EL NUEVO PAPEL DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LA EMPRESA

Existe un interdependencia creciente en la estrategia de negocios, los roles y los procedimientos por una parte y el software de los sistemas de información, el hardware, los datos y las telecomunicaciones por el otro. Un cambio en cualquiera de estos componentes a menudo implica cambios en los demas. Esta relación se vulva crítica cuando la administración planea el futuro. Lo que una empresa desea hacer dentro de cinco años depende a menudo de lo que los sistemas seran capaces de hacer.
Un segundo cambio entre los sistemas de información y las instituciones se deriva de la complejidad creciente y la visión de los proyectos de sistemas y sus aplicaciones. El construir sistemas en la actualidad involucra a una parte mucho mayor de la institución que anteriormente. Mientras que los sistemas primitivos producían en general cambios t5écnicos que afectaban a pocas personas, los sistemas actuales traen consigo cambios administrativos (quién tiene que información, sobre quien, cuando y como y que tan frecuentemente) y cambios institucionales “en el corazón mismo” (que productos y servicios se producen, bajo que condiciones y por quienes).

En los 50`s un sistema computarizado de nómina involucraba a los empleados de la tesorería, a unos cuantos programadores de tiempo parcial, un solo programa, una sola maquina y unos cuantos empleados. El cambio de un sistema manual a uno computarizado fue en gran medida técnico. El sistema de computadorasencillamente autorizaba un proceso ya existente. En contraste, el sistema integrado actual de recursos humanos (que incluye el procesamiento de la nómina) puede involucrar a las principales divisiones de la corporación, al departamento de recursos humanos, docenas de programadores de tiempo completo, una parvada de consultores externos, diversas maquinas y probablemente cientos de usuarios finales dentro de la institución, que emplean los datos de la nómina para calcular prestaciones y planes de pensiones y para un cúmulo de otras consultas. La información, en vez de localizarse y ser controlada por la tesorería, se encuentra disponible para cientos de empleados vía computadoras de escritorio, cada una de las cuales es tan poderosa como las grandes computadoras de los setentas. Este sistema actual abarca los cambios administrativos al igual que los institucionales.

LA NATURALEZA CAMBIANTE EN LA TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN

Una de las razones por la que los sistemas juegan un papel importante en las instituciones, y por qué afectan a mas personas, es el poder cada vez mayor y el costo decreciente de la tecnología de información: las computadoras y los periféricos que son el núcleo de los sistemas de información. Aun cuando los detalles son cubiertos en capítulos posteriores, por el momento es suficiente decir que ahora ya es posible tener el poder de una microcomputadora (que requería de todo un piso de una empresa en los setentas) en cada uno de los territorios de la empresa en los noventas. Esta nueva capacidad dehardware hace que esté a la disposición de personas totalmente inexpertas software poderoso y amigable. En unas cuantas horas se puede enseñar en una microcomputadora a empleados no capacitados el uso de los procesadores de palabra, la programación de proyectos, preparación de hojas de calculo y aplicaciones de telecomunicaciones. Las capacidades requeridas para estas actividades pertenecían exclusivamente a empleados que habían tomado una capacitación muy rigurosa de caracter especializado. En la actualidad, cualquiera en la institución puede compartir con otros el uso de una computadora durante todo el día.
Ademas, ya es posible que los usuarios finales diseñen sus propias aplicaciones y sistemas sencillos sin la ayuda de programadores profesionales. Un buen administrador no puede permitirse ignorar el hecho de que muchos de sus empleados usen tecnología de información la mayor parte del tiempo. ¿Es este uso productivo ¿puede hacerse mas productivo?, ¿cuales son los principales cuellos de botella?, ¿cómo se pueden medir los beneficios de invertir en tecnología?, ¿cuando debe buscarse ayuda profesional y cuando pueden los usuarios finales diseñar sus propias soluciones?

EL CARACTER CAMBIANTE EN LAS APLICACIONES

El papel cambiante de los sistemas y la nueva tecnología han traído consigo grandes cantidades de sistemas y aplicaciones. Mientras que en el pasado se construían sistemas masivos para proporcionar información genérica sobre ventas, inventarios, producción, finanzas y mercadotecnia, ahora esfactible y deseable crear aplicaciones sobre medida que sirvan a unas cuantas personas o grupos dentro de la institución. Ya sea que se trate de aplicaciones para microcomputadora basadas en hoja de calculo, o sistemas de soporte para gerentes medios, los nuevos tipos de aplicaciones requieren de una interacción directa y cercana entre el personal de soporte técnico y los administradores que emplearan el sistema, ademas del soporte de la alta dirección. Los administradores necesitan de algún conocimiento de computadoras para maximizar el beneficio de tales aplicaciones.
Un tipo de nuevas aplicaciones llamadas sistemas expertos, requiere de expertos técnicos, conocidos como ingenieros del conocimiento, para la captura del conocimiento de trabajadores y administradores expertos. Estos tipos de sistemas ilustran la cercana cooperación y comprensión que se requiere de administradores y de los especialistas en sistemas de información.

LA NECESIDAD DE PLANEAR LA ARQUITECTURA DE INFORMACIÓN EN UNA INSTITUCIÓN

No es suficiente que los administradores conozcan de computación. Los sistemas actuales requieren que el administrador tenga conocimientos sobre las islas o constelaciones principales de tecnologías como sistemas de procesamiento de datos, telecomunicaciones y tecnología de oficina. A medida que se amplia el panorama de los sistemas de información, estas ínsulas de tecnología antes aisladas deben de ser coordinadas mas de cerca. Los administradores actuales deben saber como hacer seguimiento, planear yadministrar las muchas ínsulas de tecnología de la manera mas adecuada para su institución. El conocimiento de sistemas es importante.
Ademas, los administradores deben saber cuando reconocer los problemas de la institución y encontrar una solución de sistemas. Para esto, se requiere el conocimiento de la institución. A medida que las corporaciones adquieren conciencia de la necesidad de una planeación a fondo de la arquitectura de la información, ubican a personas con maestrías en administración u otros generalistas a cargo del area de sistemas. Este fenómeno se ilustra en la ventana sobre la administración.
Conjuntamente, el conocimiento de los sistemas y la comprensión de la institución configuran la arquitectura de la información de la institución. La arquitectura de la información es el papel particular que la tecnología de información juega en una institución para permitirle alcanzar sus metas u objetivos seleccionados. En la arquitectura de la información se incluye que tanto la información y la capacidad de procesamiento quedan centralizadas o distribuidas. Los administradores juegan cada vez mas un papel crítico en la determinación de la arquitectura de la información de sus instituciones. No hay nadie mas para hacer el trabajo. Aun cuando la base de sistemas de cómputo sean en general operada por el personal técnico, la dirección general debe decidir como ubicar los recursos asignados a hardware y software y telecomunicaciones. Cada vez mas, los directores de las areas de sistemas y telecomunicaciones tambiénllegan a ser directores generales. Bajo la base de sistemas de cómputo se encuentran los principales sistemas de aplicación de negocios, o sea las principales ínsulas de aplicaciones. Como los administradores y empleados interactúan directamente con estos sistemas, es crítico para el éxito de la institución que los sistemas satisfagan, ahora y en el futuro, los requerimient5os funcionales del negocio. En los principales sectores de servicios (como líneas aéreas, hoteles, bancos, compañías de seguros e intermediarios) las principales aplicaciones de negocios proporcionan ventajas competitivas únicas. Las fallas en el desarrollo de estos sistemas pueden conducir al fracaso del negocio.
Las siguientes cuestiones típicas relativas a la arquitectura de la información que los administradores hoy en día deberían ser capaces de responder. ¿Debería la información sobre ventas competitivas y el area o función de ventas ser distribuida hacia cada sitio remoto de la corporación, o debería de quedar descentralizada en la matriz? ¿Debería la institución adquirir microcomputadoras independientes o construir un medio ambiente de microcomputadoras central dentro de un red de telecomunicaciones integrada? ¿Debería la institución construir su propia infraestructura de telecomunicaciones para alcanzar los puntos remotos, o confiar en proveedores externos como las empresas de telefonía? Aun cuando no exista una sola respuesta para estas interrogantes un administrador hoy en día debe tener al menos el conocimiento para poderlas manejar.