EVALUACIÓN Y CONTROL

1. Evaluación y Control del Plan Anual de Mantenimiento

La evaluación y control del plan de mantenimiento se refiere al conjunto de actividades que permiten identificar y analizar las desviaciones de los resultados, tanto de la gestión de mantenimiento como del desempeño real del sistema productivo, versus las metas operativas.

Se inicia apenas concluirse la elaboración del plan anual de mantenimiento con la definición de las metas e indicadores de evaluación y control (operativos) y se extiende durante todo el proceso administrativo lo que le da un carácter dinámico y continuo

La evaluación y control permite orientar la gestión de mantenimiento y definir alternativas de mejora técnica y optimizar costos. Por otra parte,contribuye a darle un carácter sistémico al mantenimiento, lo cual garantiza la continuidad operativa de los procesos dentro de las exigencias de efectividad del sistema productivo.

Los mecanismos de evaluación y control deben ser económicamente aceptables, oportunos, aceptados por la organización de mantenimiento y tener veracidad y claridad. Al terminarse de elaborar el plan de mantenimiento, antes de todo, debe determinarse lo que se necesita controlar de acuerdo con lo que indique la experiencia, el criterio y los hechos observados.

Una vez conocidos los aspectos a controlar es necesario fijar si deben controlarse en cantidad, calidad, tiempo u otros. Con ello se estará en posibilidad de fijar las metas y los indicadores de evaluación y control.

La evaluación y control se realiza en cuatro etapas: captura de los datos necesarios y cálculo de los indicadores, comparación de los resultados versus las metas, análisis de las desviaciones, y acciones correctivas.

1.1. Captura de los datos necesarios y cálculo de los indicadores

Durante el proceso administrativo del mantenimiento se recopilan los datos necesarios y se calculan los indicadores previamente seleccionados (ver Indicadores de Evaluación y Control en 5.2). Generalmente las fuentes de los datos son los reportes de operación y los procedimientos siguientes:

|Código |Procedimiento |Fundamento |
|P8 |Orden de trabajos preventivos (*) |P5-P6 |
|P9 |Revisión mantenimiento rutinario |P4-P6 |
|P10 |Recorrido de inspección |P4-P6 |
|P11 |Revisión mantenimiento circunstancial |P4-P6 |
|P12 |Inspección instalaciones/edificaciones |P4-P6 |
|P14 |Orden de trabajoscorrectivos (*) |P13 |
|P19 |Acumulado de materiales y horas-hombre |P8- P14-P15-P16-P17 |

(*) Ver 5.5. Ejecución del plan anual de mantenimiento

Cuadro 1: Procedimientos de evaluación y control

• P9: Revisión del mantenimiento rutinario

Generalmente en los sistemas productivos las instrucciones técnicas de mantenimiento rutinario son ejecutadas por los operadores de los objetos, razón por la cual debe existir dentro de la organización de mantenimiento una unidad que se encargue de revisar la ejecución de este tipo de mantenimiento, asegurándose que las labores asignadas a dichos operadores sean cumplidas.

El propósito de este procedimiento es revisar el funcionamiento de los objetos, inspeccionando el estado de los diferentes componentes de una manera rápida y prestando atención a las actividades de mantenimiento que debe realizar el operador. Esta revisión se realiza con una periodicidad predefinida sobre las instrucciones técnicas de mantenimiento rutinario creadas para cada objeto en el procedimiento P4.

Este instrumento funciona también como mecanismo de detección de fallas, ya que paralelamente a la revisión se observa si el objeto presenta fallas, recomendándose inmediatamente la posible solución al problema.

• P10: Recorrido de inspección

Muchas veces los objetos de mantenimiento presentan fallas que no son reportadas inmediatamente, tal vez por negligencia de los operadores, características del proceso que no hacen posible su detección o porque no han sido bien intervenidos. Por ello debe existir dentro de la organización de mantenimiento una unidad específica que se encargue de hacer recorridos con una periodicidad predefinida.

En este procedimiento se van registrando los objetos de mantenimiento que presentan fallas, realizándose una revisión rápida de su funcionamiento o una verificación de las acciones que han debido ejecutarse según las instrucciones técnicas listadas en P4. Cuando en el recorrido se detectan fallas se procede inmediatamente a girar recomendaciones para lasolución de las mismas.

• P11: Revisión mantenimiento circunstancial

Los objetos de mantenimiento que funcionan de manera alterna o como respaldo operacional y cuyos programas de mantenimiento no tienen preestablecida una fecha de inicio porque dependen de las exigencias operacionales, ameritan para su puesta en marcha ciertas pruebas o revisión de funcionamiento de los diferentes componentes según la lista de instrucciones técnicas del procedimiento P4 creadas para tal fin.

La organización de mantenimiento debe tener listo este procedimiento para que cuando se indique el arranque de dichos objetos, se realicen las revisiones y ajustes necesarios, asegurándose de esta forma su entrega en buenas condiciones al grupo de operaciones.

Este instrumento funciona también como un mecanismo de detección de fallas, ya que paralelamente a la revisión se pueden detectar fallas, indicándose inmediatamente las recomendaciones respectivas para la solución.

• P12: Inspección de instalaciones y edificaciones

Las instalaciones y edificaciones son objetos de mantenimiento tan importantes como los equipos u otros, por lo que dentro de la organización de mantenimiento debe existir una unidad que se encargue de realizar inspecciones periódicas a dichos objetos a fin de detectar fallas para recomendar su solución.

La inspección se realiza sobre los componentes de cada uno de los objetos y atendiendo a las instrucciones técnicas creadas para tal fin según la lista del procedimiento P4.

• P19: Acumulado de materiales, repuestos y horas-hombre

Este procedimiento se utiliza parra registrar y acumular las cantidades de materiales, repuestos y horas-hombre, utilizados en la ejecución de las actividades de mantenimiento. Sirven como mecanismo de control y evaluación de los costos de mantenimiento y para preparar el presupuesto para el próximo período. Se basan en la información registrada en los procedimientos P8-P14-P15-P16-P17.

1.2. Comparación de los resultados versus las metas

Una vez calculados los indicadores reales, se comparan con las metas establecidas previamente para conocer si existen desviaciones de importancia. La evaluación ycontrol se facilita si se pone atención sólo en las desviaciones importantes, debiendo existir amplitud de criterios a la hora de seleccionarlas.

El cuadro 2 siguiente (los datos son un ejemplo) puede ser utilizado para comparar los resultados reales de los indicadores con las metas, para determinar las desviaciones y, mediante ellas, evaluar y controlar el plan anual de mantenimiento.

|Indicador |
|PERSPECTIVAS |
|OBJETIVOS |
|ESTRATEGIAS |

|INDICADOR |
*) |
|REAL |

|FINANCIERA |
|sQué debemos hacer para |
|satisfacer las expectativas|
|de nuestros accionistas? |
|Mantener una disponibilidad |
|global de los objetos de |
|mantenimiento al menos de |
|98% |

|Incrementar el presupuesto |
|de mantenimiento |
|preventivo |
|Disponibilidad |
cada 2 años) |

|Numérico |

|CLIENTES|
|sQué debemos hacer para |
|satisfacer las necesidades |
|de nuestros clientes? |
|Mejorar hasta 95% la confiabilidad |
|global de los objetos de mantenimiento. |

|Profundizar el control del mantenimiento preventivo |
|Confiabilidad |
cada 2 años) |

|Numérico |

|PROCESOS |
|INTERNOS |
|sEn que procesos debemos|
|ser excelentes para |
|satisfacer esas necesidades? |
|Fortalecer la posición |
|tecnológica de la |
|organización de |
|mantenimiento |

|Realizar “Benchmarking” |
|Para medir posicionamiento |
|tecnológico y tomar |
|acciones |
|Posición |
|Tecnológica |
cada 2 años)|


|Cualitativo |

|APRENDIZAJE |
|ORGANIZACIONAL |
|sQué aspectos son críticos |
|para poder mantener esa |
|excelencia? |
|Mejorar el clima |
|organizacional |


|Asignar mayores |
|responsabilidades en las|
|decisiones claves a los niveles |
|operativos y técnicos |
|Encuesta |
cada 2 años) |

|Cualitativo |


(*) Se debe indicar la fórmula de cálculo, procedimiento, metodología, etc.)

Cuadro 2. Evaluación del plan estratégico mediante el CMI
Los resultados reales (numéricos o cualitativos) de los indicadores de evaluación del plan estratégico (columna vacía del cuadro 2) se comparan con los objetivos estratégicos a fin de disponer de elementos precisos para retroalimentar el plan estratégico, reafirmando las estrategias o sugiriendo cambios ante las desviaciones observadas, lo que a su vez influirá en el plan operativo.