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Balance score card - cómo estructurar el balance score card en la organización




OBJETIVO GENERAL DEL PROGRAMA:
• Brindar la información necesaria para la comprensión del concepto de liderazgo en los diferentes ambitos organizacionales.
• Definir y evaluar las características fundamentales de un líder en una organización y en equipos de trabajo.
• Analizar el impacto y la importancia del BALANCE SCORE CARD como herramienta de mejora.
Dirigido
• Directivos y responsables del diseño e implantación de Sistemas de Gestión.
Una tendencia clave en comunicación organizacional para el 2008 es la comunicación por indicadores, que se refiere a una metodología basada en el Balance Score Card aplicado a comunicación organizacional.


(Apartes del libro “Gerencia Integral de Comunicaciones)
Por: Jorge Aguilera*


Palabras de referencia
Indicadores de gestión en comunicación
Asesorías en comunicación interna
Comunicación bajo el sistema Balance Score Card


La metodología de la comunicación por indicadores es relativamente simple, se requiere partir de un diagnóstico que identifique los “Índices de comportamiento comunicativo” o ICCOM en todas y cada una de las partes de la organización.
A partir de allí se establecen los índices generales o corporativos y se procede a establecer unas brechas de mejoramiento.
No todas las metodologías de diagnóstico de comunicaciones se ajustan al sistema de comunicación por indicadores, por ello una de las metodologías recomendadas en este campo es la encuesta PEPCOM, que permite la construcción de los índices desde el mismo momento de aplicación de la encuesta.
En este sentido la comunicación toma un rumbo mas amplio, dado que no solo relaciona soluciones mediaticas sino que ademas involucra los procesos de comunicación en la organización y sus referentes relacionales.


Bajo este tipo de soluciones, encontraremos entonces procedimientos mas integrales si se tiene en cuenta que la metodología convencional o la comunicación organizacional clasica, pretendían en su tiempo solucionar todos los problemas de comunicación solamente desde el punto de vista mediatico.
Hoy la comunicación por indicadores le permite a las organizaciones saber en dónde estan sus problemas de comunicación y de qué tipo son, puede saber ademas si las soluciones a implementar deben ser aplicadas en toda la organizacióno si solo se requieren en una parte de ella.
Hecho importante si se tiene en cuenta que las investigaciones realizadas durante el 2007 por la firma Image People, arrojaron que a nivel latinoamericano las empresas se quejan, que un 80% de sus problemas de gestión tienen origen en su comunicación interna, cifra comparable a los resultados de una encuesta similar con entidades públicas que arrojó igualmente una relación del 80% sobre los problemas de comunicación y ni qué mencionar a una encuesta aplicada para el sector cooperativo donde los empresarios señalaron en un 100% la incidencia de los problemas de comunicación sobre sus problemas de gestión.
Esta metodología permite establecer un plan de comunicaciones con elementos y objetivos claramente medibles, es por decirlo así cambiar, dejar de  concentrarnos en los medios a enfocarnos en los objetivos, una organización no desarrolla estrategias de comunicación por que sí, requiere solucionar unos problemas específicos de comunicación y eso es lo que pretende resolver la comunicación por indicadores.
Cada día se requiere un mayor proceso de control sobre las actividades  de comunicación organizacional, para que tanto como quien ejecuta como la misma gerencia de la compañía, puedan tener un referente de la efectividad de las estrategias y programas de comunicación en la empresa.
Por ello es natural y mas que natural, necesario, que cada actividad de comunicaciones cuente o tenga preestablecidos los indicadores que van a permitir medirla
Cuestión de efectividad
Si bien, el proceso de control de una estrategia que se realiza a manera de seguimiento durante el proceso de ejecución, el establecer qué es lo que sera medido se realiza desde la etapa de planeación de la estrategia.
De allí que una de las primeras labores del director de comunicaciones, si quiere establecer indicadores de gestión, es expresar en cifras los objetivos (metas) que persigue con su plan de comunicaciones y con las diferentes estrategias que elegira para llevarlo acabo.
Para establecer los indicadores de gestión en comunicación es necesario aclarar que este es un asunto de efectividad, es decir, debemos saber si la acción de comunicaciones sera efectiva y para ello debemos tener en cuenta dos elementos. De un lado es necesario saber si la acción de comunicaciones es eficiente, es decir que silos recursos que se estan realizando para la gestión son apropiados o si estan siendo utilizados de forma optima y razonable, de otro son si las acciones de comunicación son eficaces, es decir, si estan cumpliendo los objetivos para los cuales fueron planteadas.
Basicamente en comunicaciones se miden atributos, procesos, canales y metas.

Tabla de Indicadores
Una vez realizada la estrategia de comunicaciones usted debera establecer dentro de la planeación qué espera medir y cómo lo va a medir, es allí donde es fundamental establecer su tabla de indicadores.
Esta tabla esta compuesta por dos filas, una vertical y otra horizontal en donde ese definen los indicadores según su nivel en la estrategia (estratégicos, tacticos y operativos) y otra donde esta la medición de su impacto dentro de la organización, es decir, los indicadores de resultado (eficacia) de recurso (eficiencia) y de cumplimiento (cumplimiento de las labores planteadas u ofrecidas en la estrategia).
De esta forma su cuadro sera algo así:
| I. DE RESULTADO O EFICACIA |I. DE RECURSO O EFICIENCIA. |I. DE CUMPLIMIENTO. |
|I. ESTRATÉGICOS.
|   |  |
|I. TACTICOS. |   |  |
|I. OPERATIVOS. |  |  |  |

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