Introducción

El control interno esta profundamente vinculado con la administración y organización de las empresas.

La organización cosiste en diagramar en forma lógica y coherente, tomando como base las premisas generales que conformaran la estructura de la empresa y en la cual se apoyaran las demas partes componentes, con el propósito de lograr o alcanzar los objetivos que primaron en su gestación.

La administración consiste en manejar la realidad mediante la dirección, supervisión y control de la totalidad de las operaciones de un ente, que tienden a cumplir con los objetivos preestablecidos en la creación de dicha organización o empresa.



Características

• Naturaleza: la naturaleza e importancia del Sistema de Control Interno es que es indivisible porque integra toda la organización.

• Responsabilidad: el auditor no tiene responsabilidad directa sobre el sistema de control interno, pero es el evaluador del mismo y en base a dicha evaluación podra determinar la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos de auditoria a aplicar. Pero como es evaluador de dicho sistema, el auditor obtiene conclusiones que debe informar a la Dirección Superior y a su vez, puede sugerir cambios para su mejor funcionamiento.

• Alcance: esta dado por todo el ambito de la empresa.

• Definición: es el conjunto de reglas, principios o medidas enlazadas entre sí,desarrollados dentro de una organización, con procedimientos que garanticen su estructura, un esquema humano adecuado a las labores asignadas y el cumplimiento de los planes de acción, con el objeto de lograr: razonable protección del patrimonio, cumplimiento de políticas prescriptas por la organización, información confiable y eficiente y eficiencia operativa.

• Objetivos:

o Protección de los activos o razonable protección del patrimonio

o Obtención de información adecuada, confiable, eficiente

o Promoción de la eficiencia operativa o simplemente eficiencia operativa

o Estimular la adhesión a las políticas de la Dirección o el cumplimiento de las políticas prescriptas en la organización

• Elementos:

o Plan de Organización

o Sistema de Autorización y Procedimientos

o Practicas sanas o cumplimiento de los planes de acción

o Personal Adecuado o Dotación de Personal



La función del auditor

El auditor interno y la tarea que ejecuta el auditor consiste en:

a) Adecuada planificación y el correspondiente control de la ejecución del mismo

b) Un estudio y evaluación del Control Interno vigente que permitira determinar la naturaleza, extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría a aplicar

c) La obtención de elementos de prueba sólidos y suficientes que sustenten el contenido del informe, mediante la aplicación de los procedimientos de auditoría



Enumeración y analisis de los aspectos practicos del control interno

• Responsabilidad: laresponsabilidad de todos los integrantes de una organización deben estar perfectamente delimitada; por lo tanto, cada uno de los individuos debe conocer su responsabilidad y para que este conocimiento sea efectivo debe comunicarsela por escrito y en forma clara.

• Funciones: se debe realizar la separación de funciones de los individuos, de tal manera que éstas de dividan en las siguientes categorías y cada una de ellas las efectúe un individuo diferente:

o Iniciación de una operación

o Registración en formularios o libros

o Autorización de la operación y sus registros

o Custodia de los bienes físicos o materiales

o Archivo final de la operación

• Delegación: existe la posibilidad de que los individuos deleguen en otros de menor jerarquía sus funciones, pero debe quedar claro que la responsabilidad sobre esa función no puede ser delegada.

• Autoridad: cuando a un individuo se le asigna una función acompañada de la correlativa responsabilidad, se le debe dar la autoridad necesaria para que pueda ejercer debidamente esa función.

• Operación: ningún individuo dentro de una organización debe ser el responsable de una transacción desde que ésta se inicia hasta que finaliza. Ya que si así fuera, en el caso de existir errores, éstos son difíciles de detectar, lo que a su vez posibilita que se cometan dolos o fraudes.

• Personal: El factor humano es fundamental en cualquier tipo de ente, y, por lo tanto, su selección, entrenamiento y capacitación tienen muchaim¬portancia, ya que ellos son los que ponen en movimiento y desarro¬llan las empresas. Para tener individuos idóneos para las funciones que deben ejercer y la responsabilidad de cada cargo, deben ser elegi¬dos teniendo en cuenta sus características personales y técnicas (ya fuere que éstas provengan de estudios realizados o de la experiencia adquirida).

• Autocontrol: Todo procedimiento, sistema, norma o instrucción, en el momento de su creación, debe prever controles propios o automaticos, que permitan detectar errores de procedimiento y que generen su corrección en forma inmediata. Este tipo de controles es denominado de diseño, pues permite la autoverificación de la información que se procesa.

• Control Selectivo: Toda organización debe poseer, dentro de su estructura, individuos que efectúen controles por excepción o controles no rutinarios, los cuales se apliquen en forma periódica y de manera sorpresiva y que, a su vez, evalúen si los controles existentes actúan de la manera tal como fueron crea-dos.

• Funciones relativas: La dotación humana debe tener una rotación de funciones que contri¬buye a eliminar a los individuos denominados 'indispensables para la orga¬nización' y también contribuye a detectar errores y fraudes. Esta rotación permite que el individuo no se enajene con un trabajo y que, a su vez, se capacite y entrene en tareas diferentes que le permitiran evolucionar dentro del ambito de la organización.

• Elemento materiales: A aquellos individuos que tienenfunciones de custodia de bienes de la organización debe proveérselos de los elementos de seguridad necesarios para que en el momento en que el individuo esta fuera de la empresa, los valores bajo su custodia estén suficientemente protegidos.

• Costo: El costo material de instalar y mantener un control debe ser menor al valor de lo que realmente se quiere controlar.

• Instrumentaciones por escrito: Toda instrucción que se le dé al personal de una organización debe ser entregada por escrito, ya fuere la descripción de tareas, un manual de proce¬dimientos, etc., y el receptor debe firmar que recibió dicha norma.

• Prenumeración de comprobantes y formularios: La numeración correlativa permite el procesamiento de todos los formularlos siguiendo su secuencia, facilitando la detección de la falta de un ejemplar.

• Custodia de los formularios: Los formularios que no estan puestos en liso deben estar lo suficiente¬mente protegidos para que nadie pueda tener acceso a ellos y una persona debe ser la encargada de entregarlos a los usuarios y de registrar a quién se los facilitó.

• Depósito total de cobranzas: El total del dinero y los cheques ingresados a la empresa deben ser depositados de inmediato y en forma intacta (con la misma composición) en los bancos.

• Dinero en efectivo: El uso de dinero en efectivo debe provenir sólo de los fondos fijos o cajas chicas y únicamente debe ser utilizado para los desembolsos permitidos de tipo urgente o para gastos menores que no justifiquen larealización de un pago con cheque.

• Egresos o pagos con cheques: Todo pago que efectúe la organización debe realizarse con un cheque a la orden del beneficiario y evitando o restringiendo su endoso.

• Obligaciones de doble firma: Cada vez que la empresa se compromete o se obliga mediante un docu¬mento, ya fuere un pagaré, un cheque, etc., es conveniente que dicha obliga¬ción tenga la firma de mas de un funcionario.

• Cuentas de control: La sumatoria de las cuentas analíticas debe ser igual a lo expresado en las cuentas de control, y en caso de no ser así se debe realizar la conciliación respectiva.

• Vacaciones y licencias: Todos los individuos deben gozar de períodos de descanso. Pero, a su vez, es imprescindible que en los casos de personas que tienen a su cargo funciones de custodia, tengan periódicamente ese descanso, lo que contribuira a que otra persona tome su función y pueda detectar si existen errores o fraudes.

• Control por oposición: El control por oposición consiste en aquel que se produce cuando entre un individuo y otro se verifican mutuamente, como por ejemplo, cuando en un traspaso de valores o información, se quiere desligar la responsabilidad de uno, produciéndose la asunción de la misma por parte de otro.

• Confrontación de datos: Se deben realizar todas las conciliaciones de datos propios con informa¬ciones de terceros. Por lo tanto, se debe realizar la confrontación de todos los movimientos bancarios y también enviar 'Resumen de Cuenta' a todoslos clientes y proveedores, y contestar todos los recibidos. Se tiene que efec¬tuar, por lo menos una vez al año, una circularización de saldos.

• Claves de códigos de acceso: Se debe acceder a los sistemas mediante el uso de una clave o código de usuario, que solamente debe conocer la persona encargada de la función, y la cual debe ser cambiada periódicamente.

• Organización informa: No debe haber una organización informal En la empresa no debe haber ningún procedimiento administrativo u operativo ajeno al sistema formal Es decir que, no deben existir planillas o anotaciones de hechos o sucesos que son únicamente utilizadas por las personas que administran una tarea o información.

• Predominio de lo importante sobre lo urgente: Lo urgente no debe tener prioridad sobre lo importante. La urgencia es enemiga del control y tiende a suprimir fases de una operación.

• Métodos contra el fraude y la corrupción: Debe surgir de la ordenación del control interno la idea de que hay una suficiente seguridad de que las personas de la empresa actúan de acuerdo a normas éticas y morales socialmente admitidas.

• Elementos tecnológicos: La empresa debe tener una razonable adecuación a la tecnología de la época, tanto en materia de comunicaciones, como de cibernética. La pro¬ductividad se ve afectada cuando no hay factores productivos adecuados que a su vez contribuyen a aumentar los costos y obtener precios superiores a los del mercado, lo que indica una escasez de eficiencia operativa.