El teletrabajo,
¿cómo controlar a quien no se ve?
CASTILLO BUILES, Eduardo Alfredo Director Académico Católica del Norte Fundación Universitaria Calle 52 No. 47
– 42 Edificio Coltejer Of. 702, Medellín,
Colombia
diracademica@ucn.edu.co
ABSTRACT La Católica del Norte Fundación Universitaria es una
institución de educación superior colombiana conocida como
la primera universidad totalmente virtual en este país, en mas de
una década de vida institucional y experiencia en educación
virtual. Dada la naturaleza virtual, todos los docentes y parte del
personal administrativo son teletrabajadores. Para
que este sistema de interacciones entre personas
funcione desde lugares remotos, es menester el concurso de la tecnología
(hardware y software). Pero anterior a la tecnología,
es necesaria la decisión política de las directivas de creer en
esta modalidad laboral, perfiles apropiados de personal (docente y
administrativo), políticas y lineamientos institucionales y
capacitación para el teletrabajador. Con base en los anteriores
medios, recursos y concepciones laboran hoy mas de 257 personas
(docentes y administrativos) en la modalidad teletrabajo. Por
eso los resultados arrojados son una sistematización de estrategias
apoyadas en tecnologías para el control y seguimiento de la
gestión de los teletrabajadores de que trata esta experiencia en los
aspectos mas relevantes. PALABRAS CLAVE Teletrabajo, marco legal,
control del teletrabajador, educación virtual, tecnología de
información y comunicación
1 INTRODUCCIÓN Trabajar desde la casa o desde cualquier lugar donde haya
un dispositivo tecnológico como un computador con acceso a internetpuede
ser un sueño para un empleado. Pero, ¿lo sera
también para el empleador muchas empresas y
empleadores se preguntan aún ¿cómo controlar a quien no
vemos o no se halla en el espacio físico tradicional donde se labora?
Este es en concreto el planteamiento problémico abordado en este texto. En la Católica del
Norte Fundación Universitaria nos propusimos aportar nuestra experiencia
en teletrabajo, como posible respuesta al
problema antes abordado, y como
campo de reflexión, discusión y analisis que enriquezcan
la tendencia a la modalidad laboral denominada teletrabajo. Estamos conscientes
de que aún en pleno siglo XXI, esta modalidad es aún un concepto en estado adolecente que se analiza sus reales
posibilidades en un mundo que arrastra todavía toda la herencia de la
era industrial. Del asunto en cuestión,
es decir del
teletrabajo, se sabe que es una opción de descentralización, y de
flexibilidad laboral. Ademas, que se apoya en las
tecnologías de información y comunicación para la
interacción de personas, el libre transito de datos,
información, productos y evidencias. Asimismo, que ahorra tiempos
de desplazamiento de las personas hasta y desde los sitios de trabajo; incluye
en este aspecto también el ahorro de
combustible con lo que mucho lo agradece nuestro menguado medio ambiente.
Mas aún que el teletrabajo conlleva mas innovación
social que cambios en los habitos de vida o procedimientos de trabajo
(Barba, L. 2001) [1] Todas las buenas razones esgrimidas en el anterior
parrafo, sin embargo, aún no convencen plenamente al empleador de
que el trabajo de sus empleados se mide hoy mas por la productividad que
por la presencia físicaen el sitio de trabajo. El teletrabajo se mira
con desconfianza toda vez que se requieren estrategias, experiencias y buenas
practicas que animen y demuestren a un
empleador u organización que le va a apostar a una realidad tangible y
no a un bonito discurso retórico. En concreto, la empresa esta
demandando formas de control, seguimiento y acompañamiento de la
gestión del
teletrabajador en correspondencia con las responsabilidades asignadas. Y son
esas estrategias las que la Católica del Norte
Fundación Universitaria aporta en este artículo, con base en la
experiencia y practica en teletrabajo en Colombia. 2 APROXIMACIÓN A UN MARCO LEGAL Y CONTEXTUAL DEL TELETRABAJO EN COLOMBIA El
teletrabajo en Colombia
aún es incipiente en contraste con el incremento exponencial de
tecnologías de información y comunicación, TIC. De acuerdo
el Ministerio de la Información y de las Comunicaciones, a diciembre de
2009 el país tuvo un incremento del 46% de conexiones a internet (fijas
y móviles), al compararlo con el 2008 [2]. Solamente en líneas
activas de telefonía móvil Colombia tenía en abril de
2010 un estimado de 42 millones, lo que significa
literalmente que habría una línea celular por colombiano [3]. Estas cifras evidencian que existe y crece el acceso y conectividad
a tecnología; y que faltan visiones innovadoras para el aprovechamiento
que generen posibilidades de empleo. Pero no todo
esta en cero. Justamente ya hay personas y empresas pioneras que
visionaron el uso de esta infraestructura
tecnológica instalada y en crecimiento, en oportunidades para el trabajo
digno de personas. Por eso, podemos decir que el auge y desarrollo de las
velocestecnologías en telecomunicaciones, aunado a la
masificación y acceso al computador, internet y la telefonía
móvil, y la mentalidad visionaria de personas pioneras, son los
ingredientes que hoy posibilitaron descentralizar el trabajo, en ciertos
renglones de la actividad laboral, mas alla de los espacios físicos
tradicionales. Hoy en día un computador con
acceso a internet es en potencia una oficina virtual. La tecnología por
sí sola carece de sentido sin el concurso de las personas, por eso,
apareció la figura del teletrabajador quien desde cualquier lugar y
tiempo labora, colabora, interactúa, produce resultados apoyados en las
posibilidades de esas tecnologías utilizadas. Estas realidades
encontradas son las que en el año 2007 sustentaron los argumentos de
Marcela Rodríguez Mejía quien se refería a la necesaria
regularización e institucionalización, por parte del Derecho, de
la modalidad laboral denominada teletrabajo en Colombia, como ocurrió en
la Unión Europea [4]. Las experiencias en teletrabajo en el país
eran pruebas pilotos e intentos aislados de personas e instituciones, y sin un marco legal apropiado. En este
marco, la regularización del
teletrabajo era necesario no por el presente, sino por las posibilidades
futuras que vendran. La tesis de Rodríguez Mejía en el
sentido de regularizar e institucionalizar el teletrabajo desde el Derecho,
obtuvo frutos porque en julio de 2008 el Congreso de
la República de Colombia
expidió la Ley 1221. Dicho código se constituyó en el
primer marco legal para el establecimiento de normas
que promueve y regula el teletrabajo, cuyo objeto consideró también
la posibilidad de generación de empleoy autoempleo mediante la
utilización de (TIC), con lo cual se agrega y actualiza las formas o
modalidades laborales a las demandas laborales en el país. Al mismo
tiempo, se ordena al Gobierno a que formule una política pública
de fomento al teletrabajo, lo cual abre un abanico de
posibilidades e inclusividad a la sociedad en general y poblaciones distantes
de los ejes tradicionales de vinculación laborales.
De acuerdo con dicha ley, son formas de teletrabajo: • Autónomos,
que utilizan su propio domicilio o un lugar escogido
para desarrollar su actividad profesional, puede ser una pequeña
oficina, un local comercial. En esta forma se incluyen
también las personas que trabajan siempre fuera de la empresa y
sólo acuden a la oficina en algunas ocasiones. Móviles,
personas que no tienen un lugar de trabajo establecido
y cuyas herramientas primordiales para desarrollar sus actividades
profesionales son las TIC en dispositivos móviles. Suplementarios,
teletrabajadores que alternan el tiempo de trabajo entre su casa y la oficina.
• •
Adicional a lo anterior, esta Ley contempla una serie de buenas intenciones que
demarcan claramente los retos presentes y futuros del teletrabajo en Colombia,
a saber: a) Creación de una red nacional de fomento al teletrabajo con
participación de entidades públicas y privadas designadas por el
Gobierno colombiano, operadores de telefonía pública,
cafés internet y asociaciones profesionales. b) Aplicación de la
legislación laboral colombiana al teletrabajador, con lo cual
éste goza de los mismos derechos y beneficios descritos en el
código sustantivo de trabajo y de seguridad social. c)
Garantíassindicales y laborales. d) Fomento del teletrabajo en las en
asociaciones y organizaciones públicas y privadas, desde el Gobierno
nacional Pese al anterior marco normativo y el acceso e incremento
tecnológico, muchas empresas y empleadores se preguntan aún
¿cómo controlar a quien no vemos o no esta en el espacio físico
que esta a nuestro alcance? Es decir, no es suficiente una ley y el
componente tecnológico, si no opera un cambio
de mentalidad y credibilidad en el Estado, la empresa, el empleador y
potenciales teletrabajadores en darle oportunidad al teletrabajo. 2.1 La
Católica del
Norte Fundación Universitaria y el teletrabajo. La naturaleza virtual de
la Católica del
Norte Fundación Universitaria adopta el teletrabajo como uno de sus fines misionales y
estratégicos. Esta institución de educación superior con
sede en Colombia, pero con estudiantes y facilitadores en al menos 19
países y en 72% de los Departamentos o provincias del país, ya
tenía vinculado un grupo significativo de teletrabajadores antes de la
expedición de la Ley 1221 de 2008. Su sistema de estudio virtual, permitió
darnos cuenta de que no era necesaria la presencia física del docente (facilitador) y
parte del
personal administrativo, sino que las TIC utilizadas nos garantizaban el
control, seguimiento y acompañamiento mediante datos,
estadísticas y evidencias de facil acceso. De
acuerdo con lo anterior, desde las residencias u oficinas particulares 194
docentes desarrollan su gestión de tutoría virtual de forma
personalizada y regular con los estudiantes asignados. Por eso, desde la
ciudad de Québec (Canada) y pequeños municipios como
Salgar (Departamento de Antioquia enColombia) los docentes interactúan y
orientan cursos virtuales, gracias a las posibilidades de las TIC utilizadas.
En suma, el ciento por ciento de los docentes de esta Institución son
realmente teletrabajadores que han aprendido a
desarrollar sus responsabilidades de forma descentralizada y desde cualquier
lugar del
mundo donde exista un computador con acceso a internet. Por su parte, el
personal con funciones administrativas y jefes de programas, en número
de 63 laboran para la Institución desde su residencia, oficina o
cualquier lugar de la geografía patria o del mundo. 2.2 Conceptos de
teletrabajo La Ley 1221 de Colombia define el teletrabajo como una forma de organización laboral,
que consiste en el desempeño de actividades remuneradas o
prestación de servicios a terceros mediante soportes TIC, para el
contacto entre el trabajador y la empresa, sin requerirse la presencia
física del
trabajador en un sitio específico de trabajo. Para Gray, Hodson y
Gordon, citados por Rodríguez Mejía [4], el teletrabajo es
“una forma flexible de organización del trabajo que consiste en el desempeño
de la actividad profesional sin la presencia física del trabajador en la empresa durante una
parte importante de su horario laboral. Engloba una amplia gama
de actividades y puede realizarse a tiempo completo o parcial. La actividad
profesional en el teletrabajo implica el uso permanente de algún medio
de telecomunicación para el contacto entre el teletrabajador y la
empresa”. Cita también a Ortiz Chaparro
para quien esta modalidad laboral es trabajo a distancia que utiliza las
telecomunicaciones. La articulación de los conceptos, permite a la
autoradefinir teletrabajo como una forma de organización del trabajo,
que implica la prestación del servicio en un lugar distinto a la empresa
y utiliza como herramienta fundamental las tecnologías de la
información. En esta misma línea coincide la Católica del Norte en definir esta modalidad de trabajo, con base en
su experiencia en educación virtual en mas de un década de
vida institucional. El concepto de teletrabajo, entonces, se presenta en el
mapa conceptual siguiente (ver grafica 1) [5]
Grafica 1. Concepto de teletrabajo en la Católica del Norte Fundación Universitaria. (Roldan
López, N., 2008). Del
conjunto de conceptos de diferentes fuentes y autores
surgen elementos comunes que configuran el teletrabajo. Por un
lado, la coincidencia de las TIC como
medios de interacción empresa y teletrabajador; herramientas que
permiten ademas la descentralización laboral. Po otro, la
concepción de flexibilidad laboral mas alla del
cumplimiento de horarios estrictos en un sitio de trabajo. Otro elemento, es
que no se necesita la presencia física del trabajador en
el sitio específico de trabajo, con lo cual se configura una
relación de confianza y por resultados entre teletrabajador y empresa.
Inferimos, entonces, que el teletrabajo reclama necesariamente un trabajo en equipo (comunidad) entre las personas,
propósitos y TIC en las que se apoya. 3 ESTRATEGIAS Y PRACTICAS
DE CONTROL Y ACOMPAÑAMIENTO DE LA GESTIÓN DEL TELETRABAJADOR
Desde la experiencia en educación virtual y teletrabajo de la
Católica del Norte Fundación Universitaria, presentamos a
continuación la combinación de lineamientos, practicas y
herramientas, que responden al planteamientoproblémico del presente
artículo. 3.1 Adopción de lineamientos institucionales para el
teletrabajo La decisión política de la alta
Dirección de esta Institución de apostarle al teletrabajo,
derivó en la reglamentación interna. Entonces, la
sistematización de la experiencia permitió: a)
un estatuto general de teletrabajo; b) un protocolo institucional para
reuniones virtuales (sincrónicas y asincrónicas) para
teletrabajadores (Ver grafica 2).
Grafica 2. Portadas de los lineamientos
institucionales en materia de teletrabajo: Estatuto general sobre teletrabajo y
Protocolo institucional de reuniones virtuales. Esta regulación
involucra necesariamente el componente tecnológico instalado en la
residencia u oficina de cada
teletrabajador, a saber: a) computadores personales de última
generación (hardware); b) programas (software); c) acceso a internet banda ancha. La mirada a dicha
tecnología es de medios convenidos por la Institución para la
comunicación de personas y el intercambio de información, datos,
resultados y evidencias. 3.2 Competencias generales del teletrabajador 3.2.1
Del teletrabajador con responsabilidades administrativas El teletrabajador de
la Católica del Norte Fundación Universitaria demuestra en el
desempeño de sus actividades las siguientes competencias: a) Capacidad
para trabajar sin vigilancia presencial constante; b) Habilidades y destrezas
comunicativas escritas, orales y digitales; c) Habilidades y destrezas para
resolver problemas; d) Habilidades y destrezas para el trabajo en equipo,
colaborativo y cooperativo mediante las herramientas convenidas; e) Capacidad
para alcanzar las metas establecidas en losplazos dados; f) Establece
mecanismos eficaces de comunicación entre los miembros de su equipo de
trabajo, y entre éstos y los clientes; g) Domina las herramientas de
comunicación disponibles para la virtualidad (plataformas
tecnológicas –LMS--, blogs, wikis, paginas web, Google
Docs, Livemeeting, correo electrónico, Messenger, Skype, Google Talk);
h) Domina, utiliza y recomienda las utilidades y recursos propios de la
Institución para los roles propios del teletrabajo; i) Capacidad para
proponer alternativas innovadores que agreguen valor a la gestión del
teletrabajador; j) Capacidad para sistematizar la experiencia de teletrabajo y
convertirla en una buena practica; k) Capacidad de
automotivación, autogestión, autoevaluación y
automejoramiento. 3.2.2 Del teletrabajador con responsabilidades de docencia
Ademas de las expresadas en 3.2.1, el teletrabajador con funciones de
docencia demanda: a) Disposición de capacitación continua en usos
educativos e innovadores de TIC; b) Ejecución del ejercicio de
tutoría en los cursos virtuales asignados y en los periodos
correspondientes; c) Disponibilidad de acompañamiento, control y
seguimiento de su gestión docente por parte de la Institución; d)
Actualización de metodologías, materiales didacticos,
contenidos, estrategias de evaluación que agreguen valor al modelo de
virtualidad. 3.3 La oficina virtual del
teletrabajador El espacio de trabajo del
teletrabajador por lo general es su residencia, por lo que se constituye en una
extensión de la Institución u oficina virtual. Entonces, son
realmente dos espacios: una físico, y uno virtual presente en hardware y
software convenidos, como demuestra lasistematización de experiencia
Alejandro Franco Jaramillo [6] como teletrabajador con funciones
administrativas y de docencia de la Católica del Norte Fundación
Universitaria, y cuyos aportes enriquecieron los lineamientos institucionales indicados
en título 3.1 del presente documento. En consecuencia, la oficina
virtual demanda la tenencia de elementos basicos de comunicación
entre los usuarios de la oficina y el teletrabajador, así como
otros que faciliten el teletrabajo. Existe entonces, un
esquema físico (ambiente, equipos, hardware, software), un esquema
virtual (mecanismos de información para usuarios y líderes del equipo), como
muestra al grafica 3.
Grafica 3. Elementos de la oficina virtual del
teletrabajador, según Franco Jaramillo (2008)
Adicional a lo anterior, el rol del teletrabajador demanda plan de riesgos
definido con anterioridad, en el que se defina, entre otros, los siguientes
puntos: a) qué hacer en caso de fallas eléctricas; b) qué
hacer en caso de fallas en internet; c) qué hacer en caso de problemas
de comunicación vía telefonía móvil; d) qué
hacer en caso de que el teletrabajador deba ausentarse; e) qué hacer en
caso de contaminación por virus informatico; f) qué hacer
en caso de incapacidad médica o cambio de cargo. En concreto, la oficina
virtual del
teletrabajador es una real amalgama de espacios, tecnología, recursos y
plan de trabajo para el desempeño esperado. 3.4 Dinamica de
supervisión del teletrabajador La Católica del Norte empodera a
personas (coordinadores o líderes virtuales) como coachs capaces y con
responsabilidades de acompañar, ejercer control y seguimiento de manera
personalizada ateletrabajadores asignados para que sean exitosos en la
gestión esperada. Para ayudar a los teletrabajadores a lograr sus metas,
estos coachs desarrollan: a) revisión regular de las funciones y
responsabilidades de las personas encargadas; b) animan a los teletrabajadores
asignados para que definan un horario de trabajo, así varíe
día a día, que permita disponibilidad para reuniones virtuales,
llamadas telefónicas, entre otros acuerdos de encuentros; c) asegurarse
de que el teletrabajador disponga de los elementos de hardware, software y
redes necesario para llevar a cabo su labor; d) utilizan persuasión e
influencia en vez de órdenes; e) utilizan hechos y datos a la hora de
dar directrices; f) respetan la experiencia y pericia de los miembros del
equipo; g) estan abierto al dialogo y al trabajo en equipo; i)
evaluar desempeño con base en evidencias y no por subjetividades; j)
proponer y acordar planes de mejoramiento de común acuerdo con los
teletrabajadores asignados. Por otra parte, para un
adecuado desarrollo de un proceso de supervisión es necesario
previamente identificar en el teletrabajador aspectos como el cargo, responsabilidades, dependencia
y equipo al cual pertenece. También, el plan de
acción detallado en términos mesurables y confiables que demanda
una revisión periódica para determinar el nivel de logro
alcanzado. Esta revisión o “rendición de
cuentas” ocurren en las denominados “informes de
gestión” cuando los líderes virtuales presentan resultados,
exponen dificultades de los procesos, con base en los planes de acción,
a instancias superiores de la Institución para la adopción de
acciones de mejora. Adicional a loanterior, se proponen
también en algunos casos las denominadas métricas.
Éstas son medidas contabilizables de las tareas que se realizan dentro
de las funciones de un cargo dado. No son el resultado
final de una evaluación de desempeño, pero sí pueden ser
la base para la realización, según Franco Jaramillo [6]. La
utilización de métricas tiene importancia en la medida que se
identifiquen, analicen y contrarresten casos críticos y cíclicos
que puedan perturbar el normal desempeño del teletrabajo.
Con base en lo expuesto hasta este punto, podemos concluir de manera general
que: • La experiencia de teletrabajo de la Católica del Norte
Fundación Universitaria demuestra, y pone a consideración de la
comunidad interesada en general, estrategias y practicas que derivan en
la credibilidad de esta modalidad laboral. Migrar a una
cultura de teletrabajo esta mas alla normatividades o
regulaciones; la condición inicial e indispensable es de cambio cultural
y apertura mental de empresas, empleadores y potenciales teletrabajadores.
No toda persona esta dispuesta emplear y a trabajar a distancia por las
connotaciones históricas y sociológicas que arrastramos
aún desde la era industrial donde el trabajador hacía presencia
física. Es claro que no todos los campos laborales son
susceptibles de mirarse desde una perspectiva de teletrabajo. Pero sera la imaginación e innovación de las
personas que hallen posibilidades de que esas profesiones y campos laborales
alternen también en momentos y escenarios de teletrabajo. La
tecnología tiene que ser una aliada para el teletrabajo y no un ruido u obstaculo. Por tanto,
las TIC involucradas adquieren el rol de acercarpersonas, procesos,
información, intercambio de datos y evidencias entre una comunidad de
teletrabajadores que comparten los mismos intereses. Y
en consecuencia, éstas requieren ser instrumentos transparentes que
faciliten el trabajo y el logro de procesos. Las
empresas que le apuestan al teletrabajo demandan definir claramente e
internamente estrategias, instrumentos de validación y políticas
que demarquen bien las responsabilidades y alcances de sus teletrabajadores.
También, los mecanismos de acompañamiento, control y seguimiento
de los desempeños esperados.
•
•
•
•
REFERENCIAS
[1] Barba, L. El teletrabajo y los profesionales de la información. (Spanish). El Profesional de la
Información, Vol. 10, Nro. 4, (Abril, 2001), pp. 4-13. [2] Ministerio de Tecnologías y de las Comunicaciones.
Informe semestral del
sector TIC (2S-2009) julio 2010. Repúbica de Colombia (Julio, 2010),
disponible en
[3] Enter 2.0.
Colombia
cuenta con 42 millones de líneas
móviles activas, unas 236.000 mas que en marzo. Casa Editorial El
Tiempo, (Abril, 2010), disponible en:
[4] Rodríguez Mejía, M. El teletrabajo en el mundo y
Colombia. (Spanish). Gaceta Laboral, (Enero, 2007), 13(1), pp. 29-42.
[5] Roldan López, N. Experiencia de teletrabajo en la
Católica del Norte Fundación
Universitaria. Sistema de capacitación de facilitadores virtuales,
Centro Desarrollo Virtual, Cedevi, (Febrero, 2008) [6] Franco Jaramillo, A.
Elteletrabajo en la Católica del Norte. (documento inédito), (Agosto, 2008), pp. 3
Telework, ¿how to control someone you don’t see?
CASTILLO BUILES, Eduardo Alfredo Academic Director Northern Catholic University
Foundation 52 street No. 47-42, Coltejer Building office 702, Medellin,
Colombia diracademica@ucn.edu.co
ABSTRACT The Northern Catholic University Foundation is a Colombian superior
educational institution, well known as the first one hundred percent virtual
University in the country, more than a decade of institutional life and in
virtual experience in education. Due to its virtual nature, all of the teacher
and a part of the administrative staff are teleworkers. For the well
functioning of this interactive system among people from remote places,
technology (hardware and software) plays a very important role. But prior to
the use of technology, it is necessary for the institutional directives to take
an internal political decision for this working modality implying the following
aspects: believe in this type of working modality; get the appropriate staff
(teachers and administrative staff with the skills required); Create Telework
institutional politics and guidelines, and also provide training for
teleworkers. Base on the conceptions, media and resources describe above, the
Northern Catholic University Foundation has more than 257 staff members (among
teachers – facilitators and administrative) working as teleworkers. KEY
WORDS Telework, legal framework, teleworkers´s control, virtual
education, communication and information technology
1 INTRODUCTION Working from home or from any other places where there is
atechnological device such as computer with internet access can be a dream for
any employee. But, can it be the same for the employer? Many enterprises and employers
are still asking about how to control those that we cannot see or are not in
the common traditional working place? This is in concrete the problematic issue
exposed in this text. Our purpose at the Northern Catholic University
Foundation in this text is to share our experience in Telework or
telecommuting, as a possible answer to the problematic expressed above, with
the desire to motive reflection, discussion and analysis that enhance the
labored tendency modality denominated Telework. We are aware that even in the
XX1 century; this modality is still a teen-stage concept that analyzes its real
possibilities in a world that still carries the entire heritage of the
industrial age. The case in question, ie teleworking, is known to be an option
for decentralization, and work flexibility. Besides, it relies on the
information and communication technologies for the interaction of people, free
movement of data, information, products and evidences. It also saves traveling
time for people to and from work places; it also includes fuel economy that
will benefit our dwindling environment. Moreover, Teleworking leads to more
social innovation than to changes in lifestyle or work procedures (Barba, L.
2001) [1]. Regardless, all good reasons given in the previous paragraph, the
employer is still not fully convinced that the work of its employees is today
measured better by their productivity than by their presence in their physical
place of work. Teleworking is overlooked with suspicion everytime that
strategies, experiences and good practice are required to motive and prove an
employer or organization that using this type of strategies is going to bet on
a tangible reality and not on a good rhetoric speech. Specifically, the company
is demanding forms of control, monitoring and supporting the management of the
Teleworker in correspondence with the assigned responsibilities. And it is
these strategies that the Northern Catholic University Foundation makes in this
article, based on experience and practice in Teleworking in Colombia. 2
APPROACHING A LEGAL AND CONTEXTUAL TELEWORK FRAMEWORK IN COLOMBIA Teleworking in Colombia is
still incipient in contrast to the exponential growth of information and
communication technologies, ICT. According the Ministry of Information and
Communications, in December 2009 the country had an increase of 46% of Internet
connections (fixed and mobile), as compared to 2008 [2]. In April 2010, Colombia had
only an estimated of 42.4 millions of active mobile lines, which means that it
would be a cellular line for each Colombian [3]. These figures prove the
existence and growing access to technology and connectivity, and missing
innovative visions for more technology use seeking to generate employment
opportunities. But all about Teleworking is not in zeros. Justly there are
already people and pioneers companies who envisioned the growing and use of the
installed technology infrastructure, in different good work opportunities for
people. Therefore, we can say that the rise and rapid development of
telecommunications technology, along with the overcrowding access to the
computer, internet, the mobiletelephony, and the mentality of visionary people,
are the ingredients that made possible to decentralize the work today, in
certain types of work activity beyond the traditional physical spaces. Today a
computer with internet access is potentially a virtual office. The technology
alone is meaningless without the participation of the people, therefore,
appeared the teleworker figure who woks, collaborate, interact, and produce
results supported by the potential use of Technology breaking the barriers of
any distance and time. The above aspects and realities are the factors found
which in 2007 sustained Marcela Rodríguez arguments referring about the
appropriate regulations and institutionalization, by the law, to the Colombian
modality of employment called Teleworking, as it happened in the European Union
[4]. Experiences in Teleworking in the country were pilot tests and isolated
attempts of individuals and institutions without an appropriate legal
framework. In this framework, the Teleworking regularizations were necessary
not only to comply with the present situations but for other future
possibilities to come. The Rodriguez Mejia’s thesis about Teleworking
regularizations and institutionalization by the law, contributed to the issue
of the Colombian 1221 Law by the Republic
of Colombia Congress in
July 2008. This Law became the first legal framework to establish the rules
that promotes and regulates Teleworking in the country, aiming to consider the
possibility of generating regular and self employment through the use of
information and communication technology (ICT) adding and updating the working
demanding forms or modalities inthe country. At the same time, this Law also
orders the Government to formulate a public policy encouraging Teleworking,
which opens up many possibilities and inclusiveness the society in general and
distant populations and to the population that are away from the traditional
form of employment. According to the 1221 Colombian Law, the types of Telework
are
•
Autonomous, Teleworkers that use their own home or a place chosen to develop
their professional activity can be a small office, a shop. In this way are also
included employees who always work outside the company and come to the office
only occasionally. Mobiles, people without a workplace established and whose
primary tools to develop their professional activities are mobile ICT.
Suplementaries or additional, are alternating teleworkers working time between
home and office.
• •
In addition to the above, this Colombian Law provides a number of good
intentions that clearly demarcate the present and future challenges of
teleworking in Colombia, among them we can mention: a) to create a national
network to promote telework with the cooperation of the public and private
entities designated by the Colombian Government, public phone operators,
Internet cafes and professional associations. b) Implementation of the
teleworker Colombian labor legislation, with which it enjoys the same rights
and benefits described in the Labour Code and Social Security. c) Syndical and
labor Guarantees. d) Promotion of teleworking in the associations and public
and private organizations from the national government. Despite the previous
regulatory framework and the access and increment oftechnology, many
companies’ directors and even employers are still wondering about how to
control those employees who they cannot see or are not in the physical space
that is within their reach? In other words, a law and a technological component
are not enough, if there is not a change of mind and credibility in the State,
the company, the employer and potential teleworkers in giving opportunity to
Telework. 2.1 The Northern Catholic University Foundation and Telework The
virtual nature of the Northern Catholic University Foundation adopts telework
as one of its missionary and strategic purposes. This higher education
institution located in Colombia, has students and facilitators in 19 countries
and in 72% of the departments or provinces of the country, and even before the
1221 Law of 2008, it had hire a significant group of teleworkers. The
University virtual study system allowed the directors to realize that there was
no need for the physical presence of the teacher (facilitator) and
administrative personnel, but the used of the ICT could guarantee the control,
monitoring and follow up of employers and facilitators through data, statistics
and evidence of easy access. According to the information given above, 194
teachers from private residences or offices develop their virtual personalize
and regular tutoring with their students. Therefore, from different places such
as Quebec City (Canada)
and some small municipalities as Salgar (Antioquia department of Colombia)
teachers interact and teach online courses, thanks to the possibilities of
using ICT. Concluding, one hundred percent of the teachers of this institution
are reallyteleworkers who have learned to develop their responsibilities in a
decentralized manner, from anywhere in the world where they can have a computer
with internet access. There are also around 63 teleworkers among administrative
and coordinators that works from home, other offices or anywhere in the country
or world’s geography. 2.2 The concept of Telework The
Colombia 1221 Law defines telework as a form of labor organization, which
consists in carrying out activities or services paid to third parties through
ICT support for the contact between the worker and the employer without
requiring the physical presence of the worker in a specific work site. For
Gray, Hodson & Gordon, cited by Rodríguez Mejía [4], telework
is 'a flexible form of work organization which consists in carrying out
professional activities without the physical presence of workers in the company
for a substantial part of the working schedule. It encompasses a wide range of
activities that can be done working in a full or part time schedule. The
Teleworking professional activity implies the permanent use of a
telecommunication media to allow the communication between the teleworker and
the company. 'Chaparro Ortiz is also cited because he considers this
working modality as a remote working through the use of telecommunications. The
articulation of these concepts, allows the author to define telework as a form
of work organization, involving the provision of service at any location other
than the company’s physical space using as a fundamental tool the
information technologies. Along the same line matches the North Catholic
definition about this type of work, based on itsexperience in virtual education
in more than a decade of institutional life. The concept of teleworking, is
presented in the following conceptual map (see Graphic 1) [5]
Graphic 1. The Northern Catholic University Foundation, Telework’s
concept. (Roldan López, N., 2008) From the different
author’s concepts and sources arise common elements that shape the
Telework concept. On the other hand, the the use of the ICT as mean of interaction
between the company and the teleworkers, are considered tools that allow work
decentralization. Furthermore, the concept of labor flexibility beyond strict
compliance schedules in a workplace. Another element is that there is no need
for the physical presence of the workers in a specific work site, which it will
considerate a trustful relationship by results between the teleworker and the
company. It is inferred that teleworking necessarily requires teamwork
(community) among people, among work purposes and the use of the ICT’s,
in which it rests. 3 PRACTICES, CONTROL AND SUPPORT STRATEGIES OF TELEWORKING
MANAGEMENT From the Northern Catholic University Foundation’s educational
experience of the virtual and telecommuting, we present some guidelines,
practices, and tools combination that respond to this article’s
problematic approach. 3.1 Institutional guidelines adopted for Teleworking The political decision made by the Nothern Catholic
University Directives and principal to bet teleworking, led to internal
regulations. After that came the process of systematizing of this experience
leading to the creation of: a) a general statute of Telework; b) an
institutional protocol for virtual meetings (synchronousand asynchronous) for
telecommuters (see Graphic 2).
Telework General Status
Institutional Protocol for teleworkers virtual meetings
Graphic 2. Table of contents of the Institutional guidelines for teleworkers This regulation necessarily involves a technological
component installed in the residence or office of each teleworker, such as: a)
Last-generation personal computers (hardware), b) different programs
(software), c) access to broadband internet. This technology should be selected
in agreement with the institution for people communication purposes and the
exchanging of information, data, results and evidences. 3.2 Teleworkers general
competencies 3.2.1 Teleworker with administrative responsibilities The Northern
Catholic University Foundation Teleworkers in the developing of their
responsibilities demonstrates the following competences: a) Ability to work
constantly unsupervised with responsibility; b) Written, oral and digital
communication skills; c) Problem solving skills; d) Collaborative and
cooperative Team work skills; e) Ability to achieve the goals set in the time
expected; f) Establish effective communication mechanisms among members of his
staff, and the company’s customers; g) Master the communication virtual
tools available (LMS technology platforms - blogs, wikis, web pages, Google Docs,
LiveMeeting, email, Messenger, Skype, Google Talk); h) Dominates, uses and
recommends the Institutional tools and resources for his/her own teleworking
roles; i) Ability to propose innovative alternatives that add value to the
teleworkers management; j) Ability to systematize the telecommuting experience
and make it a goodpractice; k) Ability to self-motivation-management,
self-evaluation and self-improvement. 3.2.2 Teleworkers with teaching
responsibilities In addition to the competences mentioned in 3.2.1, the
teleworkers with teaching responsibilities demand: a) Availability for
continuous training about the innovative educational uses of ICT; b) Provide
virtual tutoring in virtual tutoring to his/her students in each course
assigned in each period; c) Constantly availability to be monitored, controlled
and to receive advice by the institution; d) Be constantly researching about
methodology, didactic resources, themes or topics and evaluation strategies
aiming to better the educational process that he/she is part of; e) Access to
accompany, control and monitoring of educational administration by the
institution; d) Update of methodologies, training materials, content and
assessment strategies that add value to the virtual model used.
1.3 Teleworkers virtual office
The teleworkers working place is in general their
residence, which is in fact an extension of the institutional work or a virtual
office. Therefore the Teleworkers work spaces are: physic and virtual with the
use of technology (hardware and software) as is well demonstrated by Alejandro
Franco Jaramillo’s experience [6] as a Teleworker from the Northern
Catholic University foundation who is a teacher and also works as part of the
administrative staff and who has given very important aportes to the
institutional guidelines describe in 3.1in this section. The teleworker
workspace is usually your residence, what constitutes an extension of the
institution or virtual office. So, areactually two spaces: a physical and a
virtual present in hardware and software agreed, as experience shows the
systematization of Franco Alejandro Jaramillo [6] as a teleworker with
administrative and teaching functions of the Northern Catholic University
Foundation, whose contributions enriched the institutional guidelines set out
in Title 3.1 of this document. Consequently, the virtual office application
tenure basic communication elements between users of the Northern Catholic
University services and
the teleworker, and also with others use telecommuting. There is then a
physical schema (room, equipment, hardware, software), a virtual schema (users
reporting mechanisms and team leaders), as shown in Graphic 3.
Google Calendar Daily activity Schedule
Google Sites Asynchronous communication tools Virtual Office Description and
FAQ’S TELEWORKER VIRUTAL OFFICE
Google Doc Metric actualize format
Active instant communication tools
Graphic 3. Teleworker Virtual Office Elements, according to Franco Jaramillo
(2008) In addition to the information given above, the teleworkers role demands
a risk plan previously defined, which should describe the following aspects
among others: a) what to do in case of power failure, b) what to do in case of
internet failure c) what to do in case of mobile phone communication problems;
d) what to do if the teleworker must be absent; e) what to do in case of
getting a computer virus, f) what to do in case of medical incapacity or a job
promotion of the teleworker. In conclusion, the virtual office of the
teleworker can be considered a real amalgam of space, technology, resources and
work plan for theexpected performance. 3.4 Dynamic supervision of teleworkers
The Northern Catholic empowers people (virtual coordinators or leaders) and
capable coaches and with accompanying responsibilities, able to control and
monitoring teleworkers in a personalized way aiming to help them to be
successful in their job performance. To help achieve the teleworkers goals,
these coaches develop: a) Regular review of the roles and responsibilities of
the teleworker, b) Encourage teleworkers to define a schedule of work even if
it changes from day to day, describing availability for virtual meetings, phone
calls, and other meetings; c) Ensure teleworkers with the elements required to
develop his tasks: hardware, software and networks required to carry out their
work; d) Use persuasion and influence rather than command e) Use facts and
information at the time of given guidelines; f) Respect the experience and
expertise of team members; g) Be open to dialogues and teamwork; i) Evaluate
performance based on evidence and not by subjectivity; j) To propose and
implement plans to improve
agreement with the teleworkers. Moreover, for proper development of a
monitoring process is necessary first to identify in the teleworkers the
following aspects: title, responsibilities, and dependency in which they work.
It is Also important to present the detailed action
plan in terms of measurable and that will demand a periodic review to determine
the level of achievement. It could be also called an accountability review.
This review or 'accountability' occur in the so-called
'information management' where the virtual leaders present results,
expose students' needs,based on plans of action to higher authorities of the institution
for taking actions improvement. In addition to the above, are also proposed in
some cases the so-called metric. These are accountable
measures for the tasks performed within the functions of a given position. They
are not the final result of a performance evaluation, but they can be the basis
for implementation, according to Franco Jaramillo [6]. The use of metrics is
important if it is use to identify, analyze and encounter cyclical and critical
cases that may disturb the Telework normal functioning. Based on the discussion
up to this point, we can conclude generally that: • The experience of
teleworking in the Northern Catholic University Foundation shows, and put into
consideration of the concerned community in general, strategies and practices
that lead to the credibility of this form of work. Migrate to a culture of
telecommuting is beyond rules or regulations; the initial and indispensable
condition is a cultural change and an open-mindedness of companies, employers
and potential teleworkers. Not everyone is willing to use and work remotely due
to the historical and sociological connotations dragged from the industrial age
where the employee had always a physical presence at the place of work. It is
clear that not all occupational fields are likely to be viewed from a
perspective of teleworking. But it is left to the people’s imagination
and innovation to find opportunities for those professions and labor camps to
alternate in Telework moments and scenarios. The technology needs to be an ally
for Telework and not a noise or obstruction. Therefore, the ICT involvedthe
role of bringing people together, processes, information, exchange of data and
evidence among a teleworkers community who share the same interests. And
consequently, these instruments need to be transparent to facilitate the work
and the processes achievement. Companies are betting on Telework are required
toclearly defined internal strategies, tools and validating policies that
demark responsibilities and scopes of its teleworkers. Also, follow-up mechanisms
control and monitoring of the performance expected.
