4.2.1 Requisitos generales:
¿Qué es un proceso?
Un “Proceso” puede definirse como un “Conjunto de actividades interrelacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados”. Estas actividades requieren la asignación de recursos tales como personal y material. La figura 1 muestra el proceso genérico.
Los resultados de un proceso pueden ser elementos de entrada para otros procesos y estar interrelacionados dentro de la red global o sistema global.

Clasificación:
Pueden identificarse los siguientes tipos de procesos:
* Procesos para la gestión de una organización. Incluyen procesos relativos a la planificación estratégica, establecimiento de políticas, fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la dirección.

* Procesos para la gestión de recursos. Incluyen todos aquellos procesos para la provisión de los recursos que son necesarios en los procesos para la gestión de una organización, la realización y la medición.
* Procesos de realización. Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la organización.
* Procesos de medición, analisis y mejora. Incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos para realizar el analisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medición, seguimiento y auditoría, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos de gestión, gestión de los recursos y realización.
Ciclo PHVA:

La metodología PHVA(Planificar-Hacer-Verificar-Actuar) podría ser una herramienta útil para definir, implementar y controlar las acciones correctivas y las mejoras. Existe abundante literatura sobre el ciclo PHVA en numerosos idiomas.

“Planificar” Establezcer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la organización;
“Hacer” Implementar los procesos;
“Verificar” Realizar el seguimiento y la medición de los procesos y los productos respecto a las políticas, los objetivos y los requisitos para el producto, e informar sobre los resultados.
“Actuar” Tomar las acciones para mejorar continuamente el desempeño del proceso.
El PHVA es una metodología dinamica que puede ser desplegada dentro de cada uno de los procesos de la organización y sus interacciones.

Esta íntimamente asociado con la planificación, implementación, verificación y mejora. Se puede lograr el mantenimiento y la mejora del desempeño del proceso mediante la aplicación del concepto PHVA en todos los niveles dentro de una organización. Esto se aplica igualmente a procesos estratégicos de alto nivel y a actividades de operación sencillas.
4.2.2 Manual de Calidad
En la norma GTC ISO 10013 encontramos directrices para elaborar un manual de calidad como por ejemplo:
¿Qué es un Manual de calidad?
El Manual de Calidad de una organización, es un documento donde se especifican la misión y visión de una empresa con respecto a la calidad así como la política de la calidad y los objetivos que apuntan al cumplimiento de dicha política. El Manual de Calidad expone ademas la estructura delSistema de Gestión de la Calidad y es un documento público, si la empresa lo desea, cosa que no ocurre con los manuales de procedimientos o de instrucciones.
Es un documento 'Maestro' en cual la Organización (empresa) establece como dar cumplimiento a los puntos que marca la Norma (por ejemplo ISO 9001:2008) y de él se derivan Instructivos de uso de equipos, Procedimientos, Formatos. etc.
Información requerida y necesaria:
El manual de la calidad debería incluir el alcance del sistema de gestión de la calidad, los detalles de cualquier exclusión y su justificación, los procedimientos documentados o referencia a ellos, y una descripción de los procesos del sistema de gestión de la calidad y sus interacciones.

La información acerca de la organización, tal como el nombre, ubicación y medios de comunicación deberían estar incluidos en el manual de la calidad. También se puede incluir información adicional, tal como su línea de negocio, una breve descripción de sus antecedentes, historia y tamaño.

Información requerida
* Política de calidad
* Objetivos de calidad
* Documentos controlados
Información necesaria:
* Mapas de proceso, diagramas de flujo de proceso y descripciones de proceso.
* Organigramas
* Especificaciones
* Instrucciones de trabajo y de ensayo/prueba
* Documentos que contengan comunicaciones internas
* Programas de producción
* Listas de proveedores aprobados
* Planes de ensayo/prueba e inspección
* Planes de la calidad

Contenido de un manual de calidad:
* Título y alcance
* Tabla de contenidos
*Revisión, aprobación y modificación
* Política y objetivos de la calidad
* Organización, responsabilidad y autoridad
* Referencias
* Descripción del sistema de gestión de la calidad
* Anexos

¿Qué es un alcance?
Se define el alcance de una organización cuando se establece su actividad y las líneas de productos y servicios de la organización. Actividades: Diseñar-fabricar-suministrar-instalar y dar servicio y líneas de productos. Lo define la empresa de acuerdo a los productos que fabrique.

¿Qué es una exclusión?
Cuando se establece no cumplir con alguno de los requisitos de la norma ISO 9001-2008 referidos en el numeral 7, los cuales son los únicos que se podrían excluir dada la naturaleza de una determinada organización.

4.2.3 Control de documentos

¿Qué es un documento controlado?
Es un documento identificado, aprobado, actualizado, legible y adecuado.

Procedimiento documentado:
La estructura y formato de los procedimientos documentados (en papel o medio electrónico) deberían estar definidos por la organización de las siguientes maneras: texto, diagramas de flujo, tablas, o una combinación de éstas, o cualquier otro método adecuado de acuerdo con las necesidades de la organización. Los procedimientos documentados deberían contener la información necesaria y cada uno de ellos una identificación única.

Los procedimientos documentados pueden hacer referencia a instrucciones de trabajo que definen cómo se desarrolla una actividad. Los procedimientos documentados generalmente describen actividades que competen a funciones diferentes, mientras las instruccionesde trabajo generalmente se aplican a las tareas dentro de una función.

Contenido de un procedimiento documentado:
* Título
* Propósito
* Alcance
* Responsabilidad y autoridad
* Descripción de actividades
Se debe considerar cuando sea aplicable:
* definición de las necesidades de la organización, sus clientes y proveedores;
* descripción de los procesos mediante texto y/o diagramas de flujo relacionados con las actividades requeridas;
* establecimiento de qué debe hacerse, por quién o por qué función de la Organización; por qué, cuando, dónde y cómo;
* descripción de los controles del proceso y de los controles de las actividades Identificadas
* definición de los recursos necesarios para el logro de las actividades (en términos de personal, formación, equipos y materiales);
* definición de la documentación apropiada relacionada con las actividades requeridas;
* definición de los elementos de entrada y resultados del proceso;
* definición de las medidas a tomar.
* Registros
* Anexos

Instrucciones de trabajo:
Las instrucciones de trabajo deberían ser desarrolladas y mantenidas para describir el desempeño de todo trabajo que se podría verse afectado adversamente por la falta de tales instrucciones. Existen muchas maneras de preparar y presentar las instrucciones. Las instrucciones de trabajo pueden estar incluidas en los procedimientos documentados o hacerse referencia en ellos.

Contenido de una instrucción de trabajo:
Las instrucciones de trabajo deberían describir las actividades críticas.Deberían evitarse detalles que no den mayor control de la actividad. La formación puede reducir la necesidad de instrucciones detalladas, siempre y cuando el personal involucrado tenga la información necesaria para hacer su trabajo correctamente.

4.2.4 Control de registros:

Registros:
Según la GTC ISO TR10013 Los registros del sistema de gestión de la calidad muestran los resultados obtenidos o proporcionan evidencia que indica que se estan realizando las actividades establecidas en los procedimientos documentados e instrucciones de trabajo. Los registros deberían indicar el cumplimiento de los requisitos del sistema de gestión de la calidad y de los especificados para el producto. Las responsabilidades para la preparación de los registros deberían ser consideradas en la documentación del sistema de gestión de la calidad.
Normatividad de registros contables:
Decreto 2649 de 1993 Título tercero
TITULO TERCERO

DE LAS NORMAS SOBRE REGISTROS Y LIBROS

ARTICULO 123. SOPORTES. Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechado y autorizado por quienes intervengan en ellos o los elaboren. Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación.

Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar lasoperaciones en los libros auxiliares o de detalle.

ARTICULO 124. COMPROBANTES DE CONTABILIDAD. Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquél donde se asienten en orden cronológico las operaciones, deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados previamente. Dichos comprobantes deben prepararse con fundamento en los soportes, por cualquier medio y en idioma castellano.

Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicación del día de su preparación y de las personas que los hubieren elaborado y autorizado. En ellos se debe indicar la fecha, origen, descripción y cuantía de las operaciones, así como las cuentas afectadas con el asiento.

La descripción de las cuentas y de las transacciones puede efectuarse por palabras, códigos o símbolos numéricos, caso en el cual debera registrarse en el auxiliar respectivo el listado de códigos o símbolos utilizados según el concepto a que correspondan. Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resúmenes periódicos, a lo sumo mensuales.

Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con los asientos en los libros auxiliares y en aquel en que se registren en orden cronológico todas las operaciones.
ARTICULO 126. REGISTRO DE LOS LIBROS. Cuando la ley así lo exija, para que puedan servir de prueba los libros deben haberse registrado previamente a su diligenciamiento, ante las Autoridades o entidades competentes en el lugar de su domicilio principal.

En el caso de los libros de los establecimientos, estos se deben registrar ante la Autoridad oentidad competente del lugar donde funcione el establecimiento, a nombre del ente económico e identificandolos con la enseña del establecimiento.

Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los libros auxiliares no requieren ser registrados.

Solamente se pueden registrar libros en blanco. Para registrar un nuevo libro se requiere que:

1. Al anterior le falten pocos folios por utilizar o,

2. Que un libro deba ser sustituido por causas ajenas al ente económico.

Una u otra circunstancia debe ser probada presentando el propio libro, o un certificado del revisor fiscal cuando exista el cargo, o en su defecto de un contador público. Si la falta del libro se debe a pérdida, extravío o destrucción, se debe presentar copia auténtica del denuncio correspondiente.

Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada uno de ellas.

Las Autoridades o entidades competentes pueden proceder a destruir los libros presentados para su registro que no hubieren sido reclamados pasados cuatro (4) meses de su inscripción.

ARTICULO 127. LUGAR DONDE DEBEN EXHIBIRSE LOS LIBROS. Los libros deben ser exhibirse en el domicilio principal del ente económico.

ARTICULO 128. FORMA DE LLEVAR LOS LIBROS. Se aceptan como procedimientos de reconocido valor técnico contable, ademas de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrónica, para los cuales se utilicen maquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadoreso similares. El ente económico debe conservar los medios necesarios para consultar y reproducir los asientos contables. En los libros se deben anotar el número y fecha de los comprobantes de contabilidad que los respalden.

Las cuentas, tanto en los libros de resumen como en los auxiliares, deben totalizarse por lo menos a fin de cada mes, determinando su saldo.

En los libros esta prohibido:

1. Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren.

2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los asientos o a continuación de los mismos. En los libros de contabilidad producidos por medios mecanizados o electrónicos no se consideran 'espacios en blanco' los renglones que no es posible utilizar, siempre que al terminar los listados los totales de control incluyan la integridad de las partidas que se han contabilizado.

3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos.

4. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.

5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.

PARAGRAFO. Sin perjuicio de los demas requisitos legales, los libros, incluidos los auxiliares, tendran valor probatorio cuando en los mismos no se hayan cometido los actos prohibidos por este artículo.

ARTICULO 132. CORRECCION DE ERRORES. Los simples errores de transcripción se deben salvar mediante una anotación al pié de la pagina respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección.

La anulación de folios se debe efectuar señalando sobre losmismos la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación con indicación de su nombre completo.

Normatividad referente a registros-archivos:
Decreto 4692 de 2010
Ley 40 Sobre registros y reformas civiles de las personas.
Ley 23 de 1981 Regula archivos de las historias clínicas.
Ley 80 de 1989 Crea el Archivo General de la Nación de Colombia.
Decreto 1748 de 1995 Archivos laborales informaticos.

5.1 Compromiso de la dirección:

5.2 Enfoque al cliente:

Los requisitos del cliente delinean, detalladamente, qué las necesidades de cliente y cómo el proyecto respondera a esas necesidades. Los requisitos representan una interrupción detallada de las expectativas del cliente para el proyecto, tan bien como cómo la organización del proyecto servira esos requisitos. La documentación de los requisitos proporciona la dirección a largo plazo para el desarrollo de la estructura de la interrupción del trabajo (WBS) y la ayuda para el cliente y la organización del proyecto mientras que trabajan hacia concurrencia en lo que necesita el proyecto alcanzar. El documento de los requisitos del cliente sirve mientras que una referencia en curso en cuanto a qué elementos del trabajo de proyecto esta en alcance o fuera de alcance, y en algunos casos, proporciona la penetración en el grado de importancia de algunos elementos del alcance.

DOCUMENTOS DE APROBACIÓN DE REQUISITOS CONTRACTUALES (DARC)

Son los documentos a través de los cuales el Contratista obtendra la aprobación del Propietario, para proceder a la ejecución de una unidad de obra, en base a la formadescrita en los mismos. Consisten en formatos de remisión de todos aquellos ensayos, planos de taller, diseños de mezcla, u otros documentos pertinentes que sean de vital importancia, tanto su existencia como su aprobación, previo al inicio de las actividades con que estén relacionados. Estos documentos comprenden varios aspectos que pueden ser clasificados de la siguiente manera:

Los aspectos generales comprenden:
• Identificación de los Documentos de Aprobación de Requisitos Contractuales.
• Clasificación de los Documentos de Aprobación de Requisitos Contractuales.
• Documentos de Aprobación de Requisitos Contractuales aprobados
• Documentos de Aprobación de Requisitos Contractuales no aprobados
• Retención de pago

Los aspectos de ejecución comprenden:
• Generalidades
• Registro de Documentos de Aprobación de Requisitos Contractuales.
• Programación de los ítems sometidos
• Elaboración del Formulario para la remisión
• Ejecución del Procedimiento para aprobaciones

Formulario tipo documento de aprobación de requisitos:

Formato de aprobación de requisitos contraactuales

Como puede notarse, el Documento de Aprobación de Requisitos Contractuales es un formulario de control simplificado. Su importancia radica en que es el 103 objeto de interface entre la supervisión del propietario y el contratista.
Basicamente un Documento de Aprobación de Requisitos Contractuales es un documento sencillo y practico que sirve a la supervisión como instrumento eficaz para su Aseguramiento de la Calidad, en el se dictamina el grado de conformidad del propietario con cada ítem de trabajo.