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Administracion documental - areas de gestion en la actividad privada y en la actividadpública



ADMINISTRACION DOCUMENTAL
Administración de documentos a nivel de la oficina o de la Unidad de AdministraciónDocumental, con referencia a la generación de información y producción de documentos.
AREAS DE GESTION EN LA ACTIVIDAD PRIVADA Y EN LA ACTIVIDADPÚBLICA
Actividad Privada.
Según el autor Nicks la oficina o la U. A. D. puede consebirse como aquellas actividades ytareas que se realizan a través del soporte papel aunque actualmente se complementan conlos soportes electrónicos (Disquetes). De acuerdo a esto considera a la oficina como un proceso de información, en una línea de actividades en el area de los seguros, en los bancosu otros tipos de servicios, donde le producto puede estar representado por una póliza o por un cheque. A nivel de las plantas operativas de una fabrica, la mayor aportación es proporcionar información entre la dirección. Podemos decir que la información se registra,se procesa y se utiliza. Estas tres actividades constituyen el ciclo del trabajo en toda oficinay permite la planificación,organización y control de las actividades. Se debe reconocer a laoficina como una reserva de memoria para la organización o la empresa. Lacorrespondencia, los registros de producción, los inventarios de existencias, la toma dedecisiones, son todos datos que se registran, procesa y utilizan dentro de la organización.


La oficina como función.
Se da en todos los niveles de actividad dentro de la empresa, ya sea en personal, contaduría,ventas, compras, en todos ellos se maneja información, la cual, luego de ser registrada, searchiva y también se comunica.
FUNCIONES
•
Preparación de registros e informes.
•
Archivo de los registros y demas documentación.
•
Procesamiento de la información para su utilización y comunicación.La oficina no debe ser considerada como un lugar, sino como una función que abarca todoslos niveles de una empresa. Luego de registrar y procesar la información esta sera utilizadaa nivel jerarquico para poder planificar, organizar, controlar las actividades y como fuentede información para la toma de decisiones.
L

*
* Futuro: la planeación trata de prever situaciones futuras y anticipar hechos inciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades futuras.
Entonces, con los anteriores elementos, es posible definir a la planeación como
La determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habra que realizarse en un futuro.

Objetivos
Representanlos resultados que las empresas desea obtener se establecen cuantitativamente y se determinan para realizarse transcurrido un tiempo especifico.
Características de los objetivos.
a) se establecen a un tiempo específico.
b) Se determina cuantitativamente.
CLASIFICACION DE LOS OBJETIVOS
Objetivos estratégicos o generales: se establecen para toda la empresa y son a largo plazo.
Tacticos o departamentales: se refiere al area o departamento de la empresa se subordina a los estratégicos y son a corto o mediano plazo.
Se establecen en niveles o secciones específicos de la empresa son a corto plazo y se determinan en función a los tacticos y estratégicos estos pueden ser
A) Seccionales: se refiere a un grupo.
B) Individuales: metas personales.
Lineamientos para establecer objetivos
1- asentarlos por escrito
2- no confundir con los medios o estrategias para alcanzarlos.
3- Al determinarlos acordar las seis preguntas clave de la administración ¿qué? ¿Cómo? ¿Dónde? ¿Quién? ¿Cuando? ¿Porque?
4- Deben ser perfectamente conocidos y entendidos por todos los miembros de la organización.
5- Deben ser estables.

Clasificación de los objetivos.
* Estratégicos o generales: Comprende a toda la empresa y se establecen a largo plazo.
* Tacticos o departamentales: Se refieren a un area o departamento de la empresa, se subordinan a los objetivos generales, y se establecen a corto y medianoplazo.
* Operacionales o específicos: Se establecen en niveles mas específicos de la empresa, se refieren a actividades mas detalladas, invariablemente son a corto plazo. Los objetivos operacionales pueden ser:
*Seccionales. Cuando se refiere a una sección o grupo.
*Individuales. Como su nombre lo indica son metas personales.

Lineamientos
Es un conjunto de órdenes y directivas, principios, programas o un plan de acción que rige a cualquier Institución.
El término es utilizado como un conjunto de órdenes o directivas que un líder realiza a sus seguidores o subordinados. Siguiendo con el ejemplo político, un mandatario puede pedir la renuncia a un ministro que actúa en forma contraria a su lineamiento.

Un lineamiento es el plan de acción que rige a cualquier institución. De acuerdo a esta aceptación, se trata de un conjunto de medidas, normas y objetivos que deben respetarse dentro de una organización. Si alguien no respeta estos lineamientos, estara en falta e incluso puede ser sancionado, dependiendo de la gravedad de su acción.

Lineamientos estratégicos

* Diversificar el Capital Corporativo para garantizar estabilidad, crecimiento y seguridad.
* Desarrollar las estrategias de comercialización, regional nacional e internacional.
* Fomentar la especialización en las distintas areas del negocio.
* Desarrollar la filosofía de enfoque al cliente.


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