ESTRUCTURA DEL DEPARTAMENTO DE VENTA
El departamento de ventas es el que se encarga de la distribución y venta de los productos y dar seguimiento día a día de las diferentes rutas de vendedores para garantizar la cobertura total y abastecimiento a los locales comerciales. En este departamento se prepara el pedido de ventas según su requerimiento y trabaja en conjunto con mercadeo para lanzamiento de productos, promociones y ofertas también se encarga de vender, distribuir.
ORGANIGRAMA DEL DEPTO DE VENTAS
Gerente
Supervisor
Vendedor
Aspectos motivacionales de la fuerza de venta
• Nuestros vendedores tienen excelentes comisiones, seguro médico, seguro de vida, bonificación doble sueldo si trabajan horas extra, entre otras motivaciones.
• Obtienen placas y premios al ser los vendedores del mes.

• Posibilidades de crecimiento personal y profesional.

Procedimiento para la evaluación del desempeño de la fuerza de venta.
Anualmente se aplica una evaluación al vendedor (auto evaluación), luego este se reúne con su jefe, y luego se le pasa al director de venta para que el reciba y califique. Luego pasa a recursos humanos y si es aprobado se le da una retroalimentación de las oportunidades encontradas y/o puntos a mejorar.
Relaciones del departamento de ventas con las otras areas funcionales de la empresa
Todas las funciones de una empresa deben interactuar armoniosamente para lograr los objetivos generales. Las relaciones interdepartamentales suelen caracterizarse por profundasrivalidades y desconfianza. Algunos conflictos interdepartamentales se deben a diferencias de opinión acerca de cual es el mejor interés de la compañía, algunos emanan de verdaderas negociaciones entre lo que es el bienestar del departamento y el bienestar de la compañía, y otros provienen de desafortunados estereotipos y prejuicios del departamento.
Por lo que en una organización cada función de negocios ejerce una influencia potencial sobre la satisfacción al cliente, todos los departamentos necesitan pensar en el cliente y trabajar en conjunto para satisfacer las necesidades y expectativas de él.
Compras. Los ejecutivos de compras son responsables de obtener materiales con la calidad y en las cantidades correctas al menor costo posible. Perciben a los ejecutivos de ventas como los quienes presionan para obtener varios modelos en una línea. Piensan que ventas insiste en una calidad demasiada alta de materiales y piezas que se ordenan
Finanzas. Los ejecutivos de Finanzas se enorgullecen de ser capaces de evaluar las utilidades de distintas acciones empresariales. Cuando se refieren a gastos de ventas se sienten frustrados. Los ejecutivos de ventas piden presupuestos considerables para publicidad, promociones de ventas y fuerzas de ventas, sin ser capaces de demostrar cuantas ventas rinden dividendos en función de esos gastos. Por otra parte los ejecutivos de ventas ven al departamento de finanzas, como personas que se obcecan en respetar los presupuestos y se niegan invertir fondos en eldesarrollo a largo plazo del mercado. La solución radica en dar mas capacidad financiera al personal de ventas y dar al personal de finanzas mas capacitación en ventas.
Contabilidad. Los contadores consideran que los ejecutivos de ventas no les preocupa entregar a tiempo sus reportes de ventas. Y a los ejecutivos de ventas por otra parte, les disgusta la forma en que los contadores asignan cargas de costos fijos a distintos productos en la línea.
Crédito. Los funcionarios de crédito evalúan el crédito efectivo de los clientes potenciales, y niegan o limitan el crédito a los clientes dudosos. Piensan que los ejecutivos de ventas venden a cualquiera, incluyendo aquellos cuya puntualidad para pagar es dudosa. Por otra parte los ejecutivos de ventas con frecuencia sienten que las normas de crédito son demasiado altas. Sienten que trabajan de nuevo para hallar clientes, solo para escuchar que estos no son lo suficientemente buenos.
El crédito y la cobranza El crédito y la cobranza también son funciones que se realizan dentro del ciclo de ingresos (ventas) y es la que se encarga de cobrar, autorizar ajustes y asignar créditos y tiene cuatro objetivos:
Minimizar cuentas incobrables a través del establecimiento de límites de crédito apropiados para cada cliente.
Registrar los pagos de clientes rapida y certeramente,
Tomar acción inmediata y efectiva dada una factura vencida,
Asegurarse que solamente se hagan ajustes a las cuentas de clientes cuando estén estipulados en los procedimientos internos ysean autorizados por el departamento de crédito.
Si estos objetivos no se cumplen, las empresas asumen los siguientes riesgos:
Pérdida excesiva por vender a créditos razonables.
Pérdida de ventas por la insatisfactoria solución de quejas de clientes
Desfalcos de caja a un deficiente control de pagos
Cuentas por cobrar excesivas debido a la incapacidad de cobrar oportunamente.
Por ello es necesario mantener una política adecuada de control interno en cuanto a las cuentas por cobrar. La ejecución adecuada de una buena política de créditos es fundamental para la administración exitosa de las cuentas por cobrar.

POLÍTICAS DE CUENTAS POR COBRAR
El objetivo general con respecto a la administración de cuentas por cobrar debe ser no solamente el de cobrarlas con prontitud, sino la alternativa costo-beneficio. Una vez que la empresa ha fijado sus estandares de crédito, deben establecerse procedimientos para evaluar a los solicitantes de crédito. Su objetivo primordial es el de registrar todas las operaciones originadas por adeudos de clientes, de terceros o de funcionarios y empleados de la compañía.
Bajo este rubro se registran las cuentas por cobrar que posee la empresa y que provienen de las ventas de los bienes y servicios que proporciona a entidad.
A menudo la empresa debe determinar no solamente los méritos que tenga el cliente para el crédito, sino también calcular el monto por el cual éste pueda responder.
La empresa puede establecer una línea de crédito, estipulando elmonto maximo que el cliente puede deber a la empresa en un momento cualquiera.
Las líneas de crédito se establecen para eliminar la necesidad de verificar el crédito de un cliente importante cada vez que se haga una compra a crédito.
El analisis de crédito se dedica a la recopilación y evaluación de información de crédito de los solicitantes para determinar si estos estan a la altura de los estandares de crédito de la empresa
Las cuentas por cobrar a corto plazo, deben presentarse en el Balance General como activo circulante y las cuentas por cobrar a largo plazo deben presentarse fuera del activo circulante.
El director de finanzas cuidara que los créditos que se otorgue sean óptimos y lleve a la empresa hacia sus objetivos generales.
Exigir que las cuentas por cobrar maximicen las utilidades y ofrezcan un rendimiento atractivo.
Es necesario comparar los costos y los riesgos de la política de crédito con las mayores utilidades que se espera habra de generar.
Tratara de evitar que se otorgue crédito a clientes potenciales que probablemente tendran dificultades para pagar o que inmovilizaran los recursos de la empresa demorando el pago por largo tiempo.
No financiar a clientes que ofrecen demasiado riesgo o que requieren un total de cuentas por cobrar tan considerable que la inversión sólo es rentable marginalmente porque absorbe recursos que se podrían usar para financiar otros proyectos mas atractivos
la política de ventas al contado implica el pago inmediato; el neto a 30concede al cliente 30 días como maximo para pagar y el 2/10 sólo si paga dentro de los 10 días que siguen a la venta podra deducir un 2 por ciento del importe. Ese 2 por ciento es un incentivo para inducirlo a pagar dentro de los primeros 10 días.
comparar las utilidades marginales sobre las ventas con el costo de la inversión marginal en cuentas por cobrar.
Si las utilidades marginales son mayores que los costos marginales, deben hacerse mas flexibles los estandares de crédito; de otra manera deben mantenerse los estandares de crédito que se tienen aplicados dentro de la empresa.

OBTENCIÓN DE LA INFORMACIÓN DE CRÉDITO
El departamento de crédito da comienzo a un proceso de evaluación del crédito pidiéndole al solicitante que llene diferentes formularios en los cuales se solicita información financiera y crediticia junto con referencias de crédito. Trabajando con base en la solicitud de crédito, la empresa obtiene entonces información adicional del crédito de otras fuentes.
Si la empresa ya le ha concedido anteriormente crédito al solicitante, ya tiene su información histórica acerca de los patrones de pago del solicitante.
Verificar las fuentes externas de información crediticia brindada por los estados financieros, por las oficinas de referencias comerciales, las bolsas de información crediticia, la verificación bancaria y la consulta de otros proveedores.
Pidiéndole al solicitante que suministre sus estados financieros de los últimos años, la empresa puede analizar la estabilidadfinanciera de éste, su liquidez, rentabilidad y capacidad de endeudamiento
Los estados financieros auditados son una necesidad en el analisis de crédito de solicitantes que deseen hacer compras importantes a crédito o que deseen que se les abran líneas de crédito
Obtener información de otros proveedores que vendan al solicitante del crédito y preguntarles cuales son las normas de pago y sus relaciones inter-empresariales.
ANALISIS DE LA INFORMACIÓN DE CRÉDITO
Para clientes que solicitan créditos grandes o líneas de crédito, debe hacerse un analisis de razones detallado acerca de la liquidez, rentabilidad y deuda de la empresa utilizando los estados financieros de ésta.
Establecer las razones o programas de evaluación de crédito a la medida de sus propios estandares de crédito.
Agregar sus conocimientos acerca de la índole de la administración del solicitante, las referencias de otros proveedores y las normas históricas de pagos de la empresa a cualquier cifra cuantitativa que se haya establecido.
Basarse en la interpretación subjetiva de los estandares de crédito de la empresa, para tomar una decisión final acerca de si se debe conceder el crédito al solicitante y probablemente el monto de éste.
especifican los términos de pago que se estipulan para todos los clientes a crédito.

CONDICIONES DE CRÉDITO
Tener mucho cuidado ya que se pueden ofrecer descuentos que en ocasiones podrían resultar nocivos para la empresa.
La empresa debe determinar cual es el nivel óptimo de gastos de cobro desdeel punto de vista costo-beneficio.
Descuentos por pronto pago
El periodo de cobro promedio debe disminuir, reduciendo así el costo del manejo de cuentas por cobrar. La disminución en cobranza proviene del hecho de que algunos clientes que antes no tomaban los descuentos por pago ahora lo hagan.
La estimación de las cuentas incobrables debe disminuir, pues como en promedio los clientes pagan mas pronto, debe disminuir la probabilidad de una cuenta mala.
POLÍTICAS DE COBRO
Las políticas de cobro de la empresa son los procedimientos que ésta sigue para cobrar sus cuentas por cobrar a su vencimiento.
Las políticas de cobro de la empresa se pueden evaluar parcialmente examinando el nivel de estimación de cuentas incobrables
Si se supone que el nivel de cuentas malas atribuible a las políticas de crédito de la empresa es relativamente constante, puede esperarse un aumento en los gastos de cobro para reducir las cuentas de difícil cobro de la empresa.
La empresa debe tener cuidado de no ser demasiado agresiva en su gestión de cobros, si los pagos no se reciben en la fecha de su vencimiento, debe esperar un periodo razonable antes de iniciar los procedimientos de cobro.
CARTAS:
Después de cierto número de días contados a partir de la fecha de vencimiento de una cuenta por cobrar, enviar una carta en buenos términos, recordandole al cliente su obligación.
Si la cuenta no se cobra dentro de un periodo determinado después del envío de la carta, se envía una segunda carta mas perentoria.Las cartas de cobro son el primer paso en el proceso de cobros de cuentas vencidas.
LLAMADAS TELEFÓNICAS:
Si las cartas son inútiles, el gerente de créditos de la empresa puede llamar al cliente y exigirle el pago inmediato. Si el cliente tiene una excusa razonable, se puede hacer arreglos para prorrogar el periodo de pago.


EL PROCESO DE LAS CUENTAS POR COBRAR
Facturación
Notas de Crédito y Cargo.
Pagos
Cuentas Incobrables.
FACTURACION. Se inicia cuando se envía un pedido o cuando se completa la prestación de un servicio; y es responsable de la asignación del precio y de la emisión de una factura al cliente.
NOTAS DE CREDITO Y CARGO. En ellas se registran todos aquellos descuentos y devoluciones que se concede a clientes. Estos se tramitan a través del departamento encargado de la facturación el cual se encarga de elaborar las notas.
PAGOS. La consideración de pagos de clientes es una actividad constante e importante del proceso de las cuentas por cobrar. Al final de las actividades de cobranza de cada día, el departamento de crédito y cobranza turna la información correspondientes a cuentas por cobrar y esta actualiza el auxiliar de clientes.
CUENTAS INCOBRABLES. Es sumamente importante analizar los casos en donde a pesar de los esfuerzos de cobranza, se aprecie una baja probabilidad de cobro. Cuando esto sucede se debe enviar al cliente un aviso de cobro ya sea por medio de cartas, o funcionarios de mayor jerarquía con lo cual se exija el cobro.