Expresión Oral y Escrita

Unidad 1 Comunicación Verbal y no Verbal

1.1 Comunicación verbal

1.2 Comunicación no verbal

Unidad 2 Tipos de Comunicación

2.1 Comunicación formal

2.2 Comunicación informal

2.3 Planeación para la difusión formal

Unidad 3 Redacción de documentos ejecutivos y técnicos

3.1 Cualidades de la redacción de documentos

3.2 Presentación de un trabajo

Objetivo general
El alumno se comunicara de manera formal y no formal utilizando las técnicas verbales, no verbales y escritas para responder a las necesidades de la organización y contribuya a una comunicación efectiva.

Unidad 1 Comunicación verbal y no verbal

Objetivo: El alumno sostendra conversaciones y realizara exposiciones de manera oral utilizada habilidades de la lógica de su pensamiento, del razonamiento verbal y la argumentación para saber escuchar y hablar correctamente y con seguridad.

Oral
Verbal
escrita
Comunicación
Poxemica
No verbal paralingüística
Kinestesica
Icónica

la comunicación: se ha definido como 'el intercambio de sentimientos, opiniones, o cualquier otro tipo de información mediante habla, escritura u otro tipo de señales'. Todas las formas de comunicación requieren un emisor, un mensaje y un receptor destinado. En elproceso comunicativo, la información es incluida por el emisor en un paquete y canalizada hacia el receptor a través del medio. Una vez recibido, el receptor decodifica el mensaje y proporciona una respuesta.
Los humanos somos seres sociales por naturaleza y, por lo tanto, tenemos la necesidad de relacionarnos con los demas y dejar constancia de nuestra existencia.
Con el desarrollo de la investigación en comunicación aparece: la intercultural, la grafica, la no verbal, en grupos pequeños y la de masas, entre otras.
Para comunicarnos no basta escribir o hablar. Es pertinente considerar los aspectos culturales de los pueblos y sociedades, las características personales de los individuos, hasta el lugar donde viven y su naturaleza étnica, sin olvidar la estratificación social.
En términos individuales, el hombre se comunica con sus actitudes, con los movimientos de su cuerpo, de sus manos o movimientos de los ojos, la expresión de su cara.
Lo anterior nos lleva a concluir que, aunque la comunicación adopta múltiples formas, las mas importantes son la comunicación verbal y la comunicación no verbal.
La comunicación verbal
La comunicación verbal puede realizarse de dos formas:
 Oral: A través de signos orales y palabras habladas.
Es aquella que se establece entre dos o mas personas, tiene como medio de transmisión el aire y como código un idioma.
Cada vez que nos comunicamos hacemos uso de un lenguaje. Pero una forma muy particular de usar el lenguaje es la comunicación oral que corresponde al intercambio de información entre las personas sin hacer uso de la escritura, designos, de gestos o señales, sino utilizando únicamente la voz para transmitir una información.
 Escrita: Por medio de la representación grafica de signos.
Para interpretar correctamente los mensajes escritos es necesario conocer el código, que ha de ser común al emisor y al receptor del mensaje.
La comunicación no verbal
En nuestro tiempo cada vez tienen mas importancia los sistemas de comunicación no verbal.
Cuando hablamos con alguien, sólo una pequeña parte de la información que obtenemos de esa persona procede de sus palabras. Los investigadores han estimado que entre el sesenta y el setenta por ciento de lo que comunicamos lo hacemos mediante el lenguaje no verbal; es decir, gestos, apariencia, postura, mirada y expresión.
La comunicación no verbal se realiza a través de multitud de signos de gran variedad: Imagenes sensoriales (visuales, auditivas, olfativas), sonidos, gestos, movimientos corporales, etc.

Características de la comunicación no verbal
•  Mantiene una relación con la comunicación verbal, pues suelen emplearse juntas.
•  En muchas ocasiones actúa como reguladora del proceso de comunicación, contribuyendo a ampliar o reducir el significado del mensaje.
•  Los sistemas de comunicación no verbal varían según las culturas.
•  Generalmente, cumple mayor número de funciones que el verbal, pues lo acompaña, completa, modifica o sustituye en ocasiones.
Entre los sistemas de comunicación no verbal tenemos
El lenguaje corporal. Nuestros gestos, movimientos, el tono de voz, nuestra ropa e incluso nuestro olor corporal también forman parte de los mensajes cuandonos comunicamos con los demas.
El lenguaje icónico. En él se engloban muchas formas de comunicación no verbal: código Morse, códigos universales (sirenas, Morse, Braylle, lenguaje de los sordomudos), códigos semiuniversales (el beso, signos de luto o duelo), códigos particulares o secretos (señales de los arbitros deportivos).
La Proxémica estudia la estructuración y el uso del espacio, en especial de las distancias mantenidas por los hablantes en la comunicación verbal, siempre teniendo en cuenta que la utilización del espacio es un factor crucial en la interpretación del discurso, ya que indica una cultura y una actitud. La conducta proxémica da lugar a tres distancias interpersonales en la interacción: la íntima, la personal, la social y la pública, en orden descendente de confianza.

Unidad 2 Tipos de comunicasion
Comunicación formal e informal.
1. Comunicación Formal: Es la propia organización la que establece las vías de comunicación siguiendo los niveles jerarquicos y los protocolos establecidos. Se emplea para transmitir órdenes e instrucciones, o cuestiones relacionadas con el trabajo.

2. Comunicación Informal: Es la que surge espontaneamente entre los miembros de una empresa movidos por la necesidad de comunicarse, sin seguir los cauces oficiales, lo cual permite agilizar muchos tramites, y en ocasiones permite obtener información adicional.

Redacción de documentos ejecutivos y técnicos

Redacción.

Redactar es un verbo que procede del latín redactum, supino redigere, igual a compilar, poner en orden, que significa escribir lo pensado, acordado, sucedido oinvestigado.

La redacción es la manifestación de pensamientos, sentimientos y conocimientos que un hombre lleva a cabo en forma clara y ordenada por medio de la lengua escrita, a fin de realizar la comunicación con seres iguales a él.

El objetivo fundamental de la redacción es lograr una expresión escrita, clara, lógica y precisa; para ello se debe leer y escribir mucho, pues solo mediante la practica constante se logra una relación correcta del pensamiento con la palabra.

4.1 CARACTERÍSTICAS DE UNA REDACCIÓN EFICIENTE.


CLARIDAD
Equivale a escribir palabras o frases sencillas que no se presten a confusiones o a dobles interpretaciones, pues el objetivo del redactor es que entiendan su escrito.

CONCISIÓN
La brevedad de un escrito se caracteriza por utilizar únicamente las palabras necesarias para comunicar un mensaje. Los rodeos no congenian con la concisión.
SENCILLEZ
Una redacción sencilla es aquélla en la que hay que evitar la afectación y el rebuscamiento de expresiones rimbombantes y ceremoniosas. La modernidad requiere escritos practicos y reales, en los que prevalezca la cortesía.
CORTESÍA
Consiste en expresar con amabilidad los asuntos, dar el trato adecuado a las personas e influir positivamente en la actitud del lector. Es la capacidad de emplear habilmente las palabras para conseguir un fin. (No es servilismo, adulación o hipocresía.)

ADECUACIÓN
Adecuar un escrito a un grupo determinado de lectores equivale a considerar la capacidad de cada uno de ellos para que comprenda nuestros mensajes. Por lo tanto, se requiere saber quién o quiénes sonlos lectores y así adaptar dicho escrito a su gusto, capacidad y necesidades.

ORDENACIÓN
Ordenar un escrito es estructurarlo de manera lógica y coherente para que todos sus elementos (introducción, cuerpo y epílogo) cumplan verdaderamente con su misión.
ORIGINALIDAD
Redactar con originalidad es escribir de acuerdo con nuestra forma de pensar. Es decir, utilizar nuestras propias palabras o frases.

INTERÉS
El interés es la motivación que conduce al lector al término de la lectura del texto. También debe contener una buena dosis de motivos o razones que llamen la atención del lector.
ACTUALIDAD
Ser actual equivale a utilizar palabras o frases que respondan a las exigencias y comprensión de nuestra época.
TACTO
Es la forma delicada, prudente y discreta de expresar las ideas; es acertar con la palabra amable, pulir asperezas; es encontrar la frase indicada y el momento oportuno para volver cordiales las situaciones francamente hostiles. Es útil cuando se requiere dar cierto sentido político a los escritos.

Condiciones de la Redacción.

Es necesario considerar algunas directrices que permitan llegar al empleo de este sistema de comunicación en forma adecuada. Para estimular el proceso de la redacción, se requiere determinadas condiciones como las siguientes

Libertad y espontaneidad de la expresión.
Construcción de enunciados lógicos y claros.
Uso de lenguaje sencillo.
Supresión de ideas y términos repetitivos.
Eliminación de palabras inútiles.
Enriquecimiento continúo del vocabulario.

Requisitos para una Redacción Eficiente.

1. El uso adecuado de losdiversos tipos de vocabulario: basico, técnico, científico, literario, etc
2. El conocimiento de los homónimos, sinónimos, antónimos y parónimos que enriquecen el vocabulario y evitan la expresión redundante así como el uso excesivo de los adjetivos.
3. El uso constante de los diccionarios generales, especializados y enciclopédicos que ayuda al incremento del léxico (vocabulario.)
4. El habito de la lectura reflexiva para enriquecer la expresión escrita.
5. La asociación constante de la palabra hablada con la expresión escrita, como mejor ejercicio para lograr una buena redacción.
6. La practica sistematica de la expresión escrita que permitira su paulatino progreso.

Tipos de Redacción.

Redacción Técnica o Científica. Se caracteriza por
a) La objetividad en la expresión de las ideas.
b) El uso de términos propios y exclusivos de la ciencia en cuestión.
a) Proposiciones (propuestas) evidentes y ciertas, necesarias y universales, sistematicamente organizadas.
b) Deducciones mediatas o inmediatas de los elementos esencialmente constitutivos del objeto de la ciencia.

Redacción Didactica. Se caracteriza por
a) Aplicación practica de los contenidos.
b) Operatividad de las acciones.
c) Presentación gradual (de lo facil a lo difícil) de la información.
d) Reiteración de ideas.
e) Ejemplificación constante.
f) Adecuación de la información al nivel de comprensión de los lectores.

Redacción Literaria. Se caracteriza por
a) Poseer una finalidad estética.
b) Parte de apreciaciones subjetivas.
c) Utiliza lenguaje figurado.
d) Destaca la musicalidad de laspalabras.
e) Busca la belleza.

Redacción Escolar o Académica.
Se utiliza en la elaboración de trabajos de investigación y en labores escolares. Entran en este grupo las fichas bibliograficas y hemerograficas; la tesis, la tesina, el resumen, la síntesis, etc.

Redacción Oficial. Se utiliza en oficinas gubernamentales, en las cuales se respeta cierta uniformidad en su presentación. Por ejemplo: el oficio, la constancia, el certificado, el memorando, la circular, el acuerdo, la solicitud de empleo, el acta, etc.)

Redacción Comercial. Se emplea en las relaciones de este tipo y son: la nota, factura, el recibo, solicitud, vale, pagare, letra de cambio, el contrato, el cheque, etc.

Redacción Familiar. Es aquella en la cual no se cuidan los formulismos de presentación; es natural y espontanea, utiliza un lenguaje sencillo. Por ejemplo: el recado, la carta personal, el telegrama, etc.

Redacción de Impresos. Se caracteriza por utilizarse en formatos o escritos para llenar. Por ejemplo el telegrama, el giro, el cheque, la carta poder, el contrato, la declaración de impuestos, el pagare, el cardes, etc.

Elementos Estructurales de un Escrito.

Etimológicamente el concepto estructura tiene su origen en el término latino “structura” que significa distribución y orden de las partes que componen un todo.

Una de las formas de comunicación humana mas inteligible y duradera es la lengua escrita, que al igual que cualquier otra manifestación personal, es el resultado de dos procesos: uno interno, de tipo mental y otro externo que se refiere a la ejecución de la obra escrita.Estructura Interna: Proceso mental que comprende un conjunto de elementos estructurales.

a) Propósito u objetivo: Elemento estructural que sirve de punto de partida en la elaboración de un escrito.

b) Consignatario: Elemento estructural con quien se pretende establecer la comunicación.

c) Determinación del contenido o asunto: Elemento interno indispensable en todo escrito, puede versar sobre diferentes temas.

d) Selección de ideas: Se hace una selección con contenido crítico de aquellas ideas que se guardan en la memoria y que comprenden un cúmulo de información, sentimientos, necesidades, etc., pero que no pueden insertarse en su totalidad en el escrito.

e) Jerarquización: Su ubicación en un escrito esta determinada por la mayor o menor importancia de las ideas.

Estructura externa:

a) Ordenamiento: Elemento estructural externo, producto de la coherencia que debe tener todo el escrito.

b) Lenguaje: Es el elemento estructural que corresponde a las características léxicas del consignatario (destinatario.)

c) Estilo: Resultante del proceso integrado por factores subjetivos acordes a la personalidad del escritor. (claridad, precisión, propiedad, concisión, sencillez, cortesía.)

d) Tono: Caracter o modo particular de la expresión y del estilo de un texto según el asunto que trata o el estado de animo que pretende reflejar. A través de este elemento se establece la comunicación emocional entre el escritor y el lector.

4.2 ESTRUCTURA Y REDACCIÓN DE DOCUMENTOS EJECUTIVOS Y TÉCNICOS.

A) Ejecutivos: Carta, oficio, memorandum, aviso, circular, minuta, informeejecutivo, currículum vital, etc.

B) Técnicos: Bitacora, informe técnico, instructivos y manuales, informes, lista de verificación.

A) Ejecutivos.

LA CARTA.

Es el escrito a través del cual se comunican dos personas, firmas comerciales o instituciones, con la extensión que requiere el caso y trata un asunto que no exige un tramite urgente.

Aunque se vive en la era de la informatica y las telecomunicaciones, en algunos espacios, sobre todo en el campo laborar y profesional, todavía se emplea cierto tipo de cartas.

No importa el oficio o la profesión, toda persona se enfrenta en alguna ocasión al hecho de escribir una carta.

Sea cual sea el motivo de la carta, cada uno de los aspectos señalados requieren una redacción acorde con las formas que imponen los códigos y las costumbres.

EL OFICIO.

Comunicación escrita, referente a los asuntos oficiales de las administraciones públicas o privadas.

El oficio puede contener varios de los elementos de la carta; pero necesariamente habra de constar de los siguientes

1. Membrete: es el nombre o título de una persona, oficina o corporación (puede incluir un logo), estampado en la parte superior de la hoja, y/o al final de ella (en algunos casos el papel se manda membretar en una imprenta, y después sólo se agrega el resto de los elementos del documento).

2. Cuadro Clasificador (por algunos conocido como remitente): Contiene datos para clasificación, registro y archivos referentes a la oficina que emite el oficio. Por lo general, se estampa en la parte superior derecha de la hoja.

Ejemplo:

3. Asunto:Sintetiza las principales ideas contenidas en el texto. Su redacción debe ser clara, concisa y precisa.

Ejemplos: ASUNTO: Programación de capacitación docente.
ASUNTO: Se solicita autorización.

4. Fecha.

5. Destinatario: A diferencia de la carta, en el oficio se puede agregar únicamente el título, nombre completo del destinatario, su categoría o cargo, el nombre de la dependencia o institución (esto último se agrega si el documento se dirige al exterior).

Ejemplos

ING. RICARDO LÓPEZ HERRERA
DIRECTOR DE VINCULACIÓN
P R E S E N T E

ó

LIC. LUCÍA OROZCO GARCÍA
DIRECTORA DE VINCULACIÓN
COORDINACIÓN GENERAL DE UNIVERSIDADES TECNOLÓGICAS.
P R E S E N T E

6. Texto.

7. Despedida: Si la persona a quien va dirigido el documento tiene una categoría o cargo del mismo nivel o menor que el firmante, la despedida sera “ATENTAMENTE”; pero si es de un nivel superior se cambia por: “RESPETUOSAMENTE”.

8. Lema: Letra o mote que se pone en los emblemas, empresas, escuelas, instituciones o dependencias gubernamentales para hacerlos mas comprensibles.

Ejemplos ¡Por la Formación e Innovación Profesional!
¡Por Amor a Zacatecas!
Sufragio Efectivo, No Reelección.

9. Antefirma.

10. Firma.

11. Datos finales.

MEMORANDUM (Memorando).

El memorandum es un tipo de comunicación diplomatica, por lo común no firmada, en que se recapitulan hechos y razones para que se tengan presentes en una acción o en determinado asunto. También se le conoce como “memorando”, termino que proviene de la palabra latina memorandum que significa “lo que se debe recordar”.

Losmemorandos son la forma mas común de comunicación escrita en las empresas. Son breves y concisos; se leen y responden con rapidez. Es posible incluir un memorando como pagina de presentación de una carta mas larga o un informe. Sirve asimismo como introducción o resumen de una investigación mas extensa. En la mayor parte de los casos, no debe superar una pagina, aparte de los anexos.

NOTA: No se expiden memorandos cuando la información comunicada es de naturaleza delicada. Por ejemplo, si debe despedirse a un empleado, se recurre a medios mas formales.

Los elementos que aparecen en el memorando son

1. Membrete: (Opcional). Dependiendo de la empresa, dependencia o institución, por la brevedad del documento y sus medidas (en ocasiones sólo se utiliza la mitad de una hoja), en el memorando únicamente se estampa el logo.

2. La palabra “MEMORANDUM” o “MEMORANDO” y el número de clasificación: Se ubican en la parte superior central de la hoja.

3. Fecha.

4. Destinatario: Ejemplo: Para: Ing. Francisco Rojas Cantú.
Supervisor de Mantenimiento.

5. Remitente: Ejemplo: De: Lic. Gabriela Tapia Rodríguez.
Directora de Administración y Finanzas.

NOTA: En el remitente se tiene la opción de anotar únicamente el cargo o categoría, evitando así que se repita el nombre de la persona, ya que también debe ir en la firma.

6. Asunto: (no siempre aparece).

7. Texto: Recordar que debe ser claro, breve y preciso.

8. Despedida: Es igual que en el oficio.

NOTA: El lema de la empresa, dependencia o institución es opcional.

9. Antefirma: Si en el remitente se menciona elcargo o categoría, la antefirma no se agrega. Del mismo modo, no es necesario cuando el frecuente trato ha establecido confianza entre los corresponsables y rutina en los tramites.

10. Firma.

11. Datos finales.

CIRCULAR.

Es el documento que se emplea para comunicar simultaneamente un asunto u orden a todos o gran parte del personal de una empresa. Sus elementos son

1. Membrete: Es igual que en el memorando.

2. Remitente: Se incluye el nombre del area que envía la circular (puede ser mas de un area la que envía el documento). Por lo general, se ubica en la parte superior derecha del texto. Ejemplos:
DIRECCIÓN DE MECATRÓNICA.
UTEZ

ó

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS.
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS.

3. La palabra “CIRCULAR” seguida del número de clasificación: Se ubica en la parte superior central de la hoja.

4. Fecha.

5. Destinatario: Como va dirigida a todos o gran parte del personal, existen diferentes formas de redactarlo

PARA: PERSONAL DOCENTE Y ADMINISTRATIVO.
A LA COMUNIDAD UNIVERSITARIA.

6. Texto: Dependiendo de la información que se desea transmitir, el texto puede organizarse igual que en la carta. Se pueden tratar varios asuntos.

7. Despedida: Es la misma regla que en el oficio y el memorando.

NOTA: El lema de la empresa, dependencia o institución es opcional.

8. Antefirma.

9. Firma.

10. Datos finales: No son necesarios en todos los casos.

NOTA: Para dar a conocer una circular se necesita entregar una copia mecanografiada a cada uno de los destinatarios; sin embrago en algunas instituciones el documento seubica en un espacio común para el personal, donde pueda ser visto por todos (en la cafetería, el reloj “checador”, la biblioteca, el area de cubículos u oficinas, etc).

ATENTA NOTA.

Comunicación diplomatica, sin firma, sin autoridad obligatoria y sin los requisitos formales ordinarios, que por vía de simple observación o recuerdo se dirigen entre sí los miembros o directivos de una empresa, dependencia o institución.

Los elementos integrantes de la atenta nota son los siguientes

1. La frase “ATENTA NOTA” o “NOTA”.

2. Fecha.

3. La palabra “PARA” seguida del nombre y cargo del destinatario.

4. La palabra “DE” seguida del nombre y cargo del remitente.

5. Texto: Debe ser claro, conciso y preciso.

6. Despedida.

7. Rúbrica: Es el rasgo o conjunto de rasgos de forma determinada, que como parte de la firma pone cada cual después de su nombre o título, y que a veces va sola, esto es, no precedida del nombre o título de la persona que rubrica.

8. Datos finales.

AVISO.

El aviso es un mensaje que da a conocer una modificación en el desarrollo de lo acordado o la información acerca de un suceso. Por lo general la información es de última hora. Los datos que aparecen en este tipo de mensajes son

1. La palabra “AVISO”.
2. Membrete o datos de la institución, grupo o persona que lo emite.
3. Destinatario.
4. Asunto (texto): Debe ser breve, claro y preciso.
5. Firma.

ACUERDO.

El acuerdo es la resolución premeditada de una sola persona o de varias, acerca de un asunto y se comunica a quienes atañe. Sus partes mas comunes son

1. Institución,dependencia o agrupación que acuerda.
2. El nombre del escrito “ACUERDO”.
3. Destinatario.
4. Asunto (texto): Es conveniente citar los motivos.
5. Nombre, puesto y firma de quien(es) lo emite(n).
6. Iniciales del autor y quien mecanografió el escrito.

ACTA.

Llamada a veces “minuta”, relata fiel y objetivamente una serie de hechos y da fe por escrito de una situación determinada, sin interpretación o comentario alguno por parte de quien la presenta. Algunas características

a) Es formal, pues de acuerdo con su caracter objetivo, debe servir como prueba.
b) Contiene las deliberaciones y acuerdos que se toman en juntas, reuniones, consejos, gobiernos, academias.
c) Es constancia oficial de un hecho.

Debe señalar muy claramente

1. El nombre del organismo al que se refiere y su ubicación.
2. Hora y fecha de la asamblea y naturaleza de la reunión.
3. Cómo fue la convocatoria, asistencia, inasistencias, representantes y quórum.
4. Sólo se referira a los puntos asentados en el orden del día (que también aparecera en el documento).
5. Indicara si se tocaron todos los puntos o si algunos fueron pospuestos.
6. Comprendera los acuerdos a que se llegaron.
7. Incluira los nombres y rúbricas de quienes dan fe y testifican.

El acta es la referencia que se hace por escrito acerca de lo sucedido, tratado o acordado en una reunión. Las actas son las constancias fidedignas que mayor apoyo proporcionan en un alegato.

A continuación se da otro listado de los datos mas frecuentes en un acta (algunos son iguales o parecidos a la lista anterior):

1. Lugar.
2. Hora yfecha.
3. Local: Dirección del lugar del acontecimiento.
4. Suceso: Datos que lo precisan.
5. Datos de las personas que dan fe.
6. Proceso que se siguió para constar la legalidad del hecho.
7. Constancias de que las partes u objetos utilizados fueron indicados.
8. Relato fiel de lo ocurrido.
9. El texto termina con la frase “Damos fe”.
10. Nombres y rúbricas de quienes dan fe y testifican.

EJEMPLO

INFORME (Documento ejecutivo y/o técnico).

Es un documento original que no sólo recaba testimonios, sino que ademas describe una situación o transmite información de interés para determinado grupo. Es el documento a través del cual se dan a conocer actividades realizadas durante un período determinado. Contienen aspectos técnicos, administrativos, sociales y materiales.

El informe es un tipo textual expositivo o informativo-referencial que se utiliza con bastante frecuencia en diversos ambitos, ya sea en el campo laboral, científico, técnico, comercial o profesional.

Los informes comunican información sobre productos, procedimientos y políticas. Van de las cartas y los memos breves e informales a los analisis extensos en los que se quiere responder preguntas o resolver problemas complicados. Los informes se someten a un consejo para darle ciertas recomendaciones o se presentan ante un público de colegas y otros interesados. Los informes suelen incluir material variado de presentación, como el siguiente

Características:
a) Recaba gran cantidad de información de manera sintética (resumida).
b) Debe ser claro y seguir una estructura definida.
c) La informacióndebe ser directa y objetiva.
d) No da órdenes ni ofrece directrices (normas).
e) Siempre se presenta por escrito y es de caracter obligatorio.
f) Analiza hechos o situaciones.

Procedimiento de redacción
1. Se define el problema.
2. Se exponen los hechos.
3. Hay que argumentar y convencer.
4. Se proponen soluciones.
5. Hay que recapitular (recordar sumaria y ordenadamente lo que por escrito o de palabra se ha manifestado con extensión).

Presentación del informe
Se emplea papel blanco tamaño carta.
Se escribe sólo por una cara de la hoja.
Se evitan los errores mecanograficos y de ortografía.
Numera cada una de las hojas.
Se presenta encuadernado, en carpeta o engargolado.
Portada: una hoja con el título, nombre de quienes lo encargaron, nombre del autor y fecha.
Carta de entrega: se presenta oficialmente el informe por medio de un memorando o un oficio. Se explica la situación que llevó a la preparación del informe y se destaca la información importante.
Índice o tabla de contenidos: se anotan los principales encabezados del texto. Se emplean en los informes extensos.
Lista de figuras y tablas: para informes que tienen apoyos visuales; indican la ubicación de estos auxiliares.
Resumen: es un enunciado breve de las principales ideas del informe.

La sección principal del informe debe seguir un esquema semejante al de las cartas

a) Introducción.- Se enuncia (expone) el tema del informe, se explica su alcance y el planteamiento del problema. Debe incluirse una breve explicación sobre el orden de presentación del material.

b) Cuerpo del informe Es la partemas extensa y detallada; presenta el material investigado o la(s) actividad(es) realizada(s). Se recomienda organizar la información por temas y en orden de importancia; así como numerar los datos jerarquicamente. Aparecen los hechos, datos, sucesos y las pruebas validas para la solución del problema al que se hace referencia.
No es necesario llenar al lector de información innecesaria; el texto debe ser claro, conciso, sencillo, ordenado, original, y utilizar encabezados explícitos (claros).

c) Conclusión Termina el informe destacando de nuevo los puntos clave, ademas de cualquier solución o recomendación pertinente derivada (resultada) de los hechos, pruebas y datos presentados en el cuerpo del informe. Esta parte es tan importante como la introducción y no debe descuidarse.

Ejemplos de informes.

Informes anuales Detallan el avance económico y el crecimiento de la empresa u organización. A diferencia de otros informes, resumen cantidades enormes de información y representa la imagen de la empresa.

Informes de viabilidad Se investiga mas a fondo algún tema y se determina qué curso de acción es asequible (realizable). Por ejemplo, se elabora un informe de viabilidad para estudiar si un sistema de cómputo actualizado aumentara la eficacia de la oficina.

Informes de avance Se detalla el estado actual y el progreso de un proyecto. Puede ser tan sencillo como una actualización de una pagina o estudiar los cambios y “fallos” del proyecto, así como la forma en que el equipo de trabajo ha enfrentado o enfrentara la situación. También se incluyen las fechas esperadasde término y las medidas que harían mas expedito (libre de todo estorbo) su cumplimiento.

Algunos de los elementos mas comunes de un informe, son

1. Logo y nombre de la empresa, dependencia o institución: conocido como membrete; se ubica por lo general en la parte superior de la hoja.

2. Título: Ejemplo: INFORME DE ACTIVIDADES DEL CUATRIMESTRE MAYO-AGOSTO DEL 2005.

3. Fecha: Se ubica en la parte superior derecha de la hoja, dos o tres líneas abajo del título (o al final del informe). Ejemplo: Guadalupe, Zac., 12 de septiembre del 2005.

4. Destinatario: Puede incluir el título, nombre completo y cargo de la persona ha la que va dirigido el informe. Se ubica alineado al margen izquierdo de la hoja.
Ejemplo: TSU Luis Rodríguez Landeros
Director General
NOTA: Si el informe se acompaña de un oficio o memorando para entregarlo, el destinatario se puede mencionar únicamente en el documento, y en el informe se agrega un vocativo como lo muestra el ejemplo de la siguiente pagina.

5. Texto: Como se indicó anteriormente; el texto consta de tres partes: la introducción, cuerpo y conclusión.

6. Despedida: Si la persona a quien va dirigido el documento tiene una categoría o cargo del mismo nivel o menor que el firmante, la despedida sera “ATENTAMENTE”; pero si es de un nivel superior se cambia por: “RESPETUOSAMENTE”.

7. Firma: Título y nombre completo de la persona que realiza el informe, y es responsable del informe. Ejemplo: Ing. Gonzalo Ibarra Viramontes.

8. Antefirma: Categoría o cargo de la persona que realiza el informe, y es responsable de éste. Ejemplo:Supervisor de Mantenimiento.

9. Datos finales: Se ubican alineados al margen izquierdo en la parte inferior de la última hoja, en el siguiente orden
a) Anexos: (En el caso de que existan).
Ejemplos: Anexos Cinco juegos del Manual de Calidad.
Se anexan dos copias fotostaticas de la grafica de frecuencia.

b) C. c. p.: Se anota primero el nombre del funcionario, su cargo, y la palabra “Presente”. Se marca la copia para cada persona y se traza una línea ondulada (con bicolor) en el nombre del destinatario inicial.
Ejemplo: C. c. p Ing. Ramón García Garduño – Jefe de Recursos Humanos – enterado.

c) Referencias finales: Todo documento debe llevar las iniciales del funcionario que dicta (con mayúsculas) y las del empleado que lo escribe (con minúsculas.) Esto es con el fin de responsabilizarse del escrito en caso de cualquier aclaración.
Ejemplos: ACA/glm. (Arturo Cabral Aguirre / Gladis López Martínez.)
I´ACA/glm. (Ingeniero Arturo Cabral Aguirre / Gladis López Martínez)

EJEMPLO

CURRÍCULUM VITAE.

Su nombre procede de una locución latina que significa: “Curso de vida”. En él se señalan datos personales: nombre, relación de títulos, grados académicos, honores recibidos, trabajos realizados, metas personales, entre otros; con los que se califica a la persona para determinada actividad.

En algunas ocasiones es necesario mencionar información personal con fines formales, ya sea para lograr el ingreso a cierta institución o empresa, o para darlo a conocer a un público durante una exposición o conferencia.

El fin del currículum es describir la experiencialaboral mas conveniente para un prospecto de patrón. Debe ser una descripción precisa de los logros, habilidades y experiencia que llame la atención del patrón para que desee saber mas mediante una entrevista. Puede ser conveniente tener mas de una versión para diferentes trabajos.

Características
a) Pieza clave de una estrategia profesional.
b) Reflejo de una formación, de una carrera y de una personalidad.
c) Instrumento de trabajo y medio de comunicación profesional.

Procedimiento de redacción

1. Se puede elegir:
a) escribir en primera persona (podría parecer presuntuoso);
b) escribir en tercera persona (podría resultar pomposo);
c) recurrir a una simple enumeración (procedimiento rapido y eficaz).
2. Debe presentar, en pocas paginas, la experiencia de muchos años.
3. Se deben proporcionar todos los datos relativos al puesto que se solicita.
4. Debe hacerse un currículum para cada destinatario.
5. Se puede agregar un resumen profesional. Es una perspectiva de lo que se ha hecho y cómo se ajusta a las necesidades de la empresa.
6. Utilizar un lenguaje común en el ambito industrial.
7. Revisar con cuidado para verificar errores de redacción y ortografía.
8. Evitar dar información acerca del salario. Si lo piden, se incluye en la carta de intención.

El currículum debe indicar

Información para localizarlo: nombre, dirección, teléfono, fax y dirección de correo electrónico.
Información de antecedentes: en resumen o breve panorama general.
Educación, capacitación, empleadores y fechas de los trabajos.
Logros específicos relacionados con el desempeñolaboral y actividades como líder en ambitos profesionales, cívicos o de la comunidad.
Lista de experiencia laboral y educación, en orden inverso (grado mas alto o trabajo mas reciente).

Clases de currículum

Cronológico.
Esta clase relaciona la experiencia laboral en orden cronológico inverso. Es ideal para aquellos con experiencia en un area profesional elegida.

Ventajas:
Es el preferido del personal de recursos humanos, reclutadores y empleadores.
Es el mas facil de preparar porque se agrupa por títulos, empresas y fechas.
Se destaca el contar con empleo constante.
Guía a los entrevistadores.

Desventajas
Revela lapsos sin empleo (se recomienda explicar los periodos sin trabajo, por ejemplo: búsqueda de empleo, responsabilidades familiares, viajes, etc.).
Puede ser que no se destaque lo que la persona desea.
Es posible que las habilidades y logros en el último trabajo no sean los deseables para el trabajo actual.

Funcional.
No es muy recomendable porque hace ver muchas señales de advertencia.
Organiza la experiencia laboral por grupos de habilidades.
Omite fechas y lugares.
Puede ser eficaz para gente de reingreso o los recién graduados.
Se escribe una sección especial, Analisis de experiencia, en vez de una relación de experiencia laboral. Por lo común se destacan de tres a cuatro areas, y se muestran resultados y logros.
Las secciones pueden agruparse en orden.

Ventajas
Destaca habilidades seleccionadas y areas de experiencia que son comerciables o que tienen demanda.
Intenta enmascarar (ocultar) una historia de empleos irregular.
Permitedestacar el desarrollo profesional.
Se pueden mostrar metas de empleo no relacionadas con la profesión actual.

Desventajas
Despierta sospechas del empleador que lo hacen solicitar información laboral adicional.

Mixto.
Esta clase de currículum combina las habilidades y la sección de logros del formato funcional con la relación de trabajos del cronológico.

Ventajas
Brinda la oportunidad de destacar las habilidades y capacidades mas relevantes del solicitante.
El orden de las secciones se puede cambiar para promoverse con las mejores ventajas.
Es útil para gente de reingreso, recién graduados y quienes cambian de carrera.
Proporciona la oportunidad de destacar habilidades, a la vez que muestra las evidencias del empleo.

Desventajas
El personal de recursos humanos puede perder el interés a menos que esté muy bien escrito y presentado.

Que hacer y que no hacer

Que hacer:
1. Escribir frases breves.
2. Hacer un borrador, y realizar varias revisiones.
3. Redactar en tiempo presente para describir el empleo actual. Comentar los anteriores en pasado.
4. En comparación con los empleos pasados, hablar un poco mas del empleo actual. A los patrones les interesas la experiencia mas reciente, mas relevante.
5. Apoye todas las actividades y responsabilidades con resultados y logros.
6. Escribir con letra los números del 0 al 9. Usar números del 10 en adelante.
7. La descripción de empleo o una oración no deben dividirse al final de la pagina y seguir en otra.
8. Omitir información y fechas que puedan exhibirlo (afectarle negativamente).
9. Revisar el escrito finalpara afinarlo (perfeccionarlo), corregir la redacción y ortografía. Pedir que otra persona lo lea para detectar errores que pasaron inadvertidos.
10. Tener a la mano evidencia de toda la información que se presenta (copias de diplomas, certificados, constancias, cartas de recomendación, etc.).

Que no hacer (evitar):
1. Emplear abreviaturas.
2. Utilizar papel con formato irregular, con margenes, o de color, cualquiera que sea excéntrico.
3. Incluir una fotografía.
4. Incluir datos personales como: estado civil, número de hijos, personas con las que vive, estado de salud, etc
5. Comentar las calificaciones escolares a menos que sea un recién graduado.
6. Agregar información que no pueda comprobar con evidencia.

EJEMPLO:

CONSTANCIA.

Es el documento que testifica por escrito algún asunto, siempre es firmado por persona con autoridad suficiente para expedirlo. Se usa para acreditar conducta, servicios, antigüedad y, en general, para cualquier hecho cuya comprobación convenga al solicitante, por eso la fórmula “a petición del interesado y para los fines legales…”

Sus elementos son

a) Membrete.
b) Asunto: Constancia.
c) Texto, éste se inicia con la expresión: “A quien corresponda”
d) Fecha, la cual se debe escribir con letra.
e) Antefirma.
f) Firma.
g) Sello.

C) Técnicos: Bitacora, informe técnico, instructivos y manuales, informes, lista de verificación.

BITACORA.
Cuaderno donde se anota el rumbo y los accidentes de una travesía.

Documento o cuaderno donde se registran las actividades realizadas durante un periodo de tiempo; los datos de un usuarioal utilizar un equipo o entrar a un inmueble (laboratorio, museo, oficina, galería, taller).

LISTA DE VERIFICACIÓN.
Instrumento que contiene criterios o indicadores a partir de los cuales se miden y evalúan las características del objeto, comprobando si cumple con los atributos establecidos. La lista de verificación se utiliza basicamente en la practica de la investigación que forma parte del proceso de evaluación.

Relación utilizada para comprobar o examinar una cosa.

Relación utilizada para verificar o confirmar (una cosa) mediante demostración o pruebas que la acreditan como cierta.

LISTA DE COTEJO.
Relación utilizada para comparar una cosa con otra u otras teniéndolas a la vista.

MANUAL.
Pequeño libro donde se resume alguna materia en sus partes mas importantes.
Libro en que se compendia lo mas sustancial de una materia.

Contenido de un manual
Introducción al equipo (características, componentes, instructivo basico [breve], conversiones de voltaje, etc.).
Funciones basicas.
Funciones específicas.
Resolución de problemas.
Servicios y asistencia técnica.
Apéndice 8especificaciones sobre material o equipo adicional, garantía, licencias, información sobre accesorios y pedidos, glosario, índice).

INSTRUCTIVO.
Es un conjunto de reglas o pasos a seguir para algún fin.
Conjunto de instrucciones para la realización de determinada acción.

Contenido de un instructivo
Procedimientos iniciales (encendido, apagado, instalación o ensamble).
Características y componentes.
Breve explicación de funciones basicas.
Garantía, asistencia técnica, accesorios.