l proceso de las 5´s en acción: la metodología japonesa para mejorar la calidad y la productividad de cualquier tipo de empresa es el título del libro que nos ofrecen Luis Socconini y Marco Barrantes, del Grupo Editorial Norma. En esta obra, los autores presentan un método sencillo y practico para aplicar los principios fundamentales de la calidad en las empresas. Las 5´s es un sistema que no sólo permite contar con un soporte efectivo para las operaciones de la empresa, sino también brinda una filosofía de trabajo y de vida para las personas, al incidir directamente en el desarrollo de habitos basicos, como el orden, la disciplina, la limpieza, la estandarización y el seguimiento de nuestras actividades.

¿Qué son las 5’s? Este libro proporciona un paquete integral de soluciones para mejorar la calidad y la productividad, explica paso a paso en qué consiste el método de las 5’s y la manera de utilizarlo en la

empresa en un ambiente de permanentes cambios. El sistema conocido como las 5´s se desarrolló en Japón con el fin de mantener organizadas, limpias, seguras y, sobre todo, productivas las areas de trabajo. Enla practica, la aplicación de este sistema se convirtió en el primer paso hacia la adopción de la filosofía de la calidad total en las empresas japonesas. Es por ello que hablar de procesos con cero defectos, cero demoras y cero desperdicios, se debe inicialmente a que las empresas desarrollaron el soporte de una operación estructurada bajo el sistema de las 5´s. El nombre de las 5’s tiene su origen en cinco palabras japonesas que empiezan con la letra “s”, a saber: i) seiri: seleccionar; ii) seiton: organizar; iii) seiso: limpiar; iv) seiketsu: estandarizar, y v) shitsuke: seguimiento. El libro se organiza en seis capítulos, entre el primero y el quinto se desarrollan cada una de las 5´s, y en el sexto se incluyen casos de empresas que han aplicado este sistema, la metodología que emplearon y los beneficios que obtuvieron a partir de su implementación.


Raymundo Soto Sanchez 1. Seiri (Seleccionar) significa remover de nuestra area de trabajo todo lo que no necesitamos para realizar nuestras operaciones productivas. El proceso que se debe seguir para remover los artículos innecesarios del area de trabajo incluye los pasos siguientes: Paso 1: Reconocer el area de oportunidad Hacer una revisión del lugar de trabajo que nos permita detectar areas u objetos que por naturaleza pudieran pasar desapercibidos ante nuestros ojos, tales como: componentes, productos, herramientas,equipos, documentos, gabinetes, papelería, entre otros objetos que tenemos en el area de trabajo y que no ocupamos con la frecuencia suficiente como para tenerlos en espacios que bien podríamos liberar. Paso 2: Definir los criterios de selección Es importante definir un estandar que nos ayude a diferenciar lo que es realmente necesario de lo que no lo es. Algunos criterios que se podrían utilizar para ello son: i) sobre la base del tiempo; ii) sobre la base de la frecuencia de uso; y iii) sobre la base de la cantidad a usarse. Paso 3: Identificar los objetos seleccionados Los objetos, productos o documentos seleccionados como no necesarios deben ser identificados y llevados a un area de cuarentena; es decir, a un local o espacio en los que no estorben a la operación o trabajo cotidiano. Paso 4: Evaluar los objetos seleccionados Habra que decidir qué hacer con los objetos que fueron seleccionados como no necesarios; por lo tanto, es conveniente preguntarse si estos objetos o documentos estan de mas, si ya son obsoletos o si estan dañados. Con el solo hecho de tener en el sitio de trabajo únicamente los artículos, documentos o equipos que se necesitan, se obtendrían los siguientes beneficios: i) mas espacio; ii) menos estorbo de cosas innecesarias; y iii) menor costo de inventarios, por no tener objetos o productos de mas.

2. Seiton (Organizar) es ordenar los artículos, equipos odocumentos que necesitamos para facilitar su uso e identificarlos, en forma adecuada, para localizarlos y, posteriormente, regresarlos a su lugar. Es necesario asignar un lugar específico para cada cosa u objeto, de manera que se facilite su identificación, localización y disposición. El proceso de organización conlleva los pasos siguientes: Paso 1: Preparar el area de trabajo Este paso consiste en dividir nuestra area de trabajo en zonas manejables que cualquier persona pueda identificar; para ello, se puede usar colores, tableros, pizarrones, etiquetas o algún otro medio para identificar apropiadamente las mencionadas areas. Paso 2: Ordenar el area de trabajo Tener un area de trabajo organizada donde cualquier persona inmediatamente pueda ver, tomar y regresar cualquier artículo, objeto o documento, es el equivalente a responder en forma adecuada las siguientes preguntas: i) ¿Qué necesito ii) ¿Dónde se encuentra?; y iii) ¿Cuantos artículos hay? ¿Qué necesito y cuantos artículos hay? En la etapa de la selección (seiri) definimos qué artículos, objetos o documentos son necesarios en nuestra area de trabajo y qué cantidad tenemos de ellos. ¿Dónde se encuentra? Colocar los artículos, objetos o documentos en el area de trabajo de acuerdo con la frecuencia con que se utilizan: uso muy frecuente, cerca del lugar donde se utilizan y uso ocasional, cuando


El proceso de las 5´s en acción no se requieren cerca del lugar de trabajo. Una adecuada identificación del lugar donde se almacenan los artículos facilita que cualquier persona pueda localizar rapidamente lo que necesita, y tomar y regresar a su lugar dichos artículos, objetos o documentos después de usarlos. Paso 3: Establecer reglas y seguirlas Es recomendable documentar el método de organización y entrenar a la gente para que siga los procedimientos. Los beneficios que se obtendrían después de aplicar esta etapa son: i) Uso mas eficiente de recursos, al localizar rapidamente lo que se necesita; ii) Menos accidentes, por contar con ayudas visuales; y, iii) Menos equivocaciones en el uso de partes o componentes, o en la utilización de las últimas versiones de los documentos. Paso 3: Crear disciplina Una manera de favorecer que la limpieza se convierta en un habito es dar a conocer a todos los que colaboran en el area de trabajo qué es lo que se espera de cada uno de ellos. Al concluir esta etapa del sistema de las 5´s, se lograran los beneficios siguientes: i) Mayor vida útil de los equipos y la maquinaria; ii) Reducción de interrupciones por fallas en los equipos y la maquinaria; iii) Menor índice de accidentes; y iv) Mejor ambiente de trabajo.

4. Seiketsu (Estandarizar) es definir una manera consistente de llevar a cabo las actividades de selección, organización ylimpieza. El proceso para estandarizar es el siguiente: Paso 1: Integrar las actividades de las 5’s en el trabajo regular

3. Seiso (Limpiar) quiere decir mantener en buenas condiciones nuestro equipo de trabajo y conservar limpio nuestro medio ambiente. Éstos son los pasos que debemos seguir para limpiar y mantener un area de trabajo siempre en buenas condiciones: Paso 1: Determinar un programa de limpieza Lo que se debe limpiar es el sitio de trabajo, el equipo y las areas de uso común. Se debe definir qué es lo que se requiere limpiar, con qué frecuencia, cómo se debe llevar a cabo y asignar responsables de las actividades de limpieza. Y, finalmente, integrar el programa de esta actividad. Paso 2: Definir los métodos de limpieza Una vez que hemos definido qué es lo que vamos a limpiar, cuando y quién lo va a hacer, sólo falta establecer cómo vamos a realizar esta actividad. Para esto, sera necesario enlistar cada una de las actividades de limpieza, enumerar los artículos y equipos de limpieza que se necesitan y determinar el procedimiento a seguir en esta actividad.

Existen diversas maneras mediante las cuales se pueden integrar las actividades de las 5’s en las practicas rutinarias de trabajo, destacandose dos: el establecimiento de procedimientos y la realización de auditorias de revisión. Para ello, se recomienda formar un grupo de auditores, elaborar una lista deverificación para determinar el grado de cumplimiento en cada area de trabajo, e integrar un programa de auditorías. Paso 2: Evaluar los resultados Lo que no se mide, no se puede controlar, y lo que no se puede controlar, no se puede mejorar. Así que hay que evaluar cuantitativamente los resultados de las auditorías para determinar el grado de cumplimiento del programa de las 5´s en cada area de trabajo. El beneficio que se obtiene al estandarizar consiste en lograr que en nuestras areas de trabajo se mantengan los resultados obtenidos con las tres anteriores “s”. 5. Shitsuke (Seguimiento) es crear las condiciones que fomenten el compromiso de los


Raymundo Soto Sanchez integrantes de la organización para formar un habito con las actividades relacionadas con las 5’s. En esta fase se verifica que se estén llevando a cabo las actividades que se habían planeado. Este control permite oportunamente eliminar durante la marcha cualquier barrera que se interponga a la obtención de los resultados esperados. Para crear cultura en la organización se requiere que todos participen activamente. Se debera dar entrenamiento sobre las 5´s a todo el personal, e incorporarlo en el programa de inducción de los nuevos empleados. También se requiere difundir el programa a través de carteles y folletos alusivos, al igual que motivar y reconocer a todos los trabajadores y contar con el apoyo, elcompromiso y el ejemplo de la alta dirección de la empresa. 6. La estrategia de la implementación. En el capítulo final, se describen los pasos necesarios para implementar el proyecto de las 5´s; entre los cuales estan: i) Formar equipos de trabajo para favorecer las relaciones humanas y compartir las actividades entre varias personas; ii) Brindar capacitación sobre técnicas de trabajo en equipo y, por supuesto, sobre el sistema de las 5´s; iii) Identificar areas de oportunidad; iv) Desarrollar las actividades de selección, organización, limpieza y seguimiento; v) Presentar los resultados que se vayan logrando; vi) Hacer auditorías de seguimiento; y vii) Revisar los resultados, procurando la documentación de los mismos, de manera que puedan servir de efectos multiplicadores. En conclusión, se trata de un libro que presenta de manera muy practica y sencilla, pero a la vez con profundidad y rigor metodológico y técnico, la estrategia para la aplicación del sistema de las 5´s, que, como se dijo, no sólo proporciona un excelente soporte para las operaciones de la empresa, sino un medio de primer orden para desarrollar la cultura del trabajo en congruencia con los principios de la calidad total y la productividad.

Fuentes bibliograficas
Socconini, Luis y Barrantes, Marco, (2006), El proceso de las 5´s en acción, México, Grupo Editorial Norma.