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Propuesta de estrategias comunicacionales en las empresas familiares - representaciones santiago, santa bÁrbara de zulia



INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA
DR. CRISTÓBAL MENDOZA
COORDINACIÓN DE INVESTIGACIÓN Y EXTENSION
SEDE EL VIGÌA

PROPUESTA DE ESTRATEGIAS COMUNICACIONALES EN LAS EMPRESAS FAMILIARES
CASO: REPRESENTACIONES SANTIAGO, SANTA BÁRBARA DE ZULIA

EL VIGÍA, OCTUBRE DE 2006.

FRANCISCO SANTIAGO

PROPUESTA DE ESTRATEGIAS COMUNICACIONALES EN

LAS EMPRESAS FAMILIARES

CASO: REPRESENTACIONES SANTIAGO, SANTA BÁRBARA DE ZULIA

Trabajo Especial de Grado Para Optar al
Titulo de Técnico Superior Universitario en
Administración de Empresa


EL VIGÍA, OCTUBRE DE 2006.
DEDICATORIA

A Dios Todopoderoso por darme la vida y permitirme hoy hacer realidad uno de mis sueños; gracias Señor por iluminar el entendimiento y cada paso en mi vida, ruego nunca me abandones aun en los momentos más difíciles siempre estarás conmigo.

A mi madre Josefina “Chepa” ejemplo de que todo en la vida se puede, por la crianza y las buenas costumbres que inculcaste en mi.

A mi padre, no existe infinito que permita agradecerte el esfuerzo y la esperanza que has puestos en mí, para que logre una meta más en mi vida.

A mi esposa Yoly Carolina que a pesar de todos los tropiezos nunca perdió la fé y el amor por mí y me apoyo en los momentos difíciles, la amo con toda la fuerza de mi corazón gracias Puchungis.

A lo más preciado de mi vida a mis hijos Yorfran Javier y Francisco José mis eternos amores, para que tomen como ejemplo está lección.

A todos mis familiares, en especial a mis hermanos y hermana, mis cuñados y cuñadas, sobrinos, suegros con quien he contado en todo momento.

A todos mis amigos, especialmente a EdilioMárquez y a mis compañeros de estudio su apoyo fue invalorable para logar mi meta y a quienes aun no recuerdo por mi alegría gracias por contar con ustedes.

AGRADECIMIENTO

A mi tutor Académico Economista Juan Moreno, por brindarme sus conocimientos, orientaciones y sugerencias para la culminación de este trabajo.

A mi papá y Jefe Gonzalo Santiago, me brindo todo posibilidad de continuar mis estudios superiores a este nivel profesional siempre te estaré agradecido.

A el ilustre Tecnológico “Dr. Cristóbal Mendoza” casa de estudio que me brindo la posibilidad de formarme profesionalmente y así convertir mi sueño en realidad.

A todo el cuerpo de docentes de esta prestigiosa institución, por su valiosa colaboración prestada durante mí formación académica.

ÍNDICE DE CONTENIDO

Pág.

DEDICATORIA
AGRADECIMIENTO
ÍNDICE DE CONTENIDO
ÍNDICE DE CUADROS


ÍNDICE DE TABLAS
ÍNDICE DE GRÁFICOS
ÍNDICE DE ANEXOS
RESUMEN
INTRODUCCIÓN

CAPITULO I. EL PROBLEMA
1. Planteamiento del Problema……………………………………………..13
2. Delimitación de la Investigación………………………………………….18
3. Determinación de los Objetivos………………………………………….18
1.3.1 Objetivo General…………………………………………………….18
1.3.2 Objetivos Específicos……………………………………………….18
1.4. Justificación de los Objetivos…………………………………………….19

CAPITULO II. MARCO REFERENCIAL
2.1. Antecedentes Históricos de la Investigación……………………………..21
2.2. Fundamentación Teóricas…………………………………………………..22
2.2.1. Bases Filosóficas……………………………………………………..22
2.2.2. Bases Teóricas……………………………………………………….25
2.2.3. Bases Legales…………………………………………………………58
2.3. Marco Conceptual…………………………………………………………….59
2.4. Operacionalización de los Objetivos……………………………………….62
CAPITULO III. MARCO METODOLÓGICO3.1. Tipos de Investigación………………………………………………………65
3.2. Población y Muestra…………………………………………………………66
3.3. Técnicas e Instrumentos de Recolección de Información……………….67

CAPITULO IV. RESULTADOS OBTENIDOS
4.1. Representación y Análisis de los Resultados……………………………..69
4.2. Implicaciones de la Investigación con el Entorno Social………………88

CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
REFERENCIAS BIBLIOGRAFÍCAS

ÍNDICE DE CUADROS

Pág.

CUADRO N 1………………………………………………………………………64
Cuadro Técnico Metódico de Operacionalización de Variables

ÍNDICE DE TABLAS

Pág.

Tabla Ns 1…………………………………………………………………………. 70
Tabla Ns 2…………………………………………………………………………..71
Tabla Ns 3…………………………………………………………………………..72
Tabla Ns 4…………………………………………………………………………..73
Tabla Ns 5…………………………………………………………………………..74
Tabla Ns 6…………………………………………………………………………..75
Tabla Ns 7…………………………………………………………………………..76

ÍNDICE DE GRÁFICO

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GRÁFICO Ns 1………………………………………………………………70
GRÁFICO Ns 2……………………………………………………………………..71
GRÁFICO Ns 3……………………………………………………………………..72
GRÁFICO Ns 4……………………………………………………………………..73
GRÁFICO Ns 5……………………………………………………………………..74
GRÁFICO Ns 6……………………………………………………………………..75
GRÁFICO Ns 7……………………………………………………………………..76

INDICE DE ANEXOS

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Anexo Ns 1…………………………………………………………………………93

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA
DR. CRISTÓBAL MENDOZA
COORDINACIÓN DE INVESTIGACIÓN Y PASANTIAS
EL VIGIA ESTADO MERIDA

AUTOR:
TUTOR ACADEMICO:
TUTOR INDSTRIAL:

RESUMEN

La presente investigación centra sus esfuerzos en la comunicación y como esta influye en el flujo de la información dentro de empresas familiar representación Santiago. La investigación pruebe una metodología que permite alcanzar los objetivos planteados, para este estudio se utilizo la investigación de campo y descriptivase utilizo una población de 13 personas y una muestra de 13. Se aplico para la recolección de datos un instrumento de tipo cerrado, con 7 ítems, dirigido al personal de la empresa. Luego de obtenido los datos de ordenaron y organizaron, se procedió a procesarlo para luego representarlos en gráficos y tablas de frecuencia para su posterior análisis. Terminado este procesó se obtuvieron las conclusiones en la que podemos mencionar la falta de una buena comunicación entre los socios que originan desconfianza entre ellos, así como malestar entre el personal al recibir ordenes de manera informal que no les permite realizar sus funciones de manera precisa y confiable.
INTRODUCCIÓN

Al emprender une investigación, tenemos que tener en cuenta que comenzamos a transitar un comunicado difícil, puesto que la misma requiere de la aplicación de técnicas y procedimientos que le permitan llegar a un resultado satisfactorias, con un alto grado de confiabilidad y aceptación por quienes la utilicen para su provecho o el de la institución a la cual fue dirigida, en tal sentido esta investigación fue estructurada siguiendo los lineamientos establecidos por el Instituto de tecnología doctor Cristóbal Mendoza, la cual reza que debe ser en cuatro capítulos las cuales detallamos a continuación.

CAPITULO I: Se presenta el planteamiento del problema, los objetivos generales y específicos, su delimitación y justificación.

CAPITULO II: En este se dan a conocer los antecedentes de la investigación, la Fundamentación teoría que contiene la haces filosóficos y legales, así como el marco conceptual.

CAPITULO III: El marco metodológico el cual esta compuesto por los tipos de investigación, técnicas e instrumentos y el tratamiento de la información así como la determinación de la población y lamuestra.

CAPITULO IV: Aquí se presentan los resultados obtenidos, análisis e interpretación de los resultados, los aportes y la propuesta de la investigación.

CAPITULO I

EL PROBLEMA

1.1.- PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En la actualidad, a nivel mundial, con el surgimiento de numerosas organizaciones se ha desarrollado en mercado competitivo que ha llevado a la mayoría de las empresas a mejorar sus relación comunicativa entre sus miembros, por lo que tiene que hacer uso de estrategias o canales de comunicación, con el propósito de mantener actualizados a sus empleados acerca de los cambios que se realicen en la empresa, esto con la finalidad de mejorar o reforzar su identidad e imagen corporativa hacia su publico interno y externo.

En cualquier actividad donde se necesite estar en permanente contacto con alguien, la comunicación es fundamental para el éxito de dicha labor y para su correcto funcionamiento. Dentro de las organizaciones, muchas veces se presentan inconvenientes, problemas o mal entendidos, simplemente porque la comunicación no es buena y las directrices para realizar un trabajo no son las adecuadas.

En este sentido, Robbins (2.000) señala que “La Comunicación se entiende como todo el conjunto de mensajes que se intercambian entre los
integrantes de la organización, así como entre esta y el entorno donde se desarrolle, y sen ella, muy posiblemente no existiría nada, por cuanto es la base para crear estrategias, planes y programas para la subsistencia de cualquier actividad”.(Pág.23).

La información se obtiene por medio de la comunicación, verbal o escrita, esta implica el uso de un código y un medio. La comunicación es el proceso que ha permitido al hombre desde tiempos muy remotos la interacción con los semejantes,relacionarse con el ambiente en el cual se desenvuelve, para dejar al descubierto la importancia fundamental de dicho proceso par el desarrollo individual y para el progreso colectivo, que entraña una complicada red de relaciones de las cuales unas se producen entre sujetos y otras entre objetos.

En la actualidad la comunicación constituye un complejo proceso de transmisión y recepción de ideas, información y mensajes, razón por la cual desempeña una destacada función en cualquier tipo de organización, convirtiéndose en un instrumento por medio de cuyo uso la dirección de una organización la conduce a la obtención de los fines por lo que:

Panszi, (2.004) establece “Una sana comunicación con base en la capacitación de escuchar produce mayor productividad en las empresas”. (Pág.: 126).

Pero esta enredada malla de relaciones se complica aun mas, cuando la familia es administradora de una empresa, por lo que constituye el refugio donde se puede gestar una comunicación mas sena, efectiva y confiable por el mismo riesgo exponer o simplemente desencadenar los mas fuertes conflictos familiares, debido a que el intercambio es como una sinfonía, es la textura de la relación. Cuando la comunicación entre los miembros de la familia es sólida y saludable, las relaciones de trabajo son fluidas, al tiempo que se utiliza su capacidad creativa y empresarial, pero si es discordante o, peor aun, se torna en creencias y posturas rígidas entre los miembros de la familia, entonces no solo están en problemas la familia y el negocio, sino que la autoestima y la visión personal del mundo, pueden convertirse en rígido sistema de creencias que bloquea la mejoría y el crecimiento de todo lo que los rodea.

Los negocios familiares están frecuentemente unidos a numerosos conflictos noresueltos, con viejos sentimientos de dolor y rabia, a menudo , los miembros de los negocios familiares sienten que simplemente deben aceptar los errores(y algunas veces las traiciones) por un sentido de lealtad y, por tanto, deben continuar la relación de negocios, pero los sentimientos quedan ahí.

Estos intereses difieren a la concepción económica de la empresa, sin embargo, establecer una comunicación fluida y productiva no es tarea fácil, debido a que las personas tienden a ver las cosas desde su propia perspectivas, eluden el tema empresarial en las reuniones familiares y además quieren manifestar los sentimientos, para tener en cuenta que en la misma confluyen dos ámbitos: empresa y familia, con valores totalmente diferentes.

En relación a lo anteriormente expuesto, se puede expresar que en cualquier tipo de organización, sea cual fuere los integrantes de la dirección o alta gerencia, son centros de decisión, por que reciben y procesan información de diversa indote y por distintos canales que producen resultados en forma de decisiones, las cuales son producto de la interacción de la información entrante a estos miembros con un conjunto de parámetros muy individuales en cada situación y la misma tiene que tener una efectividad, es decir, la relación entre el resultado y la expectativa que se plantee la empresa, tal es el caso de Representaciones Santiago, donde los miembros de la familia han asumido la gerencia y dirección de la empresa , logrando que esta abarque mas aya del mercado que le corresponde.

Actualmente esta organización no escapa de problemas como diferencias de percepción en lo que se delega, falta de comunicación efectiva, entendimiento y reacciones emocionales que generan desconfianza, inestabilidad, decisiones inadecuadas, resistencia alos cambios introducidos en la organización. En este sentido todo lo anteriormente mencionado puede ser causado por no tener establecidas las normas por las cuales regirse los mismos, la lucha de poder, desequilibrio entre las necesidades de liquidez de la familia, conflictos entre los familiares, entre otros.

De seguir dicha situación, la estructura social de la empresa familiar puede desintegrarse, creando un caos familiar, que puede afectar no solo el medio familiar, sino también los empleados que forman parte de esta organización. Por esta razón se hace imperante la urgente necesidad de buscar posibles soluciones que proporcionen fluidez al proceso de comunicación organizacional, y permita mantener a flote la empresa en el exigente mercado de consumo de gas domestico.

De acuerdo con lo anterior, se hace necesario realizar la presente investigación para analizar la efectividad de la comunicación en la empresa familiar de Representaciones Santiago, con el fin de guiar las actividades de los miembros de la organización hacia el logro de los objetivos organizacionales e individuales de las partes, al tratar asuntos relacionados con la comunicación.

Esto ha motivado a la ejecución de la presente investigación, para lo cual se ha plateado las siguientes interrogantes:

sQue tipo de comunicación es utilizado por los empleados que laboran en la empresa Representaciones Santiago; en el cumplimiento de sus funciones?

sCuáles son las bases teóricas que sustentan el proceso de comunicación?

sCuál es el nivel de conocimiento que posee el recurso humano de la organización y su relaciona con la efectividad de la comunicación en las empresas familiares?

sCuáles son los elementos esenciales del proceso de comunicación, para la realización de la misma enRepresentaciones Santiago?

sCuáles son las condiciones necesarias parea une buena comunicación, que permitan el conocimiento de lo que se quiere comunicar y el entendimiento de lo que los demás comunican?

Luego de justificadas estas interrogantes se tendrán los elementos necesarios para establecer recomendaciones con la intención de contribuir a solventar la problemática existente.

1.2.- DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA

La investigación se .centra en la Empresa Representaciones Santiago, ubicada en la avenida 5 frente al taller Santo Domingo Santa Bárbara del Zulia, Estado Zulia

El tiempo utilizado para la investigación comprende el lapso entre los meses de Enero a Abril del año dos mil seis (2.006), durante el cual se recopila la información mediante la aplicación de las técnicas e instrumentos que se diseñaron para tal fin.

El alcance de la investigación, abarca toda la empresa debido a que la comunicación que es la problemática que se esta abordando, cubre todos los aspectos de la empresa, por ser el mecanismo que se utiliza para distribuir la información dentro de ella

1.3.- FORMULACIÓN DE LOS OBJETIVOS

1.3.1.- OBJETIVO GENERAL

Evaluar la efectividad de la comunicación en la Empresa Representaciones Santiago, para establecer las estrategias que permitan mejorar la fluidez de la misma.

1.3.2.- OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Diagnosticar el proceso de comunicación existente en la empresa, para detectar las necesidades que presenta.
• Diseñar las estrategias que regirán el proceso de comunicación, para estandarizar el flujo de información dentro de la empresa.

• Determinar la importancia de la comunicación en la toma de las decisiones de la empresa.

1.4.- JUSTIFICACIÓN

La comunicación es un proceso tanimportante en la vida diaria, que no puede quedar de lado cuando se estudian los diversos procesos conductuales que ocurren dentro de une organización. Dado que es un elemento sustancial del diario convivir, ocurren también un gran numero de problemas que tienen que ver con la comunicación, pero cabe destacar que, en general, a las personas le resulta difícil reconocer que la mala comunicación reduce las posibilidades de éxito.

Hoy, las empresas enfrentan el reto de lograr mas con menos. Ello implica manejar las variables.

Según Reyes (2.003) “Por una parte incrementar la productividad, mejorando las ventas y los ingresos y por otra, aumentar la eficiencia, simplificando los procesos, a fin de controlar y reducir costos” (Pág. 52).

De allí, la importancia de mantener a todo el personal informado de los cambios y acontecimientos que puedan suceder en las organizaciones para que la optimización de los procesos del negocio y su alineación con las metas sean las mas idóneas. De esta forma, las empresas estaban en capacidad de responder más rápidamente a los cambios en las condiciones del mercado para detectar y aprovechar las oportunidades que se presentan.
Por lo tanto, la capacidad para la comunicación se ha convertido en un medio para adaptarse a todo cambio de manera positiva y constructiva. Aceptar que el cambio tiene que empezar por la formación., es una de las claves para asimilar el proceso de cambio y mejorar como personas, en esto radica la importancia de la presente investigación.

Se justifica por que permitirá dar a conocer la realegad de la empresa que incluye, los intercambios de formación, los vínculos formales e informales dentro del personal, dando lugar a que, de acuerdo con la jerarquía, todos estén infundidos con el espíritu y culturade la empresa. La realidad y la comunicación conforman la identidad de la empresa, es decir, como se ve y se siente a si misma. El presente estudio reviste de trascendental, debido a que el mismo además de proporcionar soluciones alternativas en cuanto al proceso de comunicación, tipos, canales, medios empleados en las ya tan comunes empresas familiares, también permite formular lineamientos de comunicación efectiva para el logro de los objetivos y por ende obtener los resultados propuestos, de la misma manera mejorara el proceso de transmitir información y el de toma de decisiones en la empresa.

CAPITULO II

MARCO REFERENCIAL

2.1.- ANTECEDENTES HISTÓRICOS DE LA INVESTIGACIÓN

La Empresa Representaciones Santiago, no ha sido objeto de ningún tipo de estudio de esta naturaleza, por lo que el mismo se convierte en pionero, es por ello que se tuvo que acudir a otras fuentes externas que puedan aportar información al respecto es así como encontramos las realizadas por los siguientes investigadores:

Andrade, Pirela y Valbuena (2.002), Quienes realizaron un modelo para mejorar la comunicación en Materiales Andinos C.A., el cual tuvo como objetivo mejorar las relaciones personales y laborales de Materiales Andinos C. A., la metodología usada fue descriptiva, documental y de campo, la muestra estuvo conformada por 15 empleados. Este estudio guarda relación con la presente investigación, por cuanto los autores tratan aspectos relacionados con la comunicación en las organizaciones, de los cuales algunos fueron tomados en cuenta para la conformación del marco referencial así como para la estructuración de la propuesta.

Moran (2.004) quien realizo un trabajo de investigación denominado La comunicación en el desarrollo del clima organizacional de la empresa
Banco Sofitasa,agencia Santa Cruz de Mora, Estado Mérida .la cual tiene como objetivo., Analizar el proceso de comunicación del personal en el Banco Sofitasa, Santa Cruz de Mora, para proponer estrategias que mejoren el desarrollo del clima organizacional en la entidad financiera, la metodología empleada fue de campo y descriptiva, la muestra estuvo conformada por 8 personas. Esta investigación se relaciona con el presente estudio por contener información referente a la comunicación y al diseño de estrategias comunicacionales, la cual contribuyo a la conformación del marco teórico y a la manera de cómo adaptar las políticas comunicacionales a las necesidades de la empresa en cuestión.

2.2. Fundamentación Teórica

La fundamentación teórica constituye el basamento en el cuál se sustenta la investigación que se realizó.

Permitió ubicar el tema de estudio dentro de las teorías existentes, los elementos que fueron utilizados para el desarrollo de la investigación, sus basamentos legales.

2.2.1. Bases Filosóficas

Énfasis en las personas

Con el enfoque humanístico la teoría administrativa sufre una verdadera revolución conceptual: la transferencia del énfasis antes colocado en la tarea (por la administración científica) y en la estructura organizacional (por la teoría clásica de la administración) al énfasis en las personas que trabajan o participan en las organizaciones. Con el enfoque humanístico, la preocupación por la máquina, por el método de trabajo y la preocupación por la organización formal, los principios de administración aplicables a los aspectos organizacionales ceden prioridad a la preocupación por el hombre y su grupo social: de los aspectos psicológicos y sociológicos.

Chiavenato (1987) el enfoque humanístico ocurre con la aparición de la teoría delas relaciones humanas, en los Estados Unidos, a partir de la década de los años 30. Esta surgió en la primera década de este siglo y está dirigida principalmente hacia dos aspectos básicos que ocuparon dos etapas de su desarrollo: el análisis del trabajo y la adaptación del trabajador a éste, la adaptación del trabajo al trabajador. (Pág. 103).

Con la llegada de la teoría de las relaciones humanas un nuevo lenguaje denomina el repertorio administrativo: se habla ahora de motivación, liderazgo, comunicación, organización informal, dinámica de grupo, etc. Los antiguos conceptos clásicos de autoridad, jerarquía, racionalización del trabajo, departamentalización, principios generales de administración, etc. Pasan a ser duramente criticados. El método y la maquina pierden la primacía a favor de la dinámica de grupo. La facilidad humana pasa a ser vista bajo un ángulo completamente diferente, pues el homo economicus cede el lugar para el hombre social. Esa verdadera revolución en la administración ocurrió justamente en los inicio de la Segunda Guerra Mundial, resaltando el carácter democrático de la administración. El énfasis en las tareas y en la estructura es sustituido por el énfasis en las personas.

El segundo enfoque humanista, la teoría del comportamiento o escuela del comportamiento organizacional, surgio con el libro de Herbert a. Simon, o comportamiento administrativo, publicado en 1947, en el cual el autor desarrolla una teoría de las decisiones según la cual la decisión es mucho más importante que la ejecución posterior. A partir de ahí las empresas se conciben como un sistema de decisiones en donde las personas perciben, sienten, decienden y actúan definiendo sus comportamientos frente a las situaciones que enfrentan. Expresa que la administración no puedeolvidar estos aspectos del comportamiento.

Chiavenato (2001) El enfoque del comportamiento en la organización proviene directamente de la escuela de las relaciones humanas y mantiene la tradición de poner en segundo plano los aspectos estructurales y dedicarse por completo a los aspectos del comportamiento. Este enfoque reúne una gran constelación de autores muy conocidos, e intenta desarrollar y comparar estilos de administarción capaces de potenciar las motivaciones individuales de los mienbros de las organizaciones y reducir las incongruencias y los conflictos entre los objetivos organizacionales y los objetivos individuales de los miembros. (Pág.21).

Esta dos teorías tienen relación con la investigación, debido a la evolución de las organizaciones, las empresas de hoy se enfoca en la conducta de las personas. Los individuos dentro de las organizaciones participan en grupos sociales y se mentien en una constante interación sociales. Es por esto que para explicar y justificar el comportamiento humano de las organizaciones, la teoria de las relaciones humanas se encargo de estudiar esa interacción social.

Relaciones Humanas son las acciones y actitudes desarrolladas por los contactos entre personas y grupos. Para que exista una buena relación entre las personas y grupo debe existir una comunicación eficaz, y para que esta se de, las empresas deben contar con un personal que se sienta motivado por sus lideres con la finalidad de realizar su trabajo en equipo con una atmosfera armoniosa donde los individuos se sientan agustos al realizar sus labores.

2.2.2. Bases Teóricas

Las bases teóricas son un conjunto de conceptos y fundamnetaciones ya conocidas en una disciplina, constituyen un enfoque determinado, dirigido a explicar el fenómeno o problemaplanteado.

Permite organizar los datos de la realidad para lograr nuevos conocimientos sobre la base de la investigación.

Proceso Administrativo

El estudio de las funciones de una empresa ha sido uno de los fundamentos de la teoría administrativa. La visión de Fayol de sistematizar las tareas de la empresa en un proceso administrativo revoluciono la administración. La importancia de las funciones de planeación, organización, dirección y control es la versión más aceptada actualmente de la propuesta de Fayol: es una visión de la tarea directiva.

Chiavenato (2001)expresa que cuando se toma en conjunto, en un enfoque global para alcanzar objetivos, conforman el proceso administrativo. Proceso es cualquier fenómeno que represente cambio continuo en el tiempo o cualquier operación que tenga cierta continuidad o secuencia. El proceso administrativo no es sólo una simple secuencia ni un ciclo repetitivo de funciones- planeación, organización, dirección y control-, sino que conforma un sistema en el que todo es mayor que la suma de las partes, gracias al efecto sinérgico. (Pág. 132).

Ambiente Externo

Entrada Salida

Insumo Resultados

Fuente: Proceso Administrativo. Idalberto Chiavenato.

• Planeación

Es la selección de metas y objetivos, estrategias, políticas, programas y procedimientos para lograrlos; además nos sirve de ayuda para loma de decisiones; selección de un curso de acción entre varias opciones.

• Organización

Es una unidad coordinada que consiste de por lo menos dos personas quienes trabajan hacia una meta o metas en común.

• DirecciónFunción de los administradores que implica el proceso de influir sobre las personas para que contribuyan a las metas de la organización y del grupo; se relaciona principalmente con el aspecto interpersonal de la administración.

• Control

Consiste en medir, corregir el desempeño individual y organizacional para asegurar que los acontecimientos se adecuen a los planes. Implica medir el desempeño con metas y planes; mostrar donde existen desviaciones de los estándares y ayudar a corregirlos.

Dirección en las Organización

El nivel institucional corresponde al nivel más elevado de la empresa y se sitúa en la periferia de la organización, es decir, en la capa organizacional de la empresa que se enfrenta a un ambiente externo. En este nivel los administradores son responsables de las relaciones entre la empresa y el ambiente externo y trazan la estrategia empresarial más adecuada para alcanzar los objetivos pretendidos por la empresa. La dirección que lleva acabo un administrador en una organización supone la utilización para ejercer su papel de dirigir a los demás: la autoridad, el poder y la influencia.

Harold (1998) define la dirección como el proceso consistente en influir sobre las personas para que contribuyan al cumplimiento de las metas organizacionales y grupales. Tal como quedará de manifiesto en las exposiciones sobre esta función, las ciencias de la conducta realizan su mayor contribución a la administración en esta área.

Al analizar los conocimientos pertinentes sobre la dirección, la cual sirve a los administradores para ayudar a las personas a darse cuenta de que pueden satisfacer sus necesidades y utilizar su potencial y contribuir al mismo tiempo al cumplimiento de los propósitos de la empresa. Por lo tanto, los administradoresdeben conocer los papeles que asume a la gente, así como la individualidad y personalidad de ésta. (Pág.498).

Motivación

Para comprender el comportamiento humano es fundamental conocer la motivación humana. La motivación se relaciona con el sistema de cognición del individuo. Cognición o (conocimiento) representa lo que las personas saben respecto de si misma y del ambiente que las rodea.

Las personas son diferentes entre si en lo referente a la motivación. Las necesidades humanas que motivan el comportamiento humano produce patrones de comportamiento que varían de individuo a individuo. Aún más, tanto los valores y sistemas cognitivos de las personas como las habilidades para alcanzar los objetivos personales son diferentes.

Harold (1998) expresa que la motivación es un término genérico que se aplica a una amplia serie de impulsos, deseos, necesidades, anhelos y fuerzas similares. Decir que los administradores motivan a sus subordinados es decir que realizan cosas con las que esperan satisfacer esos impulsos y deseos e inducir a los subordinados a actuar de determinada manera.

Las motivaciones humanas se basan en necesidades, ya sea conciente o inconscientemente experimentadas. Algunas de ellos son necesidades primarias, como los requerimientos fisiológicos de agua, aire, alimentos, sueño y abrigo. Otras pueden considerarse secundarias, como la autoestima, el estatus, la asociación con los demás, el efecto, la generosidad, la realización y la afirmación personal. Naturalmente estas necesidades varían en intensidad y en el transcurso del tiempo entre diferentes individuos. (Pág.501).

Liderazgo

Para que una empresa o un departamento produzca resultados, el administrador debe desempeñar funciones activadoras.

Entre estasobresale el liderazgo y el empleo adecuado de incentivos para obtener motivación. Ambos requieren la comprensión básica de las necesidades humanas y los medios de satisfacer o canalizar estas necesidades. El administrador debe conocer la motivación humana y saber conducir las personas y saber conducir a las personas, es decir, liderar.

El liderazgo es necesario en todos los tipos de organización humana, en especial en las empresas y en cada uno de los departamentos. Así mismo, es esencial en todas las demás funciones de la administración: planeación, organización, dirección y control. Sin embargo es más importante en la función de dirección, que toca más de cerca de las personas.

Chiavenato (2001) dice que el liderazgo es la influencia interpersonal ejercida en determinada situación, para la secuencia de uno o más objetivos específicos mediante el proceso de comunicación humanista. El liderazgo es un fenómeno social, un tipo de influencia, que ocurre exclusivamente en grupos sociales. La influencia es una fuerza psicológica que incluye concepto de poder y autoridad, y se refiere a las maneras de introducir cambios en las personas o grupos de personas.

Robbins (1987). Expresa que Blake y Mouton inventaron una representación gráfica de la concepción bidimensional del estilo de liderazgo. Ellos propusieron una cuadricula gerencial basada en los estilos de “interés por la gente” e “interés por la producción”. La cuadricula gris gerencial no contiene los resultados conseguidos si no los factores dominantes en un pensamiento del líder en relación con la observación de resultados.

Conforme a los resultados de Blake y Mouton, los lideres alcanzan el máximo nivel de rendimiento en un estilo 9.9 en contraste con el líder 9.1 que son (autoritarios) o el líder 1.9(tipo sociable). Por desgracia, la cuadricula ofrece un marco de referencia para conceptualizar el estilo del liderazgo para presentar nuevas influencia tangible al esclarecer el dilema del liderazgo pues hay poca evidencia segura que apoye la conclusión de que el estilo 9.9 es el más eficaz en todos los casos. (Ver anexo Ns 3).

Cabe destacar que estos temas a los cuales se le da una breve introducción sé incorporar a esta investigación, ya que los mismos son de gran importancia para que se efectuara una comunicación eficaz y pare que esta sé de dentro de una organización debe existir un personal motivado o incentivado por un líder el cual es el encargado de motivar a los mismos para logra los objetivos propuestos basándose en el proceso administrativo definido anteriormente.

Comunicación

La comunicación se explica en todas las funciones administrativas, pero es particularmente importante en la función de dirección, ya que representa el intercambio de pensamientos e información para proporcionar comprensión y confianza mutuas además de buenas relaciones humana. La comunicación implica intercambio de hechos, ideas, opiniones y emociones entre dos o más personas; también se define como interrelación mediante palabra, letras, símbolos o mensaje como medio para que los miembros de una organización compartan significados y comprensión con los demás.

Toda comunicación implica transacción entre personas. La comunicación es un “proceso de pasar información y comprensión de una persona a otra”. En esencia, es un puente de significados entre las personas. Una persona sola no puede comunicarse; solo cuando una o varias personas reciben el mensaje, se puede completar el acto de comunicación. Básicamente la comunicación es un intercambio de información que debetransmitirse y comprenderse en la empresa.

Gibson, Ivancevich y Donnelly (1990. La palabra comunicación se deriva del latín communist, que significa común () La comunicación se puede definir como la transmisión de información y entendimiento mediante el uso de símbolos comunes. , (Pág.417).

Teniendo presente estas definiciones, puede afirmarse que existe una comunicación efectiva cuando hay un entendimiento común entre la persona que transmite una idea y aquella que la recibe. Estas definiciones son aplicables a las relaciones interpersonales en general.

Por otra parte, al referirse a la comunicación como un elemento integral de las organizaciones, se define con mayor precisión de las siguientes formas:

Kreps (1995). La comunicación es la fuerza social que permite a los individuos trabajar de manera cooperativa hacia el logro de metas mutuamente reconocidas. , (Pág. 5).

Stoner y otro (1989). La comunicación es el proceso mediante el cual se cumplen las funciones gerenciales de planeación, organización, dirección y control, (Pág. 567). Las acepciones anteriores demuestran que la comunicación es la columna vertebral que relaciona a los miembros de las organizaciones y sus actividades, a fin de lograr los objetivos establecidos.

Importancia de la Comunicación

Koontz y otros (1988), indican que la comunicación es esencial para el funcionamiento interno de las empresas, debido a que integra las funciones de administración; él considera que la comunicación se requiere específicamente para:

1. Establecer y divulgar las metas de la empresa.
2. Elaborar planes para su logro.
3. Organizar los recursos humanos y de otro tipo, efectiva y eficientemente.
4. Elegir, desarrollar y evaluar a los miembros de la organización.
5. Dirigir,conducir, motivar y crear un clima en el que las personas desean contribuir.
6. Controlar el desempeño.
Así como la comunicación facilita el desempeño de las funciones administrativas en el ambiente interno de las empresas, también relaciona a las organizaciones con su ambiente externo. Mediante ella los administradores obtienen información que les permite conocer las necesidades de sus clientes, la disponibilidad de proveedores, los reglamentos gubernamentales y otros. Dicha información les permitirá funcionar como un sistema abierto.

Koontz y otros (1994). Estas experiencias demuestran que el éxito o fracaso de una organización dependen en gran medida, de la comunicación.

Según Stoner y otros (1989), la comunicación es muy importante por tres motivos principales:

• La comunicación representa la hebra común para los procesos administrativos de planificación, organización, dirección y control.

• Las habilidades efectivas para la comunicación permiten que los gerentes aprovechen la amplia gama de talentos que existe en el mundo pluricultural de las organizaciones. Las comunicaciones se pueden perfeccionar enfrentando los retos que presentan la globalización de los negocios.

• Los gerentes dedican la mayor parte de su tiempo a comunicarse, ya sea frente a frente, telefónica o electrónicamente, con empleados, supervisores, proveedores o clientes.
• Cuando no están hablando con otros, los gerentes quizás están redactando o dictando memorandum, cartas o informes, o están leyendo las comunicaciones de este tipo que han recibido.

Tipos de Comunicación

La comunicación en la organización es de diferentes tipos, cada uno con características especiales que es necesario distinguir para su uso apropiado.

Para Koontz y Weihrich (1994), un tipo decomunicación es la Verbal, la cual puede presentarse de dos formas:

• Comunicación Escrita

Tiene la ventaja de suministrar registros, referencias y defensas legales; además permite preparar un mensaje con todo cuidado y luego dirigirlo a un gran público mediante correo masivo, también puede fomentar la uniformidad de políticas y procedimientos, y en algunos caso reducir costos. Sin embargo, tiene la desventaja de crear montañas de papeles y no suele proporcionar retroalimentación inmediata.

• Comunicación Oral

Esta puede ocurrir en una reunión cara a cara, entre dos personas o en la presentación de un administrador ante un gran auditorio; puede ser formal o informal y planeada o accidental. Su principal ventaja es que permite un rápido intercambio con retroalimentación inmediata, las personas pueden hacer preguntas, aclarar cualquier aspecto y observar la reacción de su interlocutor. Por otra parte, tiene sus desventajas: en algunos casos las reuniones en las que no se obtienen resultados favorables pueden ser costosas en términos de tiempo y dinero.

A juicio de Robbins (1994), otro tipo de comunicación es la No Verbal, ésta incluye los movimientos corporales, los tonos de voz, el énfasis de las palabras, las expresiones del rostro y la distancia física entre el emisor y el receptor.

Chiavenato (2001) expresa que la comunicación se agrupa o clasifica en varias categorías para estudiarlas, analizarlas, y compararlas. Desde el punto de vista del estudio y patrón del flujo organizacional, la comunicación puede ser:

• Formal

Una comunicación es formal cuando se relaciona con la organización. Esta se da cuando el mensaje se envía o trasmite y se recibe a través de un patrón de autoridad determinado por la jerarquía la empresa,comúnmente denominada cadena de jerarquía.

• Informal

Esto ocurre fuera de los canales formales de comunicación, mediante formato oral o escrito. El sistema de comunicación informal en una empresa se denomina “racimo de uvas”, por su evidente crecimiento y desarrollo casual en cadenas de segmentos formados por los grupos sociales. (Pág.329).

Proceso de la Comunicación

El sistema de comunicación incluye, como mínimo, dos personas o dos grupos: el emisor (fuente) y el receptor (destino), es decir, quien envía la comunicación y quien la recibe. La fuente constituye el punto inicial, y el destino, el punto final de la comunicación. Entre ellos existen cuatro componentes más del proceso: el transmisor, el canal, el receptor y el ruido. Veamos los seis componentes del sistema comunicación:

Fuente

Representa a la persona, cosa o proceso que emite o provee los mensajes por intermedio del sistema. El emisor crea una idea o escoge una hecho para comunicarlo, lo cual pasa hacer el contenido de la comunicación, es decir, el mensaje con determinado significado. El emisor organiza su idea o mensaje mediante una serie de símbolos, señales o códigos para comunicarlo a otra persona (destino).

Transmisor

Indica el medio, proceso o equipo (voz, teléfono, carta, etc.) que codifica o transporta el mensaje a través de algún canal hasta el receptor (destino) que debe recibirlo. En principio, todo transmisor es un codificador de mensaje.

Canal

Es el espacio intermedio entre el trasmisor y el receptor, que generalmente constituyen dos puntos distantes.

Receptor

Proceso o equipo que capta y recibe el mensaje en el canal. En consecuencia, el receptor decodifica el mensaje para colóralo a disposición del destinatario.

DestinatarioIndica la persona, cosa o proceso a quien se destina el mensaje, en el extremo final del sistema de comunicación.

Ruido

Perturbación indeseable que tiende a distorsionar y alterar de manera impredecible los mensajes transmitidos. El concepto de ruido incluye las perturbaciones internas presentes a lo largo de los diversos componentes del sistema, como el caso de perturbaciones en el transmisor (voz roca o vocalización defectuosa, teléfonos cruzados, carta ilegible, etc.) o el receptor (sordera, dificultad de lectura, etc.) por otra parte, la palabra interferencia sirve para demostrar una perturbación externa al sistema, que influye negativamente en su funcionamiento. En un sistema de comunicación, toda fuente de errores o distorsiones ésta incluida en el concepto de ruido.

La retroinformación (retroalimentación) constituye un elemento importante en el sistema de comunicación. Cuando existe retroinformación, la comunicación es bilateral y ocurre en los sentidos. Cuando no hay retroinformación, la comunicación se hace en un solo sentido y no existe retorno, de modo que la fuente no puede conocer el resultado. La retroinformación no garantiza la eficacia de la comunicación pero aumenta su precisión y tiene la ventaja de producir confianza en ambas partes, ya que permite conocer los resultados.

Barreras de la Comunicación

Casi siempre, el proceso de comunicación sufre trabas, bloqueos, dificultades y restricciones, debido a barreras que surgen entre los emisores y receptores. Estas barreras son restricciones y limitaciones presentadas dentro de las etapas del proceso de comunicación, las cuales impiden que algunas señales emitidas por la fuente lleguen nítidas a su destino. La cual esta representada por:

Filtración

Manipulación deinformación, según las intenciones del emisor. Generalmente ocurre en la comunicación verbal ascendente. Por ejemplo, cuando un gerente le dice a su jefe lo que piensa que este desea oír, esta filtrando información. Esto sucede muy a menudo en las empresas a medida que la información llega a los ejecutivos de rango superior, va siendo condensada y sintetizada por los subordinados para que los ejecutivos no se vean abrumados por el exceso de información. El principal determinante de la filtración es el número de niveles en la estructura de una corporación. Cuanto más niveles verticales haya en una jerarquía, más posibilidades habrá de filtración.

Percepción selectiva

En el proceso comunicativo, ven y oyen de modo selectivo basándose en sus necesidades, motivaciones, experiencias educación y otras características personales. También proyectan sus intereses y expectativas personales en la comunicación al irla descifrando.

Emociones

El estado de animo del receptor en el momento en que le llaga un mensaje incidirá en la interpretación que el dé. Un mismo mensaje recibido cuando éste enojado o perturbado será interpretado en forma distinta a cuando su estado de ánimo sea neutral.

Las emociones extremas, como el gozo y la depresión, fácilmente obstaculizan una buena comunicación. En tales casos, estamos propensos a dejarnos llevar por la emoción más que por procesos del pensamiento racional y objetivo.

Lenguaje

La palabra significa cosas diferentes para cada persona. “El significado de la palabra no está en ella sino en nosotros”. La edad, escolaridad y sistema cultural son tres de las variables más obvias que inciden en el lenguaje que utiliza el sujeto y en las definiciones que damos a las palabras.

El lenguaje de un profesor universitario será muydistinto al que un estudiante de primaria. A este último le resultará difícil en extremo entender gran parte del vocabulario del profesor. Desde luego el problema del lenguaje afecta por igual al emisor y receptor.

Los empleados de una organización provienen de diversos medios. Además, el agrupamiento de ellos en departamentos crea especialistas que desarrollan su jerga o lenguaje técnico. En grandes empresas, los miembros presentan gran dispersión geográfica (a veces incluso trabajan en distintos países) y en cada región utilizaran frases y términos exclusivos de ellos.

El problema del lenguaje reside que los integrantes de una organización casi nunca saben cómo otros, con quienes interactúan han modificado el lenguaje. Los emisores tienden a suponer que las palabras y términos que utilizan tienen el mismo significado para ellos y para el receptor. Y como no es así, se originan dificultades en al comunicación.

Superación de las Barreras

Robbins (1987) expresa que, dado a que existen barreras contra la comunicación a continuación se indicaran recomendaciones que servirán para hacer más satisfactoria la comunicación, (Pág.216).

Usar la retroalimentación

Muchos problemas de la comunicación se deben a malos entendidos e interpretaciones incorrectas. Uno y otros tienden a presentarse con menor frecuencia si se cerciora uno de que el circuito de retroalimentación se usa en el proceso de la comunicación.
La retroalimentación representa así misma otra forma más sutil que la pregunta directa o la síntesis del mensaje por el receptor. Los comentarios generales hechos por él pueden dar al emisor una buena idea de la reacción que suscitó el mensaje. La cual representa importantes forma de retroalimentación más sutiles.

Simplificar el lenguajeComo el lenguaje puede ser una barrera, el emisor procurará estructurar el mensaje de manera que sea claro y comprensible. Hay que escoger con mucho cuidado las palabras. El emisor tiene la obligación de simplificar su lenguaje y tener en cuentas los destinatarios del mensaje, de modo que el lenguaje sea compatible con los receptores.

Recuérdese que la comunicación eficaz se logra cuando el mensaje se recibe y entiende. La comprensión mejora al simplificar el lenguaje utilizado, teniendo presente la audiencia a la que esta destinado.

Escuchar activamente

Cuando alguien habla, nosotros oímos. Pero muchas veces no escuchamos. Escuchar es la búsqueda activa de significados, mientras que oír es pasivo. Cuando uno escucha, dos personas están pensando: el receptor y el emisor. Escuchar activamente mejora cuando el receptor adquiere empatía con el emisor; es decir, cuando trata de ponerse en el lenguaje del emisor.

Como los emisores tienen diferentes actitudes, intereses, exigencias y expectativas, la empatía facilita la comprensión de contenido real de un mensaje. Un oyente empático se reserva al juicio sobre el mensaje y escucha con atención lo que sé esta diciendo. El objetivo es mejorar la capacidad de captar el significado integral de la comunicación, sin dejar que la deformen los juicios prematuros ni las interpretaciones.

Controlar las emociones

Seria ingenuo suponer que siempre nos comunicamos en una forma totalmente objetiva y racional. Sabemos por experiencia personal que las emociones pueden oscurecer y distorsionar mucho la transmisión de significado. Si algo nos tiene emocionalmente perturbados, estamos más propensos a interpretar erróneamente los mensajes que nos lleguen, y también es posible que no expresemos con claridad y precisión loque queremos enviar. sQué podemos hacer s lo mejor es aplazar la comunicación explicita hasta que recobremos la compostura?

Propósito de las Comunicaciones

Chiavenato (2001) expresa que la comunicación constituye una de los aspectos básicos de las actividades gerenciales. Si administrar es lograr que las personas cumplan las tareas, y que se ejecuten con eficiencia y eficacia, es necesario comunicarle constantemente qué debe hacerse, cómo, cuándo, cuánto, etc. Igualmente, debe conocer como marcha el proceso, para que dispongan de una información (retroalimentación) respecto de su desempeño.

La comunicación como actividad gerencial, es decir, como proceso mediante el cual el gerente garantiza la acción de las personas para promover la acción empresarial, tiene dos propósitos principales:
a. Proporcionar la información y la compresión necesarias para que las personas puedan cumplir sus tareas.

b. Proporciona las actitudes necesarias que promuevan la motivación, la cooperación y la satisfacción en los cargos.

En conjunto estos dos propósitos promueven un ambiente que conduce a lograr espíritu de equipo y mejor desempeño en las tareas. , (Pág.328).

Comunicaciones Interpersonales

Gibson y otros (2001) dicen que dentro de una organización, la comunicación fluye de individuo a individuo en ambientes de grupo o cara a cara. Tales flujos llamados comunicaciones interpersonales, puede variar desde ordenes directas a expresiones casuales.

La comunicación interpersonal es el medio primario de la comunicación administrativa; en un día típico, cerca de tres cuartos de las comunicaciones del gerente ocurren en interacciones caras a cara. (Pág.458).

Gibson y otros (2001). El estilo interpersonal se refiere a cómo un individuo prefiererelacionarse con otros. El hecho de que de la relación interpersonal involucra la comunicación indica la importancia del estilo interpersonal.

Comenzamos por reconocer que la información está contenida en uno misma y por otros, pero que ninguno de nosotros conoce completamente esa información. Las combinaciones diferentes del conocimiento y del no conocer la información relevante se muestran en el anexo. La figura popularmente conocida como la ventaja Johari, identifica cuatro combinaciones, o regiones, de información conocidas y desconocidas por uno mismo y otros.

1. La arena: La región más conductiva a las relaciones interpersonales y a la comunicación es la arena. En este ambiente, ambos, el comunicador y (uno mismo) y los receptores y (otros), conocen toda la información necesaria para realizar una comunicación efectiva. Para que un intento comunicacional este en la arena, las partes involucradas deben compartir sentimientos idénticos, información, creencias y destrezas. Ya que la arena es el área de común entendimiento, mientras más grande sea, más efectiva será la comunicación.

2. El punto ciego: Cuando la comunicación es conocida por otros pero no por uno mismo, ocurre un punto ciego. Esto constituye un punto débil para uno, ya que uno puede difícilmente comprende las conductas, decisiones o potenciales de otros sin contar con la información acerca de en qué esta basado. Otros tienen la ventaja de conocer sus propias reacciones, sentimientos, percepciones, etc., mientras que uno mismo las desconoce.

3. La fachada: Cuando la información es conocida por uno mismo pero desconocida por otros, una persona (uno mismo) puede recurrir a comunicaciones superficiales, esto es presentar un “frente falso”, o fachada. La información que percibe como potencialmente perjudicial a unarelación o que la mantenemos por medio, deseo de poder o cualquier otra razón, constituye la fachada. Tal situación es particularmente dañina cuando un subordinado “sabe” y el superior inmediato “no sabe”. La fachada así como el punto ciego, disminuyen la arena y reducen la posibilidad de la comunicación efectiva.

4. Lo desconocido: Esta región constituye esa parte de la relación donde la información relevante no es conocida por uno mismo ni las otras partes. Como frecuentemente se estipula, “yo no los entiendo y ellos no me entienden”. Es fácil ver que la comunicación interpersonal es pobre bajo tales circunstancias. Las circunstancias de esta clase frecuentemente ocurren en las organizaciones cuando los individuos especialidades diferentes deben comunicarse para coordinarse lo que hacen.

Estrategias Interpersonales

Indica que un individuo puede mejorar sus comunicaciones interpersonales al utilizar dos estrategias de exposición y de retroalimentación. Estas estrategias son:

Exposición

Incrementa el área de la arena al redecir el área de fachada que requiere que el individuo sea abierto y honesto al compartir la información con otros. El proceso que uno mismo utiliza para incrementar la información conocida por los otros es llamado exposición, ya que a veces deja a uno mismo en una posición vulnerable. Exponer los verdaderos sentimientos de uno mismo al “decirlo como es” frecuentemente involucraran riesgos.

Retroalimentación

Cuando uno mismo no conoce o comprende, se puede desarrollar una comunicación más efectiva a través de la retroalimentación de eso que saben. Así, el punto ciego puede ser reducido, con un incremento correspondiente en la arena. Desde luego, si podemos usar la retroalimentación, depende de la voluntad del individuo para“escuchar” y de la voluntad de los otros para entregarla. Obtener la retroalimentación depende de la cooperación activa de los otros, mientras que la exposición requiere de la conducta activa del comunicador y de la escucha pasiva de los otros. (Ver anexo Ns 2).

Estilos Gerenciales

Gibson y otro (2001) dicen que las actividades cotidianas de los gerentes están estrechamente relacionada con las comunicaciones interpersonales efectivas. Los gerentes entregan información (que deben ser obedecidos y apreciados), y hacen esfuerzos para influenciar y persuadir (lo que se debe ser aceptado y ejecutado. Teóricamente, los gerentes que deseen comunicarse efectivamente puede usar tanto la exposición y retroalimentación, y así agrandar el área de común comprensión. Los gerentes difieren en su habilidad y disposición para utilizar exposiciones y retroalimentación. Por lo menos cuatro estilos gerenciales pueden identificarse. (Pág. 460).

TIPO A

Los gerentes que no usan ni la exposición ni la retroalimentación se dice que son del estilo tipo A. La región desconocida predomina en este estilo porque tales gerentes no están dispuestos a agrandar el área de su propio conocimiento o del conocimiento del otro. Los gerentes de tipo A frecuentemente demuestran características de lideres autocráticos, típicamente retraídos o fríos; frecuentemente son comunicadores interpersonales pobres.

TIPO B

Algunos gerentes desean hasta cierto grado satisfacer las necesidades con los subordinados. Debido a sus personalidades y actitudes, sin embargo, estos gerentes son incapaces de abrir sus sensaciones y sentimientos. Ya que ellos no pueden utilizar la exposición, debe confiar en la retroalimentación. La conducta Tipo B es frecuentemente exhibida por los gerentes que desean practicaralguna de las formas permisivas del liderazgo.

Los gerentes de Tipo B son incapaces de expresar sentimientos abiertamente; frecuentemente son comunicadores interpersonales inefectivo.

TIPO C

Los gerentes que valoran sus propias ideas y opiniones pero no las ideas y opiniones de otros utilizan la exposición a expensas de la retroalimentación. La consecuencia de este estilo es la perpetuación y agradecimiento del punto ciego. Pronto los subordinados se dan cuenta que tales gerentes no está particularmente interesados en comunicarse, sola mente en el contar, y esta principalmente interesados en mantener su propio sentido de importancia y prestigio.

Los gerentes Tipo C usualmente tienen subordinados que son hostiles, inseguros y resentidos. Estos gerentes esta solamente interesados solamente en sus propias ideas, y no le interesa las ideas de los demás; los gerentes Tipo C usualmente son comunicadores efectivos.

TIPO D

Este estilo de comunicación interpersonal más efectivo que da equilibrio a la exposición y la retroalimentación. Los gerentes que están seguros de su cargo se sienten libres de exponer sus propios sentimientos y así obtener retroalimentación de otros. Al punto de que si un gerente practica la conducta Tipo D exitosamente, la comunicación se hace más efectiva.

Para resumir, la importancia de los estilos interpersonales al tratar de determinar la efectividad de la comunicación interpersonal no puede ser sobre enfatizada. El determinante primario de la efectividad de la comunicación interpersonal es la actitud del gerente hacia la exposición y la retroalimentación. El enfoque más efectivo es ese que se refiere al gerente Tipo D. Los gerentes tipo A, B y C resultan en conductas que son perjudiciales para la efectividad de lacomunicación y para el desempeño organizacional.

Papel de la Comunicación en Tres Roles Gerenciales

Stoner, Freeman y Gilbert (1996), explican que Henry Mintzberg describió el papel de los administradores en términos de tres tipos de roles: interpersonales, informativos y decisorios. La comunicación desempeña un papel fundamental en cada uno de ellos.

Roles interpersonales: Los gerentes actúan como cabezas visibles y líderes de su unidad organizativa e interactúan con empleados, clientes, proveedores y compañeros de la organización. Los gerentes pasan alrededor del 45% de su tiempo dedicado a contactos con compañeros, alrededor del 45% con personas ajenas a sus unidades y sólo el 10% con sus superiores.
Roles informativos: Los gerentes buscan que sus compañeros, empleados y demás contactos personales les proporcionen información sobre casi todo aquello que pudiera afectar su trabajo y responsabilidades. También suministran información interesante e importante a cambio. Además, proporcionan información sobre su unidad, en general, a proveedores, compañeros y grupos relevantes ajenos a la organización.

Roles decisorios: Los gerentes ejecutan proyectos nuevos, manejan anormalidades y asignan recursos entre los miembros y departamentos de sus unidades. Toman algunas de sus decisiones en privado, pero incluso éstas se basan en información que les ha sido comunicada. A su vez, los gerentes tienen que comunicar dichas decisiones a otras personas.

Habilidades Comunicacionales

Según Stoner y otro (1989), los gerentes trabajan con y por medio de otras personas: subordinados, supervisores, clientes, proveedores, representantes sindicales y otros. Así pues, dentro o fuera de su organización, ellos trabajan en cualquier nivel con todo aquel que les ayude a obtenerlas metas de la organización o de la unidad. Para esto, requieren transmitir o recibir información, por lo tanto los gerentes actúan como canales de comunicación en el interior de la organización.

A su vez, Churden y otro (1986), explican que la comunicación efectiva depende, en particular de los gerentes y supervisores, quienes deben crear un clima en el cual la comunicación pueda circular libremente. Para ello, los gerentes deben entender las necesidades humanas, seleccionar los medios o canales de comunicación apropiados, saber dónde adquirir información completa y precisa, tener la habilidad para transmitirla y la facilidad de escuchar hechos y sentimientos.

También deben escuchar constantemente 'las comunicaciones no órales de la otra persona, incluyendo sus inflexiones, sus gestos, el golpetear de sus dedos, la expresión de sus ojos y las líneas cambiantes de sus cejas'.

Por otra parte, Naim (1989), explica que el trabajo gerencial exige un flujo casi continuo de contactos personales que juegan un papel fundamental en el desempeño. Por ello, la capacidad de manejar relaciones humanas, estar atento a las sutilezas de las personas y esforzarse por dominar el arte de la comunicación con los demás, son características personales necesarias para la gerencia exitosa.

El Diccionario Lengua Española, (2002) define habilidad como 'capacidad y disposición para una cosa'. De modo que se puede definir Habilidad Comunicacional como la capacidad que posee una persona para transmitir información comprensible a otra.

Son muchas las habilidades necesarias para transmitir y recibir información significativa, algunas de ellas son innatas, como hablar y oír; otras son adquiridas mediante el proceso de enseñanza-aprendizaje, como leer, escribir y razonar.Estas son habilidades comunes a la mayoría de las personas. Sin embargo, los gerentes deben desarrollar habilidades específicas, que les ayudarán a desempeñar eficazmente su trabajo, venciendo los obstáculos o barreras que generalmente se presentan durante el proceso de comunicación. Desarrollarlas exige conocerlas y esforzarse continuamente por aplicarlas

Evitación Emocional

Es la habilidad que posee una persona para suprimir los pensamientos y sentimientos propios, de modo que pueda emitir y recibir información objetiva.

Esta es una cualidad deseable en todo gerente, ya que impedirá que emociones como la ira, amor, odio, c. Algunas de ellas son: apertura, autocontrol, evitación emocional, sensibilidad social, reactividad.

Apertura

Es la habilidad que posee una persona, tanto para revelar información de manera selectiva a su entorno, como para recibirla.

La apertura les permite a los gerentes proporcionar a los empleados la información que estos necesitan para efectuar sus tareas en forma eficiente. También le permite suministrar información clara y precisa a sus superiores relacionada con el desempeño, el logro de las metas establecidas y cualquier problema que pueda presentarse.

Los gerentes deben estar dispuestos a proporcionar información sobre el desempeño, ofrecer comentarios críticos y, a su vez, recibir críticas de manera constructiva, esto promueve la confianza. Un gerente dispuesto a escuchar y tomar en cuenta las inquietudes de sus subordinados y superiores crea un ambiente tranquilo y sin amenazas a la comunicación.

La apertura hace que los gerentes estén dispuestos a participar en una comunicación cara a cara, sin obstáculos de posiciones o bases de autoridad formal. También les permite compartir información que sóloellos poseen y promover la retroalimentación.

Autocontrol

El autocontrol es un rasgo de la personalidad. Robbins (1994), lo define como la capacidad que tiene un individuo para adaptar su conducta a los factores externos de una situación. El autocontrol incluye dominar las emociones y los pensamientos.

Esta habilidad le permite a los gerentes controlar procesos preceptúales, regular estados emocionales negativos, suspender juicios y pensar antes de actuar, para así poder adaptar su forma de comunicarse, tomando en consideración dos aspectos: la situación en que se encuentren y el receptor de sus mensajes.

El autocontrol contribuye a que los gerentes desplieguen la empatía, ya que para poder adoptar los puntos de vista y emociones de otras personas, es necesario suprimir los propios.elos, miedo, vergüenza influya negativamente en la forma de expresarse, o que reaccione defensivamente ante mensajes desfavorables. También evita que se formen juicios apresurados sobre los mensajes que reciben, haciendo que el receptor absorba el mensaje y se reserve el juicio del contenido hasta que el emisor haya terminado la transmisión.
La evitación emocional contribuye a que los gerentes superen eficazmente las barreras emocionales, que en un momento u otro pueden interrumpir el proceso de comunicación, aumentando la posibilidad de que éstos interpreten los mensajes de la manera que pretende el emisor.

Sensibilidad Social

Es la habilidad que permite a los individuos comunicarse afectiva y efectivamente con las demás personas, construyendo climas amenos y abiertos en sus conversaciones.

Al desarrollar esta habilidad, los gerentes pueden mostrar sensibilidad por los sentimientos, emociones y opiniones de las personas que le rodean (jefes, subordinados,clientes, proveedores), entender sus problemas y anticiparse a sus reacciones emocionales e interesarse por su bienestar.

Cuando los gerentes son sensibles a las reacciones de sus empleados, pueden mejorar su ambiente de trabajo, adaptando sus estrategias de comunicación a ellos. Así mismo pueden vencer las barreras a la comunicación originadas por las diferencias socioculturales.

Reactividad

Destreza que poseen los individuos para responder o reaccionar positivamente a las palabras, ideas y acciones del emisor, aún cuando no sean las esperadas. Esta les permite también producir respuestas o acciones en los receptores de sus mensajes.

Esta habilidad hará posible que los gerentes promuevan la retroalimentación, tanto al emitir como al recibir un mensaje. Así podrán superar barreras como las originadas por diferencias de status, la percepción selectiva, no escuchar, entre otras.

Estrategia Empresarial

Al respecto Chiavenato, I (2001) define, “En términos empresariales, la estrategia se puede definir como la movilización de todos los recursos de la organización el ámbito global para conseguir objetivos. La táctica es el esquema especifico para emplear algunos recursos en una estrategia general, en el plano gerencial cada estrategia es un conjunto de objetivos y políticas capaces de guiar y orientar el comportamiento de la empresa” (Pág.50).

Son los medios por los cuales las organizaciones pretenden lograr sus objetivos. Una Estrategia Empresarial es un plan de utilización y de asignaciones de los recursos disponibles con el fin de modificar el equilibrio competitivo y de volver a estabilizarlo a favor de la empresa considerada, los mismos deben poseer los siguientes componentes:

Objetivos de la acción claramente definidos

• El plan deacción a seguir tomando en cuenta la empresa y sus divisiones.

• Los recursos requeridos para llevar a cabo los programas previamente planeados.

Los tres componentes básicos que existen en una estrategia empresarial son:

1.- Ambiente: Oportunidades observadas en el ambiente de tareas y más específicamente en el mercado, así como las restricciones, limitaciones, contingencias, coacciones y amenazas.

2.- Empresa: Recursos de que dispone la empresa: Su capacidad y sus habilidades, así como sus fortalezas y debilidades, compromisos y objetivos.

3.- Adecuación de Ambos: Que posición deberá adoptar la empresa para conciliar sus objetivos, recursos, potencialidades y limitaciones con las condiciones ambientales, para aprovechar las oportunidades externas al máximo y expones al mismo a las amenazas, coacciones y contingencias ambientales.

1.- Establecimiento de Estándares

Ya que los planes son las bases frentes a la cuales deben establecerse los controles.

2.- Medidas de Desempeño

Debe ser una base futura en tal forma que las desviaciones puedan detectarse antes de su ocurrencia real y sean evitadas mediante soluciones apropiadas.
3.- Corrección de Desviaciones

Se puede corregir incorporando las otras funciones administrativas o mediante accesorias adicionales, por medio de una mayor selección y entrenamiento de los subordinados o por despido.

Estrategias Organizacionales y el Mercado

Reyes (1997) señala al respecto que “Las estrategias son unas combinaciones de varios elementos frente a una condición particular que enfrenta una organización. Una combinación de objetivos políticas y sobre todo programa correctos de acción” (Pág.58).

El termino “estrategia es muy antigua, la palabra viene del griego estrategia que significa: el arte o la cienciadel ser general.

Las estrategias son el método general de acción mediante el cual se van a poner en práctica todas las acciones inherentes al cumplimiento y alcance de los objetivos corporativos definidos en la planeación estratégica de la empresa.

Según Kootnz y Weihlich (1991), hay tres definiciones más comunes para la estrategia. (Pág. 102)

1.- Programas generales de acción y despliegue de recursos para obtener objetivos generales.

2.- El programa de objetivo de alguna organización y sus cambios, los recursos usados para lograr estos objetivos y las políticas que gobiernan la adquisición, uso y disposición de estos recursos.

3.- La determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de cursos de acción y asignación de recursos necesarios para lograr estas metas.

Toda organización bien estructurada debe contar con personas sobre las cuales recae la responsabilidad de lograr los objetivos que se traza la empresa. Estas personas estrategas son encargadas de diseñar las estrategias que permitan contra arrestar las amenazas del entorno, lo riesgos y aprovechar las oportunidades que ofrece el mercado.

Estrategias del Mercado

Según Preaci y Wiersema (2003) existen tres estrategias del mercado a saber:

a.- Liderazgo en Producto

Se basa en el desarrollo del producto o servicio de calidad superior, capaz de establecer nuevos parámetros de desempeño del mercado. Estas estrategias requieren sistematizar la innovación y lanzar rápidamente nuevos productos.

b.- Excelencia Operativa

La capacidad para ofrecer la mejor relación, precio-beneficio de una manera conveniente y concientemente en el tiempo, esta estrategia implica reducir costos y optimizar procesos

c.- Relación con el Cliente

Es unarelación de “micro-mercadeo”, es decir una visión que personaliza y desarrolla la proposición de valor de las empresas a partir de las definiciones del cliente. Mediante esta estrategia la empresa establece lapsos mas aya de las transacciones comerciales y trata de ofrecer la mejor solución para las necesidades especificas de sus clientes valiosos.

2.2.3 Bases Legales

Son todas aquellas leyes, normas, reglamentos que justifican la investigación; jurídicamente.

La investigación tiene como fundamento legal:

1. Garay. Ley orgánica del trabajo, 1997

2. La Nueva Constitución Bolivariana de Venezuela, totalmente actualizada en Marzo del 2002.

LEY ORGÁNICA DEL TRABAJO

Personal Directivo.

Según la Ley Orgánica del Trabajo, se define empleado de dirección como aquel individuo que 'interviene en la toma de decisiones u orientaciones de la empresa, así como el que tiene el carácter de representante del patrono frente a otros trabajadores o terceros y puede sustituirlo en todo o en parte, en sus funciones.'(Pág. 13).

CONSTITUCIÓN BOLIVARIANA DE VENEZUELA

De los Derechos Civiles

Art. 48, se garantiza el secreto e inviabilidad de las comunicaciones privadas en todas sus formas. No podrán ser interferidas sino por orden de un tribunal competente, con el cumplimiento de las disposiciones legales y perseverándose el secreto de lo privado que no guarde relación con el correspondiente proceso.

2.3. Marco Conceptual

Barreras: Cualquier factor en el sistema comunicacional que genera una discrepancia o perturbación en la producción, recibimiento y capturación del mensaje. Harol Koontz y Heinz Weihrich (1998).

Comunicación ascendente: Comunicación que fluye a través de las funciones en una organización, necesaria para la coordinación y laintegración de las diversas funciones organizacionales, Gibson. Ivancevich. Donnelly (2001).

Comunicación descendente: La comunicación que fluye de los individuos desde los niveles más altos en la jerarquía de la organización a esos niveles más bajos, Gibson. Ivancevich. Donnelly (2001.

Comunicación lateral o horizontal: Comunicación que fluye a través de las funciones en una organización; necesaria para la coordinación y la integración de las diversas funciones organizacionales, Gibson. Ivancevich. Donnelly (2001).

Comunicación no verbal: Mensaje enviado con las posturas del cuerpo, las expresiones faciales y el movimiento de manos y ojos; es tan importante como la comunicación verbal, Gibson. Ivancevich. Donnelly (2001.

Comunicaciones interpersonales: Comunicación que fluye entre los individuos en situaciones cara a cara y grupales, Gibson. Ivancevich. Donnelly (2001).

Dirección: Función de los administradores que implica el proceso de influir sobre las personas para que contribuyan a las metas de la organización y del grupo; se relaciona principalmente con el aspecto interpersonal de administrar. Harol (1998).

Eficacia: Competitividad creciente basada en “hacer las cosas correctas”. Garza (2000).

Eficiencia: Capacidad de minimizar el uso de los recursos para alcanzar objetivos. Garza (2000).

Emisor: Elemento transmisor o comunicante que emite el mensaje, Chiavenato (2001).

Habilidades: Actitud o destreza para realizar una tarea especifica. Capacidad del individuo para hacer algo, Juan. Gerardo. Garza (2000).

Información: Es sinónimo de noticia, mensaje por lo que se encuentra vinculado al contenido de una cosa significativa a un individuo receptor, Juan. Gerardo. Garza (2000).

La comunicación: Transmisión y comprensión de información, utilizando verbales yno verbales, Gibson. Ivancevich. Donnelly (2001).

Balestrini (1998) lo define como un procedimiento a través del cual se determinan a partir de los objetivos, cuales son las variables, los indicadores que las caracterizan o tipifican, el estudio con el objetivo de hacerlos observables y poderlos medir con cierta precisión y mayor facilidad. (Pág. 180).

Transmisión de información: Es el proceso por le cual se transmite alguna información hasta el receptor (la persona que recibe el mensaje.

Atención a la Información: Se da cuando se escucha con sumo cuidado la información que se transmite, con el fin de entender la información para no mal interpretar los datos que se den.
Medios de comunicación: Son todos aquellos a través de los cuales se transmiten mensajes, estos medios pueden ser: prensa, folletos, revistas, radio, televisión, etc.

Los medios de comunicación son utilizados para emitir comunicados o información necesaria para el desarrollo de actividades.

Grupo de trabajo: Este se da cuando las personas trabajan en conjunto intercambiando ideas y opiniones, además de trabajar en armonía para desarrollas las actividades con la eficacia que requieren.

Estilo gerencial: Los gerentes difieren en su habilidad y disposición para utilizar exposiciones y retroalimentación. Por lo menos cuatro estilos gerenciales pueden identificarse como: Tipo A, B, C, D.

2.4.- OPERACIONALIZACIÓN DE LOS OBJETIVOS

CATEGORÍA DE ANÁLISIS

VARIABLE INDEPENDIENTE

Representa la causa o el hecho que origina el problema de la investigación, el cual viene dado por al falta de comunicación en la Directiva de la Empresa Representaciones Santiago.

VARIABLE DEPENDIENTE

La constituye el efecto del problema el cual esta expresado en
INDICADORES

SegúnAltuve (1989) expresa “Los indicadores pueden definirse como el conjunto de características, actividades u operaciones, propias de una construcción conceptual necesaria para la medición o manipulación de los variables (Pág. 67).

|Objetivos General |Categoría de Análisis |Indicadores |Fuentes |Técnicas |Instrumentos |Ítems |
| | | | | | | |
|Evaluar la efectividad de la comunicación|Evaluar la efectividad de la |Transdiversación de la información | |Observación Directa|Formato de cuestionario | |
|en la Empresa Representaciones Santiago, |comunicación en la Empresa. |Existencia de canales de |Empleados de la empresa | |Block de Notas | |
|para establecer las estrategias que | |comunicación | |Entrevista Informal | |1 |
|permitan mejorar la fluidez de la misma. |Variable Independiente | |Fuentes | | | |
|. | | |Primaria | | |2 |
| |Establecer las estrategias que || | | | |
| |permitan mejorar la fluidez de la |Confiabilidad de la información | | | |3 |
| |misma. |Agilización de la información. | | | | |
| | |Transmisión de la información |Documentos escritos (Libros, | | |4 |
| |Variable dependiente | |tesis, registros) | | | |
| | | | | | |5 |
| | | |Fuentes Secundarias | | | |
| | | | | | |6 |
| | | | | | | |
|| | | | | |7 |

2.4.- Operacionalización de los Objetivos Cuadro Técnico-Metódico

CAPITULO III

MARCO METODOLÓGICO

El marco metodológico lo constituyen las técnicas e instrumentos de investigación que van a ser utilizados para la recolección y posterior análisis de la información y de esta forma hacer una evaluación precisa sobre la problemática encontrada.

3.1.- TIPO DE INVESTIGACIÓN O DE ESTUDIO

3.1.1. Investigación de Campo

Según Arias (1997) “Consiste en la recolección de datos directamente de la realidad donde ocurren los hechos, sin manipular o controlar variable alguna” (Pág. 50). Este tipo de investigación se aplica debido a que es necesario obtener información directamente del lugar donde ocurren los hechos para de esta manera hacerla mas confiable y precisa.

3.1.2. Investigación Aplicada

Según Hurtado (1999) “Es aquella que se dirige fundamentalmente a la resolución de problemas” (Pág. 240). La investigación se considera de
este tipo porque esta dirigida a darle solución inmediata a la problemática planteada, en cuanto a la falta de comunicación entre el personal que la integra, logrando la fluidez de las decisiones dentro de la organización.

3.2.- POBLACIÓN Y MUESTRA

Población

Al respecto Arias (1997) “Expresa que la población es cualquier conjunto de elementos de los que se desea conocer o investigar algunas de sus características” (Pág. 110). En este caso la población esta representada por trece (13) personas que conforman todos los trabajadores que laboran en la empresa.

Muestra

Según Balestrini (1998) “Es una parte representativa de una población, cuyascaracterísticas deben reproducirse en ella lo mas exactamente posible. Es obtenida con el fin de investigar a partir del conocimiento de sus características particulares” (Pág. 126-128).

La muestra en esta investigación esta constituida por las trece (13) personas que trabajan en la empresa, por lo que no es aplicado ningún método estadístico para su escogencia, y es considerada de tipo poblacional por ser del mismo tamaño de la población.

3.3.- TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN.

Técnicas

Técnicas según Arias (1997) “Las técnicas de recolección de datos son las distintas formas o maneras de obtener la información” (Pág. 55). Las Técnicas Utilizadas en la Investigación son las siguientes:

a–S Observación Directa

Tamayo (1998) la define como “Aquella en lo que el investigador puede observar y recoger datos mediante su propia observación” (Pág. 99). La aplicación de esta técnica es necesaria porque parte de la información fue abstenida del lugar de los hechos mediante la utilización de los sentidos.

a–S Entrevista

Según Chiavenato (1992) “Es la técnica para recolectar datos mediante preguntas y respuestas, las cuales pueden utilizarse personalmente o por teléfono, indagando por medio de un interrogatorio tipo pregunta respuestas en forma directa y objetiva” (Pág.138)

En esta investigación se aplica una entrevista informal a nivel de dialogo con los empleados de la Empresa, a fin de obtener información directa sobre la problemática planteada.

Instrumentos

Según Arias (1997) “Son los medios materiales que se emplean para recoger y almacenar información (Pág. 55)” Entre los Instrumentos utilizados en esta investigación tenemos:

a–S Block de Notas

Es utilizado para registrar de manera resumida los datosobtenidos con la aplicación de las diferentes técnicas de recolección de información.

a–S Formato de Cuestionario

Al respecto los autores Hernández, Fernández y Baptista (1995). Establecen que “El cuestionario consiste en un conjunto de preguntas respecto a una o más variables a seguir” (Pág. 285)

En la presente investigación se diseña un formato de cuestionario conformado por preguntas cerradas con alternativas Si – No, que permitirá obtener información homogénea sobre la problemática planteada.

CAPITULO IV

RESULTADOS OBTENIDOS

En este capitulo se exponen los resultados finales de la investigación del tema propuesto, en donde el investigador da a conocer las repuestas alcanzadas a través de los porcentajes obtenidos de cada ítem de los instrumentos aplicados. El análisis e interpretación de los resultados de la investigación se represento mediante gráficos circulares.

4.1. REPRESENTACIÓN DE LOS RESULTADOS

A continuación se representan los resultados de la investigación, mediante tablas y gráficos circulares; así mismo dicha representación se hace en forma de cuadros demostrativos por ítems, los cuales contienen los resultados obtenidos de la aplicación del instrumentos, el número de frecuencia, las alternativas, los promedios porcentuales y el análisis de los mismos.

4.1.1 Resultados Obtenidos del Cuestionario a los Empleados de la Empresa Representaciones Santiago.

ITEM Ns 1
sConsidera usted que la comunicación es adecuada?

TABLA Ns 1

|ALTERNATIVAS |FRECUENCIA |PORCENTAJE |
|SI |5 |23% |
|NO|17 |77% |
|TOTAL |23 |100% |

GRÀFICO Ns 1

FUENTE: Encuesta aplicada a los Empleados de la Empresa Representaciones Santiago.

ANÁLISIS: El 77 % de los encuestados respondió negativamente lo que demuestra que la comunicación en la empresa no es la más adecuada, lo que implica que existe una mala distribución de la información entre los miembros de la empresa.
ITEM Ns 2
sExisten canales de comunicación en la empresa que permitan una comunicación fluida dentro de la empresa?

TABLA Ns 2

|ALTERNATIVAS |FRECUENCIA |PORCENTAJE |
|SI |10 |7% |
|NO |13 |93% |
|TOTAL |23 |100% |

GRÀFICO Ns 2

FUENTE: Encuesta aplicada a los Empleados de la Empresa Representaciones Santiago.

ANÁLISIS: Del total de los encuestados el 93%, respondió que no, lo que indica que los canales existentes de comunicación presentan trabas que impiden el buen traslado de información entre el personal de la empresa.
ITEM Ns 3
sConsidera necesario crear una normativa que regularice el flujo de información dentro de la empresa?

TABLA Ns 3

|ALTERNATIVAS |FRECUENCIA|PORCENTAJE |
|SI |23 |100% |
|NO |0 |0 |
|TOTAL |23 |100% |

GRÀFICO Ns 3

FUENTE: Encuesta aplicada a los Empleados de la Empresa Representaciones Santiago.

ANÁLISIS: El 100% de los encuestados estuvo de acuerdo en reglamentar el flujo de la infamación en la empresa, puesto que de esta manera se estandarizaría el flujo de la información.
ITEM Ns 4
sLa información es transdiversada desde el momento que fluye hasta llegar al receptor final?

TABLA Ns 4

|ALTERNATIVAS |FRECUENCIA |PORCENTAJE |
|SI |23 |100% |
|NO |0 |0 |
|TOTAL |23 |100% |

GRÀFICO Ns 4

FUENTE: Encuesta aplicada a los Empleados de la Empresa Representaciones Santiago.

ANÁLISIS: Todos los encuestados afirman que la información es transdiversada, de lo que se infiere que la misma sufre cambios en el transcurso desde su origen hasta que es recibida por el receptor final.

ITEM Ns 5
sConsidera usted que una información confiable ayudaría a tomar mejores decisiones en la empresa?

TABLA Ns5

|ALTERNATIVAS |FRECUENCIA |PORCENTAJE |
|SI |23 |100% |
|NO |0 |0 |
|TOTAL |23 |100% |

GRÀFICO Ns 5

FUENTE: Encuesta aplicada a los Empleados de la Empresa Representaciones Santiago.

ANÁLISIS: El total de la muestra estuvo de acuerdo en afirma que una información confiable ayudaría a tomar mejores decisiones debía a que esto les haría conocer la realidad de la empresa e todos por igual, lo que les permitiría llegar más fácilmente a un consenso en cuanto a las decisiones que deben tomarse en la empresa.

ITEM Ns 6
sConsidera que la información beneficia las relaciones interpersonales dentro de la empresa?
TABLA Ns 6

|ALTERNATIVAS |FRECUENCIA |PORCENTAJE |
|SI |13 |85% |
|NO |10 |15% |
|TOTAL |23 |100% |

GRÀFICO Ns 6

FUENTE: Encuesta aplicada a los Empleados de la Empresa Representaciones Santiago.

ANÁLISIS: El 85% de los encuestados respondido que si, lo que deja ver que estas personas sientenque mientras mejor estén informados podrán tener un clima de confraternidad al tener todos la misma información y así no sentir que unos tiene ventajas sobre otros.

ITEM Ns 7
sUne buena información contribuiría a mejorar la eficiencia en el trabajo?

TABLA Ns 7

|ALTERNATIVAS |FRECUENCIA |PORCENTAJE |
|SI |23 |100% |
|NO |0 |0 |
|TOTAL |23 |100% |

GRÀFICO Ns 7

FUENTE: Encuesta aplicada a los Empleados de la Empresa Representaciones Santiago.

ANÁLISIS: El 100% de los encuestados respondido que si, de lo que se infiere que estas personas tiene la seguridad que una buena información las conducirá a tomar las decisiones correctas en cuanto al manejo de la empresa.
Representaciones Santiago Santa Bárbara
De Zulia Estado Zulia

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TITULO

Empresa Representaciones Santiago

ÁREA: Dirección
LUGAR: Santa Bárbara de Zulia Estado Zulia.
PROPÓSITO: Mejorar la Comunicación entre los miembros de la Empresa.
TITULO: Estrategias Comunicacionales.

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De Zulia Estado Zulia

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JUSTIFICACIÓN

La comunicación representa una de las más importantes herramientas en dirección de una empresa, debida a que este le proporciona la información necesaria para la toma dedecisiones así como para la distribución de estos en la organización.

La propuesta que se plantea contiene un conjunto de estrategias comunicacionales que le van a permitir a la empresa la obtención y difusión de la información precisa que se requiere para el buen funcionamiento de la misma. Así como también mejorar el clima de inseguridad de los socios al asegurarles que todos cuentan con la misma información eliminan la inseguridad y desconfianza entre ellas.

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OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL:

– Considerar estrategias comunicacionales para mejorar el flujo y la calidad de la información que permita mejorar la toma de decisiones y la transmisión de los mismos dentro de la empresa pero mejorar el malestar de los socios.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

– Mejorar la difusión y la calidad de la información dentro de la empresa.

– Aumentar la confianza entre los directivos de la empresa, para incentivar una mayor relación entre los directivos.

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ESTRATEGIAS PROPUESTAS
ESTRATEGIAS COMUNICACIONALES

– Formalización de la Comunicación.

– Estandarización de la Comunicación.

– Aumentar la Fluidez de la Información.

– Comunicación entre las diferentes áreas de la Empresa.

– Normalización de la Información.

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– Formalización de la Comunicación.

• Dejar registrada en libro toda la Comunicación que se hará llegar a las diferentes áreas de la Empresa.

• Toda Comunicación debe ser refrendada y sellada por quien la emite y quien la recibe.

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NORMALIZACIÓNDE LA COMUNICACIÓN

– Toda Comunicación difundida dentro de la empresa debe ser refrendada por quien la emite y quien la recibe.

– La Comunicación de hacerse de manera formal.

– La distribución de la Comunicación de ser hecha mediante memorandum.

– La incomunicación debe llegar de forma expedida al área donde es dirigida.

– Celebración de reuniones periódicas entre las diferentes áreas de la empresa.

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ESTANDARIZACIÓN DE LA COMUNICACIÓN

– Establecimiento de los mismos mecanismos de comunicación dentro de la empresa para que todo el personal la reciba de la forma más apropiada.

– Uso de lenguaje acorde con área de trabajo.

– La comunicación emanada por la Gerencia debe hacerse de manera formal mediante memorandum.

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AUMENTO DE LA FLUIDEZ DE LA INFORMACIÓN

– Utilizar reuniones periódicas con el personal para transmitir las comunicaciones recibidas.

– Implemento de buzón de información.

– En caso de emergencia el uso de instrumentos de comunicación interna (Teléfono, Radios Transmisores, Entre Otros).

– Celebración de Reuniones de Socios donde se comuniquen todo lo relativo al funcionamiento de la Empresa.

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COMUNICACIÓN ENTRE LAS DIFERENTES ÁREAS DE LA EMPRESA

– Reuniones periódicas entre los jefes de áreas donde comuniquen en funcionamiento de su área.

– Elaboración de informes periódicos de cooperación a ser entregados a la dirección de la Empresa.

Reuniones constantes de los jefes de área con la dirección de la empresa.

4.2.- IMPLICACIONES DE LA INVESTIGACIÓN CON EL ENTORNO SOCIAL.Cuando decidimos llevara a cabo una investigación siempre se tiene presente que la misma contribuirá a resolver un problema y que con ello se beneficiara al entorno que lo rodea, en este caso la investigación beneficiara a los dueños de la empresa puesto que mejoraría los canales de comunicación lo que le permitirá obtener información confiables que le servirá para tomar decisiones hacer todas en cuanto al manejo de la empresa mejorando su eficiencia.

Al personal de la empresa al recibir las instrucciones de forma rápida y correcta permitiéndole realizar sus actividades de forma precisa.

A los clientes puesto que al aumentar la eficiencia del personal, mejorar el servicio que le presta y así tener mayor satisfacción.

CONCLUSIONES

Una vez concluida la investigación, donde fueron analizadas todas las variables manejadas y obtenidas los resultados, se puede concluir los siguientes.

En la empresa en cuestión no existen canales de comunicación que permitan el flujo correcto de la información, lo que ocasiona que exista desconfianza entre sus dueños al sentir que unos tienen ventajas sobre otros por cuanto la información que reciben no es la mismas, lo que ocasiona un malestar y la toma de decisiones poco acertada en cuanto al manejo de la misma.

La propuesta planteada permitirá reglamentar el flujo de información lo que estandarizará el flujo de la misma evitando que sea distorsionada y así todos manejen la misma información.

La buena información contribuye mejorar el clima laboral al hacer que todo el personal sienta que lo que recibe de información es igual para todos y así percibir que no existe discriminación sino que los contrarios todos son respectados y considerados de igual manera.

RECOMENDACIONES

Tomando en cuenta los resultados obtenidos dela investigación se hacen las siguientes recomendaciones:

Poner en práctica la propuesta planteada, puesto que la misma hará que el flujo de la información sea más rápido y oportuno, haciendo que la información sea más confiable y segura, permitiéndole a los dueños de la empresa tomar decisiones que permitan mejorar el funcionamiento de la empresa.

Así mismo se recomienda que se mantenga un continua monitoreo en los canales de información a fin de detectara posibles fallas y corregirlos a tiempos evitándose de esta manera que pueda ocurrir alguna desviación de la información a distribuirse dentro de la empresa.

También es importante recomendar la adaptación de los canales de comunicación a las nuevas tecnologías comunicacionales que un saliendo al mercado para actualizarlos y aumentar su eficiencia.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFÍAS

ARIAS, F. (1997) 'El Proyecto de Investigación Guía para su Elaboración' 2da. Edición, Editorial Epistemi, Caracas.

BALESTRINI A., Mirían. Como se Elabora el Proyecto de Investigación. Caracas, Editorial BL, 1997.

Bavaresco. De prieto. Proceso Metodológico en la investigación . Tercera edición 1997.

Chiavenato Idalberto. Introducción a la Teoría Gerencial de la Administración. 5ta edición. Editorial Mac Graw Hill. 1999.

Chiavenato Idalberto. Proceso Administrativo. Tercera edición , Editorial Mc Graw Hill. Año 2001.

GIBSON, DONNELLY, E IVANCEVICH, Organizaciones. Conducta. Estructura. Proceso. México, Mc-Graw-Hill Interamericana, 1990. Trad. L. Tejada y F. Gutiérrez.

Hernández, R. Metodología de la Investigación. Editorial. Mac Graw Hill

Lida. A. García de Thielen. Introducción a la Teoría Administrativa. Tercera Edición, año 2000.

Méndez, c. (2001) Diseño y Desarrollo del Proceso de Investigación. Tercera edición.Diccionario de la Real Academia Española. Vigésima Segunda Edición, año 2001.

Constitución Bolivariana de la Republica de Venezuela. Art. 48 de los derechos civiles.

VIDES, Rocío. Análisis de Las Políticas Motivacionales a nivel de Empleados en Alimentos KRAFT San Carlos. Trabajo presentado como requisito para obtar al Titulo de Licenciada en Administración de Empresas Agropecuaria, Universidad Sur del Lago, Santa Bárbara de Zulia. Edo. Zulia, 1994.

MODELO DE INSTRUMENTO

El cuestionario que se presenta posteriormente, consta de 7 ítems el cual fue elaborado para ser aplicado a todo el personal de la Empresa Representaciones Santiago.

1. sConsidera usted que la comunicación en la empresa es adecuada?

Si _____ No_____

2. sExisten canales de comunicación en la empresa que permitan una comunicación fluida dentro de la empresa?

Si _____ No_____

3. sConsidera necesario crear una normativa que regularice el flujo de información dentro de la empresa?

Si _____ No_____

4. sLa información es transdiversidad desde el momento que fluye hasta que llega al receptor final?

Si _____ No_____

5. sConsidera usted que una información confiable ayudaría a tomar mejores decisiones en la empresa?

Si _____ No_____

6. sConsidera que la información beneficia las relaciones interpersonales dentro de la empresa?

Si _____ No_____

7. sUna buena información contribuiría a mejorar su eficiencia en el trabajo?

Si _____ No_____

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AMBIENTE INTERNO

Dirección

Organización

Control

Planeación

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