta de permanente flexibilidad.
Aspectos generales utilizados en la clasificación de las cuentas para los Bancos
El Catalogo de Cuentas constituye laenumeración de cuentas ordenadas sistematicamente e identificadas con nombres para distinguir una clase de partidas de otras, a los fines del registro contable de las transacciones. Las cuentas que integran el Catalogo de Cuentas deben ser utilizadas con el objeto de generar información para la toma de decisiones en los niveles de la gerencia, para garantizar el control del patrimonio y para medir los resultados de la gestión.
Al diseñar el catalogo de Cuentas Patrimoniales se tomaron en consideración los siguientes aspectos
• Cada cuenta debera reflejar el registro de un tipo de transacción perfectamente definida.
• Las transacciones iguales deben registrarse en una misma cuenta.
• El nombre asignado a cada cuenta expresa su contenido a los fines de evitar confusión.
• Se adopta el sistema numérico para codificar las cuentas, el cual es flexible con el objeto de permitir la incorporación de otras que resulten necesarias a los propósitos que se persiguen.
Bases de la Codificación
12.1 Estructura del código
El código de cuentas ha sido diseñado con la finalidad de establecer una clasificación flexible, ordenada y pormenorizada de las cuentas de mayor y las subcuentas que se utilizan para el registro contable de las operaciones. Su estructura permite formar agrupaciones que van de conceptos generales a particulares, la cual se conforma de seis (6) posiciones y de nueve (9) dígitos, que serepresentan de la siguiente forma:

12.2 Grafico de la estructura del código de cuentas
12.3 Significado de los niveles jerarquicos de la estructura del código de cuentas
El significado de los niveles jerarquicos que constituyen la estructura del Catalogo de Cuentas, es el siguiente:
• Grupo:
Primera posición del catalogo de cuentas, integrada por un dígito, constituye una de las partes principales que identifican la naturaleza de las cuentas.
Los grupos de cuentas, que se representan con los números uno (1) al siete (7), son
• Subgrupo:
Integrado por un dígito, constituye la segunda posición del plan de cuentas, la cual se utiliza para identificar la clasificación del 'Grupo' previsto en la primera posición.
• Rubro
Integrado por un dígito, constituye la tercera posición del plan de cuentas y representa la desagregación del subgrupo.
• Cuenta
Esta clasificación que se ubica en la cuarta posición e integrada por dos (2) dígitos, identifica las cuentas en las cuales se registra cada tipo de transacción, expresado en dinero y que, posteriormente, se anota en el libro 'Mayor'.
• Subcuenta de Primer Grado (1°)
Ubicada en la quinta posición e integrada por dos (2) dígitos, identifica la clasificación de la cuenta.
• Subcuenta de Segundo Grado (2°)
Compuesta por dos (2) dígitos, y ubicada en la sexta posición, se utiliza para reflejar el detalle de la subcuenta respectiva.