Desde principios, la administración de proyectos ha dedicado bastante esfuerzo para lograr que la ejecución de un proyecto sea lo mas efectiva posible. La aplicación de indicadores, normas y capacitación en el area de calidad y gestión de procesos, ha contribuido enormemente a la forma en que se lleva a cabo un proyecto.

Una actitud predomínate en las empresas es el de ver la calidad como un departamento de auditoría que no agrega valor al producto final o servicio. Sin embargo en los últimos años y dada la importancia en su aplicación a la reducción de costos en todas las areas de la empresa, su aplicación ha venido cambiando poco a poco.

Un proyecto puede ser definido de varias formas, a continuación se presentan algunas definiciones de los principales organismos y autores en materia de administración de proyectos:

“Es la tarea asumida para crear un producto o un servicio nuevo” (PMI, 2000)

“Un proyecto es un esfuerzo emprendido para producir los resultados esperados por la parte que lo solicita” (Oberlender, 2000)

“Es un conjunto único de actividades interrelacionadas con tiempos de inicio y fin definidos, diseñado para alcanzar un objetivo común” (National Competency Standards for Project Management, 1995)

“Es un proceso único, que consta de un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y fin, emprendidas para alcanzar un objetivo, conforme a requerimientos específicos, incluyendo restricciones de tiempo, costo y recursos” (ISO,1997).

Estas definiciones hacen referencia a dos características esenciales en cualquier proyecto para que se considere como tal y estas son que genere un producto o servicio único y que sean temporales.

Cada proyecto significa generar algún producto o servicio que no se ha hecho con anterioridad y que por lo tanto es único. Se puede ver el concepto de único en la medida enque en cada proyecto tendra un dueño diferente, un diseño distinto, una localización diferente, diferentes contratistas también, por citar algunas diferencias que pueden ocurrir de un proyecto a otro. Puede que el objetivo sea el de producir el mismo tipo de producto, pero las condiciones del proyecto siempre son diferentes.

Se dice que son temporales porque tienen una fecha de inicio y otra de término. El término de un proyecto es cuando se han alcanzado los objetivos fijados en un inicio, o cuando esta bien claro que los objetivos fijados no seran posibles de alcanzar, o también cuando ya no exista necesidad del proyecto y sea necesario terminarlo. La temporalidad de un proyecto significa que siempre tienen un inicio y un fin, no necesariamente que duran poco tiempo.


Ciclo de Vida

Al establecer que un proyecto es temporal se da por entendido que tiene un principio y un fin determinado. Esto supone una serie de procesos intermedios que nos llevan de un estado a otro. A estos procesos junto con la etapa de inicio y fin (o cierre) se le considera el ciclo de vida del proyecto. Según el PMI (2000), el ciclo de vida esta compuesto por los siguientes procesos: Inicio, Planeación, Ejecución, Control y Cierre.

En el Inicio se establece la visión del proyecto, el qué; la misión por cumplir y sus objetivos, la justificación del mismo, las restricciones y supuestos.

En la etapa de Planeación se desarrolla un plan que nos ayude a prever el cómo cumpliremos los objetivos, tomando en cuenta una serie de factores que afectan todo proyecto. Aquí se establecen las estrategias, con énfasis en la prevención en vez de la improvisación.

En la etapa de Ejecución se implementa el plan, se hacen las contrataciones, se administran los contratos, se integra el equipo de trabajo, se distribuye la información y se ejecuta el proyecto conforme lo establecido

En la etapa deControl se compara lo ejecutado o real contra lo que se planeo (control), de no identificar desviaciones, se continua con la ejecución. Si se encuentran desviaciones, en equipo se acuerda la acción correctiva (planeación adicional), y luego se continúa con la ejecución, manteniendo informado al equipo.

En la etapa de Cierre se concluye y se cierran las relaciones contractuales profesionalmente para facilitar referencias posteriores al proyecto así como para el desarrollo de futuros proyectos. Por último, se elaboran los documentos con los resultados finales, archivos, cambios, directorios, evaluaciones y lecciones aprendidas, entre otros. A continuación la Figura 2 ilustra el ciclo de vida de un proyecto.





WBS (Work Breakdown Structure)

El Project Management Institute define a la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) (en inglés Work Breakdown Structure, WBS) como una estructura exhaustiva, jerarquica y descendente formada por los entregables y las tareas necesarias para completar un proyecto. La EDT es una herramienta muy común y crítica en la gestión de proyectos.

El propósito de una EDT es documentar el alcance del proyecto. Su forma jerarquica permite una facil identificación de los elementos finales. Siendo un elemento exhaustivo en cuanto al alcance del proyecto, la EDT sirve como la base para la planificación del proyecto. Todo trabajo a ser hecho en el proyecto debe poder rastrear su origen en una o mas entradas de la EDT.

Define el trabajo a desarrollar, identifica las necesidades de especialización de ciertos trabajos, sirve también para asistir en la selección del equipo de trabajo y establece la base para la programación y el control del proyecto. La WBS es un esquema grafico que muestra la división del trabajo en un sistema multi-nivel.

El “DesgloseEstructurado de Trabajo” puede hacerse tan detallado como se desee, tanto como se considere que es necesario para llevar un buen control de las actividades y que no sea una tarea tan complicada como tampoco que no se vayan a cubrir las principales actividades o esté muy escueto.




Sistema de Control de Procesos (SPC)

El control estadístico de procesos se define, según Montgomery (2006), como un conjunto de herramientas para resolver problemas, muy útil para conseguir la estabilidad y mejorar la capacidad del mismo proceso mediante la reducción de la variabilidad. Este sistema puede ser aplicado a cualquier proceso con el fin de procurar su estabilidad, mantener un mejoramiento continuo y reducir la variación de los parametros clave. Existen siete herramientas basicas en las que se basa el SPC, conocidas como las “siete magníficas” las cuales se presentan a continuación

• Histograma o diagrama de hoja tallo.

• Hoja de verificación.

• Grafica de Pareto.

• Diagrama de causa y efecto (Diagrama Ishikawa).

• Diagrama de concentración de defectos.

• Diagrama de dispersión.

A continuación se describen el Grafico de Pareto y el Diagrama Ishikawa, según lo menciona Acuña (2006).

Grafico de Pareto

Es una grafica para organizar datos de forma que estos queden en un orden descendente, de izquierda a derecha y separados por barras. Permite, pues, asignar un orden de prioridades. El diagrama permite llevar a cabo el principio de Pareto (pocos vitales, muchos triviales) es decir, que hay muchos problemas sin importancia frente a unos pocos graves. Mediante la grafica colocamos los 'pocos vitales a la izquierda' y los 'muchos triviales' a la derecha. El diagrama parte como una buena herramienta de trabajo que facilita el estudio comparativo de los numerosos procesos que se elaboran en industrias. Hay que tener en cuenta quetanto la distribución de los efectos como sus posibles causas no es un proceso el cual podamos denominar lineal sino que el 20% de las causas totales hace que sean originadas el 80% de los efectos.

[pic]

Fuente: https://es.wikipedia.org
Figura 2. Ejemplo de un diagrama de Pareto




Diagrama Ishikawa

El diagrama de Ishikawa conocido también como causa-efecto o de espina de pescado, es una forma de organizar y representar las diferentes teorías propuestas sobre las causas de un problema. Permite, por tanto, lograr un conocimiento común de un problema complejo, sin ser nunca sustitutivo de los datos. Consiste en una representación grafica sencilla en la que puede verse de manera relacional una especie de espina central, que es una línea en el plano horizontal, representando el problema a analizar, que se escribe a su derecha. A este eje horizontal van llegando líneas oblicuas -como las espinas de un pez- que representan las causas valoradas como tales por las personas participantes en el analisis del problema. A su vez, cada una de estas líneas que representa una posible causa, recibe otras líneas perpendiculares que representan las causas secundarias.

















Fuente: Kanawaty. Estudio del trabajo. OIT
Figura 3. Ejemplo de un diagrama de Ishikawa


Los sistemas de control de procesos son necesarios ya que permiten reducir la tasa de desechos, reclamos de clientes, tiempo de mano de obra, etc. Ademas es un medio para demostrar a los clientes que el proceso o producto se encuentra mejorado.

Entre las ventajas del SPC se encuentran

• Controla el proceso.

• Se enfoca en la calidad constante del producto.

• Mejora el rendimiento del proceso.

• Permite obtener información sobre la capacidad del proceso.

• Reducción del costo.

• Brinda mayor competitividad.




Acontinuación se muestra el modelo del control estadístico de un proceso



Fuente: Notas del Curso – Control de Calidad.

Figura 4. Modelo de Control Estadístico del Proceso


Graficos de Control

Para el control estadístico de procesos el procedimiento mas simple entre las siete herramientas son los graficos de control. Las cartas de control permiten reducir la variabilidad del proceso lo mas posible, lo cual cumple con el objetivo principal del SPC.

[pic]

Fuente: https://es.wikipedia.org
Figura 5. Ejemplo de un grafico de control


Existen al menos cinco razones por las cuales los graficos de control son tan utilizados (Montgomery, 2006):

• Son una técnica probada para mejorar la productividad: permiten reducir los desechos y el reprocesamiento, disminuir los costos y aumentar la capacidad de producción.

• Son efectivas para prevenir defectos: permiten mantener el proceso bajo control, es decir evitar los productos defectuosos al final del proceso, permite detectarlos de forma temprana.

• Previenen el ajuste innecesario del proceso: se logra evitar los ajustes innecesarios que algunas veces son cometidos por los operarios y los cuales provocan un deterioro en el proceso.

• Proporcionan información de diagnóstico: con esto se logra realizar los cambios pertinentes que contribuyan a mejorar el desempeño del proceso.

• Proporcionan información sobre la capacidad del proceso: permiten conocer información del valor de parametros importantes del proceso y su estabilidad con el tiempo. Esto permite hacer una estimación de la capacidad del proceso.

Para lograr la implementación de los graficos de control se debe cumplir con los siguientes lineamientos

• Determinar cuales son las características del proceso que se van a controlar.

• Determinar en qué punto del proceso deben serimplementados.

• Elección del tipo de control a utilizar.

• Implementar acciones correctivas después del analisis de los graficos.

• Contar con un sistema de recolección de datos para dar un seguimiento al desarrollo del proceso.






Graficos de Control Xbar y R

Montgomery (2006) recomienda utilizar este tipo de graficos de control cuando

• Se esta introduciendo un nuevo proceso en curso, o se esta fabricando un nuevo producto con un proceso existente.

• El proceso ha estado en operación durante algún tiempo, pero presenta problemas crónicos o no puede mantenerse en las tolerancias especificadas.

• El proceso presenta problemas, y la carta de control puede ser útil para fines de diagnóstico (corrección de problemas).

• Se requieren pruebas destructivas (u otros procedimientos

• Es deseable reducir a un mínimo el muestreo de aceptación u otras pruebas en el curso subsecuente cuando el proceso puede operarse bajo control.

• Se han usado cartas de control para atributos, pero el proceso se encuentra fuera de control, o bien, a pesar de estar bajo control, el rendimiento no es aceptable.

• Hay especificaciones muy estrictas, tolerancias de ensamblaje traslapadas, u otros problemas de manufactura complicados.

• El operador debe decidir si hacer o no un ajuste en el proceso, o cuando deben evaluarse las instalaciones.

• Quiere hacerse un cambio en las especificaciones del producto.

• Es necesario demostrar continuamente la estabilidad y capacidad del proceso, como en las industrias reguladas.








Sistemas de Calidad

Un sistema de calidad es el conjunto de actividades, acciones, personas, procesos, etc, que trabajan unidos para lograr cumplir con los estandares y requerimientos de los clientes y así conseguir la satisfacción de los mismos.

Un sistema formal decalidad consiste en la documentación de procedimientos que permitan instruir e informar a la gente involucrada en cómo la administración quiere satisfacer a los clientes. (Montgomery, 2006)

Un sistema de calidad esta conformado por

• Política de Calidad: La política de calidad es 'las intenciones generales y dirección de una organización con respecto a la calidad, como expresado formalmente por la alta administración de esta'.

• Administración de la calidad: incluye los procesos requeridos para asegurar que la calidad del proyecto va a satisfacer las necesidades para el cual fue acometido.

• Sistema de calidad: Conjunto de la estructura, responsabilidades, actividades, recursos y procedimientos de la organización de una empresa, que ésta establece para llevar a cabo la gestión de su calidad.

• Aseguramiento de la calidad: es evaluar el desempeño general del proyecto de manera regular para así proveer la confianza de que el proyecto va a satisfacer los standards de calidad relevantes.

• Control de calidad: es monitorear resultados específicos del proyecto para determinar si cumplen con los standards de calidad relevantes e identificar maneras de eliminar causas de desempeño no satisfactorio.




Características de Calidad

Son las propiedades o características de un producto o servicio que para el cliente representan satisfacción. Las empresas se basan en ellas para lograr diferenciación en el mercado y ganar competitividad.

Entre las características de calidad de los productos se encuentran: rendimiento, confiabilidad, conformidad, durabilidad, servicio, estética y calidad percibida. Para el area de servicios se encuentran la confiabilidad, respuesta, habilidad, acceso, cortesía, comunicación, credibilidad, seguridad, etc.




Metodología de Los Siete Pasos

Esta metodología es una de las principales en cuanto aestrategias de solución estructurada de problemas se refiere. La solución estructurada de problemas se basa en la siguiente piramide de prioridades para resolver problemas



Fuente: Notas del Curso – Control de Calidad.

Figura 6.Piramide de prioridades para resolver problemas

La técnica de los siete pasos permite identificar las causas que originan un problema, en especial la causa raíz, ademas permite desarrollar las soluciones a dicha situación, así como la implementación de las mismas. La siguiente figura muestra los pasos que corresponden a dicha metodología


























Fuente: Notas del Curso – Control de Calidad.

Figura 7.Metodología de los Siete Pasos.

Paso 1. Definición del problema: En este paso se describe el efecto negativo que ocasiona el problema. No se pretende dar una solución. Debe procurarse que el problema a solucionar pueda ser medido.

Paso 2. Documentación de la Situación Actual: En este paso se determina cual es el impacto que genera el problema. Se debe especificar ampliamente quién es impactado, cómo, cuando y dónde ocurre el impacto, que tan significativo es el problema y cuales son las repercusiones económicas que ocasiona el mismo para la empresa.

Paso 3. Identificación de las causas: Se debe determinar cuales son las causas que originan el problema. Para esto puede utilizarse un Diagrama de Causa- Efecto que permita visualizar y desglosar con mayor facilidad los orígenes de la situación a la cual se le desea dar solución.

Paso 4. Desarrollo de soluciones: Se pretende identificar la brecha existente entre el rendimiento esperado y el obtenido. En este paso se realiza una lluvia de ideas de las posibles soluciones a aplicar para dar fin al problema. Posteriormente se evalúan dichas soluciones para escoger la mejor de estas y ponerla a prueba.

Paso 5. Implementación deSoluciones: Una vez que la solución es puesta a prueba se procede a implementarla formalmente en la empresa. Se debe tener una retroalimentación y control de los recursos con el fin de corroborar que las medidas correctivas tomadas estan dando solución al problema.

Paso 6. Estandarizar Soluciones: Para lograr el cumplimiento de este paso debe procurarse un entrenamiento continuo del personal y una revisión periódica de los procedimientos. También pueden desarrollarse incentivos como premiar a los trabajadores en base a determinados indicadores clave.

Paso 7. Determinar los siguientes pasos: En este paso se efectúa una reunión en la cual se evalúan las fortalezas y debilidades del trabajo realizado. Se analizan tanto las acciones que fueron realizadas correctamente como aquellas que podrían mejorarse y a la vez se define el horizonte a seguir.

























I. Metodología


Para completar los objetivos planteados se sigue una metodología sistematica paso a paso mediante el uso de herramientas específicas. El diagrama de la metodología se muestra a continuación.

[pic]

Fuente: Grupo de Trabajo – Control de Calidad.

Figura 8.Metodología de los Siete Pasos.













|Objetivo Específico |Actividades Específicas |Resultados Esperados |Herramientas utilizadas |
|Conocer el proceso de |Realizar contactos. |Conocimiento del proceso de |Entrevista con experto del |
|administración de proyectos de a|Solicitar entrevista. |Administración de Proyectos de |proceso. |
|empresa CMI |Revisión de la Literatura de |CMI con relación a la Teoría
Administración de Proyectos. |
Realizar Entrevista. |
|Identificar las variables de |Obtener datos de entrevista y |Mostrar en un diagrama las |Diagrama Ishikawa. |
|calidad del proceso de |categorizar variables. |características de calidad.
|administración de proyectos |Realizar diagrama Ishikawa. |
|Definir la característica mas |Diseñar cuadro Multivoto. |Conocimiento de la criticidad |Cuadro Multivoto |
|crítica, mediante analisis de |Repartir cuadros multivotos entre |de cada problema de calidad. |Diagrama de Pareto. |
|Pareto basado en un cuadro |ingenieros y gerentes |Conocer la variable mas crítica
|Multivoto. |Recolectar y analizar información |de calidad.
Realizar diagrama Pareto. |
|Objetivo Específico Resultados Esperados |Herramientas utilizadas |
Actividades Específicas |
|Proponer un modelo de calidad |Diseñar modelo de calidad. |Ofrecer un modelo para |Modelo. |
|para la variable mas crítica |Diseñar registros de calidad. |controlar la característica de |Analisis estadístico. |
Ofrecer metodología de la información y |calidad.
de obtención de resultados. |
|Objetivo Específico |Actividades Específicas |Resultados Esperados |Herramientas utilizadas |
|Conocer el proceso de |Realizar contactos. |Conocimiento del proceso de |Entrevista con experto del |
|administración de proyectos de a|Solicitar entrevista. |Administración de Proyectos de |proceso. |
|empresa CMI |Revisión de la Literatura de |CMI con relación a la Teoría
Administración de Proyectos. |
Realizar Entrevista. |
|Identificar las variables de |Obtener datos de entrevista y |Mostrar en un diagrama las |Diagrama Ishikawa. |
|calidad del proceso de |categorizar variables. |características de calidad.
|administración de proyectos |Realizar diagrama Ishikawa. |
|Valorar la criticidad de cada |Diseñar cuadro Multivoto. |Conocimiento de la criticidad |Cuadro Multivoto. |
|variable de calidad |Repartir cuadros multivotos entre |de cada problema de calidad.
|identificadas |ingenieros y gerentes |
Recolectar y analizar información. |
|Objetivo Específico Resultados Esperados |Herramientas utilizadas |
Actividades Específicas |
|Definir la característica mas |Analizar información |Conocer la variable mas crítica|Diagrama de Pareto. |
|crítica, mediante analisis de |Realizar diagrama de Pareto. |de calidad.
|Pareto basado en un cuadro
|Multivoto.
|Proponer un modelo de calidad |Diseñar modelo de calidad. |Ofrecer un modelo para |Modelo. |
|para la variable mas crítica |Diseñar registros de calidad. |controlar la característica de |Analisis estadístico. |
Ofrecer metodología de la información y |calidad.
de obtención de resultados. |