REALIZACION DE UNA PRESENTACION

• Espere un poco de nerviosismo, todos los oradores lo experimentan. Tan solo recuerde que usted conoce más de lo que está hablando que la mayoría de los miembros de la audiencia.

• Conozca las primeras dos o tres frases de su presentación. Las líneas de apertura son cruciales: Domínelas. Se tienen que pronunciar en forma confiada y relajada. Aquí es donde se establece la credibilidad con la audiencia. No puede permitirse balbucear en las primeras líneas o decir algo que ponga en su contra a la audiencia.

• Use el enfoque de las 4D en su presentación:

Primero, dígales que va a decirles (Su bosquejo)

Después, dígaselos (El cuerpo de su presentación)

Por último, dígales lo que les dijo (Su resumen)

• Hable con la audiencia, no a ella. Mantenga tanto contacto visual con la audiencia como sea posible y recurra a sus notas lo menos posible (se sentirá contento de haber practicado muchas veces antes).

• Hable con claridad y seguridad. No hable demasiado rápido o demasiado lento. Hable con frases cortas, comprensibles, no con frases largas, complejas o vagas. Haga pausas adecuadas después de un punto clave o antes de pasar a un nuevo tema. Use la inflexión apropiada en su voz para ayudar a establecer un punto. No presente su conferencia en forma monótona.

• Utilice los movimientos apropiados que ayuden a presentar un punto. Use movimientos de las manos, expresiones faciales y lenguaje corporal. No permanezca congelado en unpunto; muévase alrededor, si es posible en un auditoria grande, es mejor tener un micrófono portátil que permanecer atado a un atril con un micrófono fijo. Si camina alrededor, bien sea en una pequeña sala de juntas o en un auditorio, siempre colóquese frente a la audiencia cuando hable; nunca hable de espaldas a la audiencia. Por ejemplo, no se coloque frente a la pantalla del proyector para leer su ayuda visual a la audiencia. Desarrolle la única idea que muestra cada ayuda visual y proporcione ejemplos, si es apropiado hacerlo.

• No se pare frente a sus ayudas visuales. No se pare en una posición donde pueda impedir que alguien de la audiencia ve la pantalla del proyector, el rotafolio o lo que sea.

• Cree interés en su presentación desarrollando su “historia” con lógica y una exposición razonada. Aumente gradualmente el ritmo de su presentación.

• Manténgase en los puntos clave de su bosquejó. No divague ni se aparte del tema. Desperdiciara tiempo y confundirá a la audiencia.

• Al presentar puntos clave, explique a la audiencia porque son importantes.

• Resuma sus puntos sobre un tema en particular antes de pasar al tema siguiente en su bosquejo.

• Conozca sus líneas de cierre. El cierre es tan importante como la apertura. Relaciónelo con el propósito de la presentación. Termine con convicción y seguridad.

• Dedique tiempo a la interacción con la audiencia, si esto es apropiado. Pregunte si existen dudas. Al inicio de la presentación debe informar si habrá tiempo parapreguntas al final de la presentación o si la audiencia puede interrumpirle con preguntas. La última opción puede ser riesgosa si se tiene un límite fijo de tiempo o una agenda a terminar. Sin embargo, si es una presentación a un cliente en un pequeño salón de juntas, al responder a las preguntas sobre la marcha quizá resulte más apropiado que esperar a que el cliente guarde todas sus dudas hasta el final de la presentación. De hecho quizá sea parte de su estrategia de presentación atraer al cliente a una discusión para que exponga sus opiniones.

• Al responder a las preguntas sea sincero, franco y seguro si no conoce la respuesta o no puede divulgarla dígalo así, es una respuesta legitima. No esté a la defensiva al responder.

INFORMES

Los informes por escrito son tan importantes como los orales para comunicar información sobre un proyecto. El cliente puede especificar en el contrato los tipos, contenidos, formatos, frecuencia y distribución de los informes requeridos que tiene que prepararla organización del proyecto.

Algunos de los informes quizá se distribuyan a una gran audiencia.es importante conocer quienes recibirán copias de estos.la audiencia puede ser muy diversa y posiblemente incluya personas muy conocedoras del proyecto, así como algunos que solo conocen lo que leyeron en los informes periódicos. Quienes reciben los informes pueden tener diferentes niveles de conocimientos técnicos y algunos tal vez no comprendan cierto lenguaje o jerga técnica.

Es importanterecordar que los informes tienen que redactarse para que traten lo que es de interés para los lectores, no lo que es de interés para la persona que redacta el informe.

En la sección siguiente se estudian los dos tipos comunes de informes de proyectos y se hacen sugerencias para asegurarse de que serán útiles.

Tipos de informes de proyectos

až¢ Informes de avances

až¢ Informe final.

INFORME DE AVANCES

Es importante recordar que un informe de avances no es un informe de actividades. No confunda la actividad o la diligencia con el avance y el logro. El cliente está interesado en particular en los logros del proyecto, que avances se han hecho hacia el logro del objetivo del proyecto, en lugar de en qué actividades estuvo ocupado el equipo.

Los informes sobre los avances del proyecto los pueden preparar los miembros del equipo para el gerente de proyecto o para su gerente funcional (en una organización matricial); el gerente del proyecto para el cliente, o el gerente del proyecto para la alta dirección de la compañía del proyecto.

Con frecuencia los informes de avances abarcan un periodo específico, denominado periodo de presentación del informe. Este puede ser una semana, un mes, un trimestre, o lo que sea mejor al proyecto. La mayor parte de los informes de avances abarcan solo lo que ocurrió durante el periodo del que se informa en lugar del avance acumulado desde que se inicio el proyecto.

En la figura que se muestra abajo se presenta una muestra de unbosquejo para un informe de avance de proyecto. Entre los asuntos que se pueden incluir en un informe de avance del proyecto se incluyen los siguientes:

|Informe del avance del proyecto |
|Para el periodo del 1 de julio al 30 de setiembre |
|  |
|  |  |  |  |
|2 |Situacion actual del desempeño del proyecto |  |
|  |2.1 |Costo |  |  |  |
|3 |Avance hacia la solucion de problemas identificados previamente |
|4 |Problemas o problemas potenciales desde el informe anterior |
|5 |Acciones correctivas |  |  |  |
|6 |Puntos de referencia que se esperan alcanzar en el proximo periodo de informes |

• Logros desde el informe anterior. esta sección debe identificar los puntos de referencia clave del proyecto que se alcanzaron. también puede incluir uninforme del logro(o la falta de logros) de metas específicas fijadas para el periodo del informe.

• Situación actual del desempeño del proyecto.la información sobre el costo, el programa y el alcance del trabajo se comparan contra el plan de línea base.

• El avance hacia la solución de problemas identificadas previamente. si no se ha realizado avance alguno sobre partidas presentadas en los anteriores informes de avances, se debe de proporcionar una explicación.

• Problemas o posibles problemas desde el informe anterior. Los problemas puede incluir:

1. Problemas técnicos, por ejemplo, prototipos que no funcionan o resultados de pruebas que no son los que se esperaban.

2. Problemas con el programa, por ejemplo, demoras debido a que algunas tareas requirieron más tiempo del esperado, materiales entregados tarde o mal clima que ocasiono demoras en la construcción.

3. Problemas de costos, por ejemplo, excesos en los costos debido a que los materiales cuestan más de lo que se estimo originalmente o se utilizaron mas HORA-HOMBRE de las que se habían planeado.

• Acciones correctivas planeadas. Esta sección debe especificar las acciones correctivas a realizar durante el siguiente periodo de presentación de informes para solucionar cada uno de los problemas identificados.

• Debe incluir una exposición que explique si el objetivo del proyecto se pondrá en peligro con relación al alcance, la calidad, el costo o el programa por alguna acción correctiva.

• Puntos dereferencia que se esperan alcanzar durante el siguiente periodo de presentación de informes. Estas metas deben estar de acuerdo con el último plan del proyecto acordado.

Ninguna noticia del informe de avances debe ser una sorpresa para los lectores. Cualquier problema identificado ya debe haber sido discutido oralmente antes de la preparación del informe de avances por escrito.

INFORME FINAL

Por lo general, el informe final del proyecto es un resumen del proyecto. No es una acumulación de los informes de avances, ni tampoco una historia paso a paso de lo que ocurrió durante el proyecto. El informe final puede incluir lo siguiente:

až¢ La necesidad original del cliente

až¢ El objetivo original del proyecto

až¢ Requisitos originales del cliente

až¢ Beneficios reales para el cliente como resultado del proyecto. En contraste con lo previsto.

až¢ Grado hasta el que se cumplió el objetivo original del proyecto. Sí no se cumplió, se debe incluir una explicación

až¢ Una breve descripción del proyecto

až¢ Consideraciones futuras. Esta sección puede incluir las acciones que el cliente posiblemente quiera tomar en cuenta en el futuro para mejorar o ampliar los resultados del proyecto. Por ejemplo, si el proyecto era construir un edificio de oficinas, las consideraciones futuras podrían ser: Añadir una zona de estacionamiento, un gimnasio o una guardería junto al edificio. Sí el proyecto era organizar un festival artístico, las consideraciones futuras podrían ser cambiar la épocadel año o llevar a cabo acciones para mejorar el flujo de tránsito de peatones.

až¢ Una relación de todas las partidas por entregar (equipos, materiales, programas de computación, documentos como dibujos e informes, etc.)que se proporcionan al cliente.

až¢ Información de pruebas, tomadas de la prueba de aceptación final de un sistema o de un equipo, sobre la base por la que el cliente acepto el resultado del proyecto.

PREPARACION DE INFORMES UTILES

El tomar en consideración las pautas siguientes al preparar informes del proyecto ayudara a asegurar su utilidad y valor para quienes lo reciben:

• Haga concisos los informes. No debe intentarse impresionar con volumen a quienes los reciben. La extensión de un informe no es equivalente al progreso o los logros del proyecto si son breves, hay una mayor posibilidad de que se lean. Además, la preparación de informes puede ser una actividad que requiera de mucho tiempo; Por lo tanto, el gerente del proyecto debe intentar minimizar el tiempo que necesita el equipo para desarrollar la información necesaria.

• Escriba como Hablaría. Use frases cortas, comprensibles, en lugar de frases compuestas, complejas, del largo de un párrafo. Los grandes párrafos tentaran al lector a pasar por alto el resto de la pagina y perderá puntos importantes. Utilice un lenguaje sencillo que comprendan las diversas personas que reciben el informe. No use jerga o siglas que quizás no entiendan algunos lectores.lea el informe en voz alta para ver su contenido yestilo. ses fácil de leer y comprender o suena rebuscado y confuso?

• Coloque primero los puntos más importantes. En el informe y en cada párrafo. Algunos lectores tienen la tendencia de leer la primera frase y después ojear el resto del párrafo.

• Use graficas siempre que sea posible. como cuadros, diagramas, tablas o fotografías. Recuérdese que una imagen vale más que mil palabras. No ponga demasiada información en las graficas. Presente un concepto o un punto por grafica. Es mejor tener varias graficas claras que una solo amontonada.

• Reste tanta atención al formato de informe como al contenido. El informe debe ser abierto, atractivo y organizado en forma tal que sea compresible para los lectores. No debe estar amontonado ni tener un tipo de imprenta muy pequeño que haga difícil su lectura. No debe contener copias de materiales, Graficas o formas que no se lean con claridad y que hayan sido reducidas a un tamaño ilegible.

Los informes por escrito, al igual que la comunicación oral, dejan una impresión, positiva o negativa, en la audiencia. Sé debe prestar cuidado y atención al elaborar informes y su preparación de debe considerar como una oportunidad de dejar una impresión positiva, en lugar de una actividad aburrida, que exija demasiado tiempo. Quizá valga la pena solicitar periódicamente retroalimentación a quienes reciben los informes con relación a la utilidad de los mismos para satisfacer sus necesidades e intereses y solicitar cualquier sugerencia que puedan tener para mejorarlos.