HERNANDEZ Y HERNANDEZ S.A.

MEMORANDO DE PLANEACION A.D.Y


1. DEFINICION DE OBJETIVOS

1.1 Comprobar Que todas las transacciones de la cuenta de deudores han sido registradas.
1.2 Verificar Que los valores registrados en las cuentas de deudores y realmente existen al cierre de periodo.
1.3 Verificar que los montos registrados están libres de diferencias significativas.
1.4 Comprobar Que las cuentas por cobrar de deudores son realmente de la empresa.
1.5. Que las cuentas a los deudores se ajuste a la realidad de cobrabilidad.

2. INVESTIGACION PRELIMINAR

2.1. RESEÑA HISTORICA: La creación de esta empresa se debió al interés personal de los socios que suscribieron el capital, ya que consideraron que existía una oportunidad de negocio en adquirir productos en grandes cantidades como cervezas, cigarrillos, enlatados, detergentes, licores, entonces nace la sucursal de Hernández y Hernández S.A. Fundada en 1994. Esta Ubicada en la calle 18 Ns 13-14 en la ciudad de Montería, Cuenta con una planta física adecuada para la labor de distribución.

Cuenta con una junta de socios, el gerente de la compañía Mariana Tuiran, Tiene un asesor en tributaria, derecho laboral y en sistemas. Lasecretaria general, jefe comercial, el contador, el tesorero, jefe de control interno y más de 20 vendedores para todos los canales, Cadenas, mayoristas, mini mercados, subdistribuidores, puntos de consumo, poblaciones y tienda a tienda.

2.2. TIPO DE EMPRESA: Hernández y Hernández S.A. es una sociedad anónima, Constituida por 12 accionistas aportando todos y cada uno la suma de
$100.000 inscrita en Cámara de Comercio de Montería, el 28 de Diciembre de 1994.
Es una empresa comercial dedicada a adquirir productos en grandes cantidades para tener una distribución rentable de consumo masivo de alta calidad, que busca llegar a los diferentes canales comerciales en todo el territorio colombiano con oportunidad, eficiencia y buen servicio, mediante la incorporación permanente de las más efectivas técnicas de ventas y mercadeo, buscando satisfacer las necesidades del consumidor y un desarrollo cada vez mayor de su capital humano.
2.3. CIRCUNSTANCIAS ECONOMICA Y TENDENCIAS DEL NEGOCIO

La mayoría de las compras están a cargo del jefe comercial, existiendo Comité de Compras bajo el nivel específico de autorización.
€ Las políticas de ventas están a cargo del Departamento Comercial.
Su rotación de cartera es de 60 y 180 días.
Durante el año 2007 adquirieron equipos de computación para lograr una mejor captura y distribución de la información, situación que requiere de un análisis específico ya que es un sistema nuevo y pocas personas saben manejarlo dentro de laempresa.
La compañía tiene una participación en el mercado de sus productos de 65% con respecto a la competencia, sin embargo se están estableciendo tácticas de mercadeo modernas para contrarrestarlas y aprovechar la apertura económica decretada por el gobierno.

2.4 POLITICAS Y PRÁCTICAS FINANCIERAS

Cuando se trate de ventas al detal no se ofrece, ni se aceptan descuentos.
Cuando se trate de ventas al por mayor, se dará un descuento comercial del 10%, además si a crédito se adicionará un 5% por pronto pago.
Los resultados de los estados financieros deben entregarse, como plazo máximo el día 17 del mes siguiente a la finalización del período contable.
Se evalúa por parte de la administración las políticas contables, financieras y presupuestales.
2.5 SITUACION FISCAL
Hernández y Hernández S.A., deben cumplir íntegramente con todas las obligaciones fiscales que les corresponden a fin de evitar riesgos fiscales y mantener la buena imagen de la Empresa. Es deber de los Gerentes mantenerse informados y cumplir estrictamente con las obligaciones fiscales aplicables así como con los procedimientos relativos que establezca las leyes fiscales.
La compañía lleva un solo juego de libros y la contabilidad real coincide con la oficial.
La voluntad del Consejo de Administración y de la Gerencia es la de la máxima transparencia contable y en este sentido todos los impuestos devengados o retenidos por la sociedad se han ingresado en las arcas de la Hacienda Públicadebidamente.
La inspección fiscal ha revisado los impuestos correspondientes, habiendo levantado actas de conformidad.

3. AREAS SIGNIFICATIVAS

El área de ventas, también se constituye en área significativa, porque las políticas de descuentos que maneja la compañía son bastantes atractivos para los clientes potenciales.

4. RIESGOS INHERENTES AL CONTROL

El manejo de cuentas por cobrar, que es una sola persona la encargada de abrir la tarjeta del cliente, atenderlo en ventas.
Riesgo Control: No hay segregación de funciones.
Riesgo Inherente: Manipulación de datos.

5. ALCANCES Y LIMITACIONES
Se auditaran los estados financieros con corte a diciembre 31 de 2010.
Hernández y Hernández S.A, tiene proyectados algunos cambios en el momento de nuestra visita, los cuales pueden afectar la determinación de la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas de auditoría. Entre otras tenemos
Estudio y/o renovación de la planta de personal
La Construcción de una nueva sede ubicada.

6. PROCEDIMIENTOS Y TECNICAS A AUTILIZAR

Durante el desarrollo de la auditoria se llevaran a cabo los siguientes procedimientos y técnicas
Procedimientos:

Evaluación y estudio del sistema contable.
Evaluación y estudio del sistema de control interno.
Realización de investigaciones y verificación de las operaciones contables y saldos de las cuentas.
Se comparan estados financieros de los dos últimos años (2006, 2007) con los principales registros contables y otros registrosrelacionados con la parte contable, para determinar si los estados financieros se presentan de forma razonable

Técnicas
Inspección
Observación
Cálculo
Confirmación

7. VISITAS
Visita Preliminar
Visita durante el Desarrollo del Trabajo
Visita Final
Visita Posterior

8. PRESUPUESTO DEL TIEMPO

Actividad
Personal
Tiempo en Horas
Vista Preliminar

Cliente, Auditor
120
Memorando de
Planeación

Auditor
150
Programas de
Auditoria

Auditor

170
Ejecución de la
Auditoria

Gerente, Jefe Control Interno, jefe de Crédito y cobranza, jefe de finanzas

250
Informe

Auditor
20
TOTAL HORAS

710

9. PERSONAL INVOLUCRADO EN LA AUDITORIA

Por parte del cliente
Mariana Tuiràn-Gerente
Dayana Argel-Jefe Control Interno
Miguel cordero-jefe de Crédito y cobranza
Alvaro avilez-jefe de finanzas

Por parte de la Auditoria:
Ady Astrid Agamez Alvarado
Deyasiris Sepúlveda Altamiranda
Yoelmis Contreras Pérez

10. COSTO DE LA AUDITORIA
Honorarios 1.600.000
Transporte 100.00
Papelería 50.000
Viáticos 250.000
TOTAL COSTO $2.000.000

11. REUNIONES
Conclusiones de la Visita Preliminar
Para Planear el Trabajo
Discutir y Revisar el Memorando de Control Interno
Discutir el Informe Final

PLAZO DE LA AUDITORIA:
Tres meses a partir del 26 de Abril de 2011.