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Administracion documental - Administracion documental



Abstract
Representa, mas ordenada y explícitamente que el resumen descriptivo, el contenido del documento mediante una relación lógica y lineal de los asuntos y puntos de vista allí argumentados.

Analisis documental
Conjunto de operaciones necesarias para extraer la información contenida en las fuentes primarias y prepararla para su posterior recuperación y utilización
PÉREZ ALVAREZ-OSSORIO, J.R. Introducción a la información y documentación científica. Madrid: Alambra, 1988. p.10
Es el conjunto de operaciones que tienden a representar el contenido de un documento de una forma distinta a la original. Provoca la elaboración de documentos secundarios.


AMAT NOGUERA, N. Técnicas documentales y fuentes de información. Barcelona: Bibliograf, 1978. p. 36
Banco de datos
Es un sistema de información automatizado que consta de una o mas bases de datos, un sistema de gestión de las mismas, programas de aplicación adecuados y el soporte físico del sistema.
PÉREZ ALVAREZ-OSSORIO, J.R. Introducción a la información y documentación científica. Madrid: Alambra, 1988. p.39

Base de datos
Es un conjunto de datos homogéneos, ordenados de una forma determinada, que se presenta normalmente de forma legible por ordenador (en cinta magnética u otro soporte) y se refieren a una organización, materia o problema determinado. (Comitéde Terminología de la Federación Internacional de Documentación)
PÉREZ ALVAREZ-OSSORIO, J.R. Introducción a la información y documentación científica. Madrid: Alambra, 1988. p.39
Bibliografías
Buscan, identifican, describen conjuntas que no forman una colección determinada y cuyasnoticias se presentan debidamente ordenadas por medio de algunos de los elementos de la noticia.


CARRIÓN GÚTIEZ, M. Manual de bibliotecas. Madrid: Fundación Sanchez Ruipérez, 1987. P. 474
Son las listas de referencia de publicaciones primarias establecidas según un orden y fin determinado sin limitarse a los trabajos pertenecientes a una colección documental.
AMAT NOGUERA, N. Técnicas documentales y fuentes de información. Barcelona: Bibliograf, 1978. p. 8
Bibliografías nacionales
Son aquellas bibliografías que incluyen únicamente el conjunto de registros que en cualquiera de las lenguas oficiales y sobre la tematica que sea se editan en un solo país.
ORERA ORERA, L. Manual de biblioteconomía. Madrid: Síntesis, D.L. 1996. p. 101
Bibliología
Es el conocimiento de la historia del libro y de las artes graficas
CARRIÓN GÚTIEZ, M. Manual de bibliotecas. Madrid: Fundación Sanchez Ruipérez, 1987. P. 41
Bibliometría
Aplica métodos científicos, fundamentalmente matematicos y estadísticos, al estudio de la propia ciencia, de los autores que la producen y de la literatura en que sus trabajos se plasman.
PÉREZ ALVAREZ-OSSORIO, J.R. Introducción a la información y documentación científica. Madrid: Alambra, 1988. p. 14
Bibliotecnia
Es el conocimiento de las técnicas industriales y comerciales del libro, así como de su conservación y restauración.
CARRIÓN GÚTIEZ, M. Manual de bibliotecas. Madrid: Fundación Sanchez Ruipérez, 1987. P. 41
Bibliotecografía
Es el conocimiento de las características bibliograficas del libro, incluida la rareza y el valor y la historia individual de los ejemplares.
CARRIÓNGÚTIEZ, M. Manual de bibliotecas. Madrid: Fundación Sanchez Ruipérez, 1987. P. 41
Decadencia
Aplicado a los materiales de las bibliotecas, se refiere a la disminución del uso de dichos materiales con el paso del tiempo.
LANCASTER, F.W. Evaluación de la biblioteca. Madrid: Anabad, 1996. p. 124
Descriptor – Término preferente
Es una palabra, término o expresión característica, escogida entre un conjunto de palabras o términos considerados como equivalentes, para representar un concepto esencial, exento de ambigüedad que se encuentre en los documentos.
AMAT NOGUERA, N. Técnicas documentales y fuentes de información. Barcelona: Bibliograf, 1978. p. 134
Aquel término que se utiliza en la indización para representar un término determinado.
DOCUMENTACIÓN. Directrices para el establecimiento y desarrollo de tesauros monolingües. UNE 50-106-90. p. 5
No Descriptor – Término no preferente
El sinónimo o cuasisinónimo de un descriptor. Un no descriptor no se asigna a los documentos, pero proporciona un punto de acceso a partir del cual el usuario es dirigido mediante una instrucción al término preferentemente apropiado.
DOCUMENTACIÓN. Directrices para el establecimiento y desarrollo de tesauros monolingües. UNE 50-106-90. p. 5
Documentación
Es el acto de reunir documentos sobre un tema dado y el tratamiento de estos en vista a su difusión.


AMAT NOGUERA, N. Técnicas documentales y fuentes de información. Barcelona: Bibliograf, 1978. p. 9
La recolección, almacenamiento, clasificación y selección, difusión y utilización de todos los tipos de información (FID, 1959
PÉREZ ALVAREZ-OSSORIO, J.R. Introduccióna la información y documentación científica. Madrid: Alambra, 1988. p. 3
La actividad científica que se ocupa de la recogida y analisis de los documentos científicos y otras fuentes de nuevos conocimientos, almacenamiento de la información en ellos contenida, y recuperación y difusión de la misma, a fin de que alcance rapida y eficazmente a quienes puedan utilizarla.
PÉREZ ALVAREZ-OSSORIO, J.R. Introducción a la información y documentación científica. Madrid: Alambra, 1988. p. 4
Documento
Es todo conocimiento fijado en un soporte y susceptible de ser utilizado para consulta, estudio o trabajo. Un utensilio irremplazable para transmitir los conocimientos, las ideas y dar cuenta de los hechos.
AMAT NOGUERA, N. Técnicas documentales y fuentes de información. Barcelona: Bibliograf, 1978. p. 11
Cualquier ítem, impreso o no, susceptible de ser catalogado e indizado.

DOCUMENTACIÓN. Directrices para el establecimiento y desarrollo de tesauros monolingües. UNE 50-106-90. p. 5
La combinación de un soporte y la información registrada en él, que puede ser utilizado como prueba o para consulta (Diccionario de terminología archivística).
CRUZ MUNDET, J.R. Manual de archivística. Madrid: Fundación German Sanchez Ruipérez, 1996. p. 99
Documentos primarios
Son los documentos originales en su totalidad.

AMAT NOGUERA, N. Técnicas documentales y fuentes de información. Barcelona: Bibliograf, 1978. p. 68
Documentos secundarios
Son los documentos que contienen datos y la información referente a documentos primarios y se presentan a modo de inventarios o resúmenes de publicaciones primarias.

AMAT NOGUERA, N.Técnicas documentales y fuentes de información. Barcelona: Bibliograf, 1978. p. 86
Envejecimiento
Aplicado a los materiales de las bibliotecas, se refiere a la disminución del uso de dichos materiales con el paso del tiempo.
LANCASTER, F.W. Evaluación de la biblioteca. Madrid: Anabad, 1996. p. 124
Folleto
Es una publicación no periódica impresa que tiene por lo menos 5 paginas pero que no pasa de 48, sin contar las tapas (UNESCO).

AMAT NOGUERA, N. Técnicas documentales y fuentes de información. Barcelona: Bibliograf, 1978. p. 68
Fuentes primarias
Contienen material nuevo u original, en forma de artículos, notas, comunicaciones al editor, etc.

PÉREZ ALVAREZ-OSSORIO, J.R. Introducción a la información y documentación científica. Madrid: Alambra, 1988. p. 9
Fuentes secundarias
Son el resultado del analisis de las fuentes primarias y de la extracción, condensación u otro tipo de reorganización de la información que aquéllas que contienen, a fin de hacerla accesible a los usuarios.
PÉREZ ALVAREZ-OSSORIO, J.R. Introducción a la información y documentación científica. Madrid: Alambra, 1988. p. 31
Índices bibliograficos
Esta confeccionado con las referencias bibliograficas de un conjunto de documentos, ordenados en función de alguna característica esencial o formal.
PÉREZ ALVAREZ-OSSORIO, J.R. Introducción a la información y documentación científica. Madrid: Alambra, 1988. p. 34
Lenguaje de búsqueda
Conjunto de órdenes que permiten buscar registros que contienen uno o mas términos simples o compuestos en la estructura de almacenamiento de un sistema de información.
ORERA ORERA, L. Manual debiblioteconomía. Madrid: Síntesis, D.L. 1996. p. 160
Lenguaje de indización
Conjunto controlado de términos extraídos del lenguaje natural y utilizados para representar, de forma breve, los temas de los documentos.
DOCUMENTACIÓN. Directrices para el establecimiento y desarrollo de tesauros monolingües. UNE 50-106-90. p. 5
Lenguaje de interrogación
Conjunto de órdenes que permiten buscar registros que contienen uno o mas términos simples o compuestos en la estructura de almacenamiento de un sistema de información.
ORERA ORERA, L. Manual de biblioteconomía. Madrid: Síntesis, D.L. 1996. p. 160
Libro
Es una publicación no periódica impresa que tiene, sin contar las tapas, por lo menos 49 paginas (UNESCO).
AMAT NOGUERA, N. Técnicas documentales y fuentes de información. Barcelona: Bibliograf, 1978. p. 68
Literatura gris – Literatura no convencional
Es el conjunto de documentos, de muy variada tipología, que no se publican a través de los canales habituales de transmisión de la información científica (libros y publicaciones en serie
PÉREZ ALVAREZ-OSSORIO, J.R. Introducción a la información y documentación científica. Madrid: Alambra, 1988. p. 29
Norma
Es un documento, aprobado por un organismo competente, que establece reglas y requisitos que han de cumplir los distintos productos, procesos, etc.
PÉREZ ALVAREZ-OSSORIO, J.R. Introducción a la información y documentación científica. Madrid: Alambra, 1988. p. 31
Normas
Son documentos que se formulan según un acuerdo propio, o se establecen bajo una autoridad reconocida, en las que se define un producto material, procedimiento, calidad,construcción, características de funcionamiento, rendimiento, nomenclatura y otros datos analogos.
AMAT NOGUERA, N. Técnicas documentales y fuentes de información. Barcelona: Bibliograf, 1978. p. 75
Son las diversas pormenorizaciones técnicas o documentales que contienen un conjunto de condiciones que deben cumplirse en la elaboración de productos. Las normas afectan en la fabricación de cualquier producto para facilitar la comercialización o intercambio entre países con garantías de uso en cualquiera de ellos.
CARRIZO, G. et al. Manual de fuentes de información. Madrid: cegal, 1994. p. 89
Obsolescencia
Aplicado a los materiales de las bibliotecas, se refiere a la disminución del uso de dichos materiales con el paso del tiempo.
LANCASTER, F.W. Evaluación de la biblioteca. Madrid: Anabad, 1996. p. 124
Patente
Es un documento que reconoce a un individuo, o a la empresa que representa, la autoría de una invención, y le confiere derecho exclusivo a su uso y explotación.
PÉREZ ALVAREZ-OSSORIO, J.R. Introducción a la información y documentación científica. Madrid: Alambra, 1988. p. 30
Publicación en serie
Es toda publicación que se edita en fascículos sucesivos numerados secuencialmente (con números o indicaciones cronológicas) y cuya aparición continúa indefinidamente.

PÉREZ ALVAREZ-OSSORIO, J.R. Introducción a la información y documentación científica. Madrid: Alambra, 1988. p. 27
Publicaciones periódicas
Publicaciones colectivas, con título legal, que aparecen a intervalos regulares o irregulares y en las que los fascículos se encadenan cronológica, numérica y consecutivamente.
AMAT NOGUERA, N.Técnicas documentales y fuentes de información. Barcelona: Bibliograf, 1978. p. 70
Resumen informativo
Representa, mas ordenada y explícitamente que el resumen descriptivo, el contenido del documento mediante una relación lógica y lineal de los asuntos y puntos de vista allí argumentados.
AMAT NOGUERA, N. Técnicas documentales y fuentes de información. Barcelona: Bibliograf, 1978. p. 146
Referencia bibliografica
Comprende un conjunto de indicaciones precisas y detalladas suficientemente, con objeto de identificar una publicación o parte de una publicación.
AMAT NOGUERA, N. Técnicas documentales y fuentes de información. Barcelona: Bibliograf, 1978. p. 107
Tesauro
Vocabulario de un lenguaje de indización controlado organizado formalmente con objeto de hacer explícitas las relaciones, a priori, entre conceptos.
DOCUMENTACIÓN. Directrices para el establecimiento y desarrollo de tesauros monolingües. UNE 50-106-90. p. 5
Es un diccionario que muestra la equivalencia entre los términos o expresiones del lenguaje natural y aquellos términos normalizados y preferentes del lenguaje documental, así como las relaciones semanticas que existen entre otros términos.
AMAT NOGUERA, N. Técnicas documentales y fuentes de información. Barcelona: Bibliograf, 1978. p. 179
Término compuesto
Término de indización que puede descomponerse morfológicamente en elementos simples, cada uno de los cuales se puede expresar mediante un nombre y servir independientemente como términos de indización.
DOCUMENTACIÓN. Directrices para el establecimiento y desarrollo de tesauros monolingües. UNE 50-106-90. p. 5
Término deindización
La representación de un concepto, preferentemente en forma de sustantivo o frase nominal.
DOCUMENTACIÓN. Directrices para el establecimiento y desarrollo de tesauros monolingües. UNE 50-106-90. p. 5
Tesis
Son las investigaciones o trabajos realizados y presentados con el fin de obtener un diploma o título universitario
Archivador: Mueble de oficina, preferentemente homologado, que sirve para mantener bien ordenados documentos en tramite, fichas, etc.
Archivo
1. Conjunto organico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de las funciones y competencias propias de personas físicas o jurídicas, públicas y privadas.
2. Institución encargada de la custodia, control y difusión de determinados fondos documentales.
3. En función del organismo productor, los archivos pueden ser de la Administración central, periférica, autonómica, local, judicial, etc. En función del ambito de sus fondos pueden ser nacionales, regionales, provinciales, de distrito o comarcales.

En función de la propiedad de los fondos, pueden ser públicos o privados.

En función del ciclo vital de los documentos, pueden ser archivos de oficina, centrales, intermedios o históricos.

4. El archivo también es el lugar donde se conservan y consultan los conjuntos organicos de documentos.
1. Archivo de una entidad administrativa.
2. Cada uno de los archivos que corresponden a las tres primeras etapas del ciclo vital de los documentos, previas a la conservación permanente.
Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora de los documentos donde se reúne la documentaciónen tramite o sometida a continua utilización y consulta administrativa por el personal de las oficinas. Con caracter general, no podra custodiar documentos que superen los diez años de antigüedad.
Archivo central: Agrupa los documentos transferidos por los diferentes archivos de gestión del organismo, una vez finalizado su tramite y cuando su consulta no es constante. El archivo central coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión.
Archivo histórico: Contiene documentación que una vez evaluada se considera de conservación permanente. Ingresa la documentación preveniente del Archivo Central que a su vez la ha recibido del de gestión. También se pueden conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito, adquisición o por incorporación.
Camisa: Cubierta en papel doblado para la protección de documentos o expedientes.
Carpeta: Conjunto rígido formado por dos cubiertas de cartón unidas por un material flexible y que sirve para la conservación, y que constituye la unidad de instalación.
Clasificación: Operación intelectual que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura jerarquica del fondo. Esta operación se encuentra dentro de la fase de tratamiento archivístico denominada identificación.
Conservación: Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte, las posibles alteraciones físicas en los documentos y, por otra, la restauración de éstos cuando la alteración se ha producido.
Conservación permanente: Situación derivada de la fase de valoración que afecta los documentos que han desarrollado valoressecundarios y en consecuencia no pueden ser eliminados.
Custodia: Responsabilidad jurídica que implica la correcta conservación de los fondos por parte de la institución archivística.
Depósito: Conjunto de espacios destinados a la conservación de documentos.
Descripción: Fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de los instrumentos de información (catalogo) para facilitar el conocimiento y la consulta de los fondos documentales y colecciones de los archivos.
Descriptores: Identificadores de sitios geograficos, de personas, cronológicos, de entidades y de temas que identifican el contenido de los documentos. A partir de los descriptores se elaboran los índices.
Documento: Toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión grafica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier soporte material, hasta en soportes informaticos.
Expediente: Unidad documental formada por un conjunto de documentos, generado organicamente y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.
Fondo: Conjunto de documentos, de cualquier tipología o soporte, producido organicamente y/o reunido y utilizado por una persona, una familia o un organismo, en el ejercicio de sus actividades y funciones.
Función: Conjunto de competencias homogéneas que delimitan cada uno de los grandes campos de actuación administrativa.
Gestión administrativa: Conjunto de actuaciones regladas que realizan las unidades administrativas para ejercer sus funciones y que pueden ser comunes y específicas.
Guía: Instrumento que describe globalmente fondos documentales de uno odiversos archivos, indicando las características fundamentales: organismos que los originan, series que los forman, fechas extremas que comprenden y volumen de documentación. Recoge la información sobre el archivo, su historia y formación, horarios y servicios a los usuarios.
Identificación: Fase del tratamiento archivístico que consiste en la investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas que sustentan la estructura de un fondo.
Índice: Conjunto de referencias ordenadas de encabezamientos onomasticos, toponímicos, cronológicos y de conceptos contenidos tanto en los propios documentos como en instrumentos de referencia y descripción.
Instalación: Conjunto de medios físicos dispuestos para la correcta conservación de los documentos.
Instrumento de consulta: Documento sobre cualquier soporte, publicado o no, que relaciona o describe un conjunto de unidades documentales con el fin de establecer un control físico, administrativo o intelectual, que permita su localización y recuperación.
Inventario: Relación mas o menos detallada que describe todas las unidades de un fondo, siguiendo su organización en series documentales.
Patrimonio documental: Totalidad de documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su función por cualquier organismo o entidad de caracter público. También los documentos con una antigüedad superior a los cuarenta años, generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de caracter político, religioso o sindical, y por entidades, fundaciones y asociaciones culturalesy educativas de caracter privado. Por último, integran el Patrimonio documental los documentos con una antigüedad superior a los cien años, generados, conservados o agrupados por cualquier otra entidad particular o persona física.
Préstamo de documentos: Acción que implica la salida temporal de documentos de un archivo con una finalidad administrativa o de difusión cultural.
Principio de procedencia: Principio fundamental de la teoría archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no han de mezclarse con los otros.
Cuadro de clasificación: Instrumento que refleja la estructura del fondo documental. Aporta los datos esenciales de esta estructura.
Protocolo de evaluación documental: Instrumento resultante de la fase de valoración de un fondo que necesita de los documentos que han de ser conservados y aquellos otros que han de ser eliminados al final de un período determinado o en circunstancias especiales.
Registro: Instrumento de control, normalmente bajo forma de volumen que contiene la inscripción, generalmente numerada en orden cronológico, de informaciones consideradas de suficiente interés.
Cuadro topografico: Instrumento de control que relaciona correlativamente el contenido de cada una de las unidades de conservación de un depósito de archivo.
Restricción de consulta: Limitación temporal del derecho de acceso a los documentos establecida por las disposiciones legales para garantizar la reserva de determinados datos.
Serie documental: Conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma competencia y reglado por la mismanorma de procedimiento.
Firma topografica: Numeración correlativa por la cual se identifican todas las unidades de conservación de un depósito.
Soporte: Material físico en el cual se registra la información (papel, pergamino, cintas, discos magnéticos, etc.).
Testimonio: Impreso normalizado que sustituye una unidad de conservación desplazada de su lugar habitual, en el cual han de constar la firma, el destino y la fecha de salida.
Tipo de documental: Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento. Su formato, contenido informativo y soporte son homogéneos (ejemplo: Expediente de personal).
Título: Palabra, frase, caracter o grupo de caracteres que dan nombre de una unidad de descripción.
Título atribuido: Título dado por el archivero a una unidad de descripción que no dispone de título formal.
Título formal: Título que aparece de manera relevante sobre o dentro de la documentación que se describe.
Transferencia: Procedimiento habitual de ingreso de fondo en un archivo mediante traslado de las facciones de series documentales, una vez estas han cumplido el plazo de permanencia en la etapa anterior dentro de la red de archivos en la cual esta integrado.
Unidad documental: Elemento basico de una serie documental que puede estar constituido por un solo documento o por varios, y que forma un expediente.
Unidad de instalación: Cualquiera de las agrupaciones de unidades documentales homogéneas destinadas a su colocación en los depósitos (caja, carpeta, legajo, libro ). Ha de contar con una firma inequívoca.





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