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Ciclo del PHVA - ¿Qué es el planificar?, ¿Qué es la ejecución?



El ciclo PHVA es una herramienta de la mejora continua, presentada por Deming a partir del año 1950; se basa en un ciclo de 4 pasos: Planificar (Plan), Hacer (Do), Verificar (Check) y Actuar (Act). Es común usar esta metodología en la implementación de un sistema de gestión de la calidad, de tal manera que al aplicarla en la política y objetivos de calidad así como en la red de procesos, la probabilidad de éxito es mayor.

Los resultados de la implementación de este ciclo permiten a las empresas una mejora integral de la competitividad, de los productos y servicios, mejorando continuamente la calidad, reduciendo los costes, optimizando la productividad, reduciendo los precios, incrementando la participación del mercado y aumentando la rentabilidad de la empresa u organización.
Es también conocido como ciclo de Deming, ciclo de control, o simplemente el ciclo PHVA: planear, hacer, verificar, actuar.





Este ciclo es un proceso esencial, que se lo debe realizar en cada una de las etapas, en cada una de las acciones que realicemos.


Planificamos lo que vamos a hacer, luego lo hacemos, verificamos si lo que hacemos corresponde a lo planeado para actuar de dos maneras, actuar para corregir si no correspondió a lo planeado y actuar para mejorar si lo que hicimos correspondió a lo planeado.


¿Qué es el planificar?


Planear es el hecho de establecer lo que voy a hacer. No sería nada mas que contestarse siete preguntas (losamericanos lo conocen como las 5 w´s y las 2 h´s)


Qué es lo que voy a hacer?

Porqué lo voy a hacer? el porqué es una pregunta esencial ya que si ésta no esta clara tenemos acciones que no agregan valor.

Cómo lo voy a hacer?

Cuando lo voy a hacer, cuando lo empiezo, cuando lo termino?

Dónde lo voy a hacer?

Quién lo va a hacer? , y la pregunta que dicen que uno debe hacerse al final

¿Cuanto me va a costar?


Estas preguntas deben estar contestadas en la etapa de planear.


La planificación sera mucho mas facil si definimos los objetivos de lo que quiero alcanzar, y es mas facil también la verificación, que es la tercera etapa, verificar si lo que hicimos corresponde a lo planeado. Una mala planificación no me permite una muy buena ejecución y tampoco una correcta verificación. Por lo tanto, la etapa de planificación es fundamental. Muchos autores nos dicen que la planificación incluye mucho de capacitación, implica el entrenamiento previo a la ejecución. Una vez que tenemos bien definida la etapa del planear, pasamos a la etapa de la ejecución.




¿Qué es la ejecución?


No es nada mas que llevar a cabo lo planeado, pero nosotros no estamos en un mundo perfecto sino en uno perfectible, por lo tanto, se debe hacer un control adecuado. Si nosotros en la etapa de planificación definimos indicadores, aquí es el momento en que nosotros controlamos todos los indicadores. Si nosotros definimos mecanismos de control de nuestrosprocesos, aquí se ve la eficacia de esos mecanismos de control para llevar adelante lo planeado. En esta etapa, es en donde aparecen problemas, en donde realizamos procesos que dan resultado productos y/o servicios.


¿Qué es la verificación?


Es decir, comprobar que lo que hicimos, corresponde a lo planeado y en esta etapa se pueden aparecer 3 cíclos


Ciclo de mantenimiento: Si lo que hacemos, si corresponde a lo planeado, es el momento de estabilizar el proceso, es importante definir claramente que hacemos, capacitar a la gente, definir los métodos, los mecanismos de operación y control y que sean claramente entendidos por la gente.
Ciclos de corrección, Lo que se hace cuando lo que estaba previsto, no corresponde a lo planeado. Comprende dos tipos de acciones: la corrección, es decir, corregir el problema en ese instante; y la acción correctiva: hacer para que el problema no vuelva a ocurrir.
Ciclo de mejoramiento, Pasado un cierto tiempo, en mis procesos debo pensar en qué puedo hacer para mejorar lo planeado. Aquí se pueden generar ideas, tratar de buscar datos, el ver un analisis de la competencia, el ver las potenciales tendencias, y determinar oportunidades de mejora. Esto correspondera a las acciones preventivas, me lleva un analisis de riesgos, y al mejoramiento continuo.



Todo lo que hemos hecho en este tercer ciclo, debemos incorporar el nuevo ciclo en mi etapa del planear. Empieza entonces, a girarpermanentemente el planear, hacer, verificar, actuar.


¿Dónde se puede utilizar este ciclo?


En todas las operaciones y actividades diarias, podemos utilizarlo en la gerencia, empezando desde la parte de planificación estratégica, podemos utilizarlo en cada uno de los procesos que como organización ejecutamos. Podemos utilizarlo en nuestra gestión de recursos humanos, podemos hacerlo aún en las actividades del mejoramiento: qué mejoramiento planteamos, qué es lo que hemos hecho en las etapas de mejoramiento, verificar si corresponde a lo planeado para actuar para corregir o actuar para mejorar.


Un ciclo constante de planear, hacer, verificar, actuar, sera un ciclo que produce el mejoramiento en todos los rincones de la organización; a nivel personal, a nivel empresarial, a nivel aún familiar.


Para finalizar debo preguntarme: ¿Qué hemos planificado el día de hoy, qué hemos ejecutado, hemos verificado si lo que hicimos corresponde a lo planeado, cómo vamos a actuar para corregir, o cómo vamos a actuar para mejorar?
USO DE LAS NORMAS ISO Y CICLO PHVA |

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5.
} USO DE LAS NORMAS ISO Y CICLO PHVA
4.}
SISTEMA NACIONAL DE NORMALIZACION COLOMBIANO
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3.}
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ISO 9000:2000
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1.}
¿QUE ES UNA NORMA?
2.} EVOLUCIÓN DE LAS ISO 9000 |

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USO Y APLICACIÓN: |

La Norma ISO 9001 se utiliza si se desea establecerun sistema de gestión que proporcione confianza en la conformidad del producto con requisitos establecidos o especificados y para ser certificado por una entidad externa. Hay cinco capítulos en la norma que especifican actividades que deben ser consideradas cuando se implemente el sistema. La empresa debe describir las actividades que utiliza para proporcionar sus productos y servicios y puede excluir las partes del capítulo Realización del producto (Capítulo 7) que no son de aplicación a sus operaciones. Los requisitos de los otros cuatro capítulos, Sistema de gestión de la calidad (Capítulo 4), Responsabilidad de la dirección (Capítulo 5), Gestión de los recursos (Capítulo 6) y Medición, analisis y mejora (Capítulo 8), son aplicables a todas las organizaciones y la empresa debe decidir cómo adoptarlos en el Manual de la Calidad u otra documentación.



Los cinco capítulos juntos de la Norma ISO 9001 se utilizan para describir cómo la empresa debería satisfacer a sus clientes y cumplir con los requisitos legales o reglamentarios aplicables. Ademas, buscan mejorar el Sistema de gestión de la calidad incluyendo los productos y servicios que se proporciona a los clientes.

La Norma ISO 9004 se utiliza para ampliar los beneficios obtenidos de la Norma ISO 9001 a todas las partes que estan interesadas o afectadas por sus operaciones de negocio. Las partes interesadas incluyen a los empleados, propietarios, proveedores y a la sociedad engeneral. Proporciona una base para lograr el reconocimiento a través de muchos esquemas de premios nacionales.

Las Normas ISO 9001 e ISO 9004 estan armonizadas en cuanto a organización y terminología para ayudar a moverse con facilidad de una a otra.

Ambas normas utilizan el mismo “enfoque basado en procesos” en cuanto a su estructura. Se reconoce que los procesos consisten en una o mas actividades vinculadas que requieren recursos y deben ser gestionadas para lograr resultados predeterminados.

El resultado de un proceso puede formar directamente el elemento de entrada del siguiente proceso y el producto final es, a menudo, el resultado de una red o sistema de procesos.
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CICLO DE MEJORA CONTÍNUA -PHVA- |

El ciclo de mejora continua “Planificar- hacer-Verificar-Actuar” fue desarrollado inicialmente en la década de 1920 por Walter Shewhart, y fue popularizado por W, Edwars Deming. Por esta razón es frecuentemente conocido como el “Ciclo de Deming”.

El concepto de PHVA es algo que esta presente en todas las areas de nuestra vida profesional y personal, y se utiliza continuamente, tanto formalmente como de manera informal, consciente o subconscientemente, en todo lo que hacemos. Cada actividad, no importa los simple o compleja que sea, se enmarca en este ciclo interminable.

Dentro del contexto de un Sistema de Gestión de la Calidad, el PHVA es un ciclo dinamico que puede desarrollarse dentro de cada proceso de laorganización y en el sistema de procesos como un todo. Esta íntimamente asociado con laplanificación, implementación, control y mejora continua, tanto en la realización del producto como en otros procesos del SGC.

El mantenimiento y la mejora continua de la capacidad del proceso puede lograrse aplicando el concepto de PHVA en todos los niveles dentro de la organización, esto aplica por igual a los procesos estratégicos de alto nivel, tales como la planificación de los Sistemas de Gestión de la Calidad o la revisión por la dirección, y a las actividades operacionales simples llevadas a cabo como una parte de los procesos de realización del producto.

El enfoque basado en procesos indica que todos los procesos como las auditorias internas, la revisión por la dirección el analisis de datos y el proceso de gestión de recursos, entre otros, pueden ser gestionados utilizando como base el ciclo de mejora continua PHVA. La implementación del ciclo PHVA puntual o como un todo se muestra esquematicamente a continuación: |
4. El ciclo de mejora continua “ Planificar- hacer-Verificar-Actuar ” fue desarrollado inicialmente en la década de 1920 por Walter Shewhart, y fue popularizado por W, Edwars Deming. Por esta razón es frecuentemente conocido como el “Ciclo de Deming”. El concepto de PHVA es algo que esta presente en todas las areas de nuestra vida profesional y personal, y se utiliza continuamente, tanto formalmente como de manera informal,consiente o subconscientemente, en todo lo que hacemos. Cada actividad, no importa los simple o compleja que sea, se enmarca en este ciclo interminables. CICLO DE MEJORA CONTÍNUA -PHVA-
5.
Dentro del contexto de un Sistema de Salud Ocupacional, el PHVA es un ciclo dinamico que puede desarrollarse dentro de cada proceso de la organización y en el sistema de procesos como un todo. Esta íntimamente asociado con la planificación, implementación, control y mejora continua. El diseño, implementación, desarrollo y la mejora continua de los sistemas de gestión de salud ocupacional puede lograrse aplicando el concepto de PHVA en todos los niveles dentro de la organización, esto aplica por igual a los procesos estratégicos de alto nivel, tales como la planificación de los Sistemas de Gestión de S.O o la revisión por la dirección, y a las actividades operacionales simples llevadas a cabo como una parte de los procesos de Salud Ocupacional. CICLO DE MEJORA CONTÍNUA -PHVA-
6.
El enfoque basado en procesos indica que todos los procesos como las auditorias internas, la revisión por la dirección el analisis de datos y el proceso de gestión de recursos, entre otros, pueden ser gestionados utilizando como base el ciclo de mejora continua PHVA. La implementación del ciclo PHVA puntual o como un todo se muestra esquematicamente a continuación. CICLO DE MEJORA CONTÍNUA -PHVA-
7.

8. PROCESO Planear Hacer Verificar Actuar Ciclo de la Mejora SalidasEntradas Responsable Recursos CICLO PHVA
9. Modelo de Gestión de Procesos Responsabilidad de la Dirección Gestión de Recursos Medición , Analisis y Mejoramiento SISTEMA DE GESTION MEJORAMIENTO CONTINUO Realización del producto y/o Servicio Producto Servicio ENTRADA SALIDA CLIENTE REQUISI TOS CLIENTE SATISFACCION
10. Gestión de Procesos CICLO PHVA Direccionamiento Estratégico Hacer Controlando Verificar Planear Mejorar
11.
PLANEAR QUE HACER para alcanzarlos adecuadamente Determinación de los OBJETIVOS deseados CICLO PHVA
12.
TIPOS DE PLANES NORMAS reglas para definir lo que se debo o no hacer MÉTODOS Planes que detallan como una actividad debe ser ejecutada hasta en sus mas mínimos pormenores PROCEDIMIENTOS Planes que prescriben la secuencia cronológica de las tareas por ejecutar PROGRAMAS Conjunto integrado de planes relacionados, con asuntos diferentes entre sí CICLO PHVA
13. PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN FLEXIBILIDAD E l plan debe ser flexible y elastico con el fin de poderlo adaptar a situaciones imprevistas DEFINICIÓN DEL OBJETIVO L a planeación debe ser realizada en función del objetivo que se pretende alcanzarla CICLO PHVA
14. HACER Definir y proveer los recursos necesarios para el cumplimiento del plan Determinar las responsabilidades para la ejecución de los planeado CICLO PHVA Desarrollar las acciones definidas en el plan Documentar y registrar las acciones desarrolladas

15. VERIFICAR Establecer indicadores y modelo deevaluación Establecer mecanismos de seguimiento y verificación CICLO PHVA Efectuar seguimiento del cumplimiento de lo planeado Documentar y registrar los resultados obtenidos
16. ACTUAR Ante las desviaciones observadas, establecer acciones correctivas CICLO PHVA Definir posibilidades de mejora Documentar y registrar
17.
ELEMENTOS DE LA NORMA OHSAS 18001 4.3 PLANIFICACION 4.6 REVISION POR LA GERENCIA 4.4 IMPLEMETACION Y OPERACION 4.5 VERIFICACION Y ACCION CORRECTIVA 4.3.1 Evaluación de riesgos 4.3.2 Requisitos legales 4.3.3 Objetivos 4.3.4 Programas 4.4.1 Estructura y responsabilidad 4.4.2 Entrenamiento y competencia 4.4.3 Consulta y comunicaciones 4.4.4 Documentación del sistema 4.4.5 Control de documentos 4.4.6 Control operacional 4.4.7 Preparación y respuesta a emergencia 4.5.1 Medición y seguimiento al desempeño 4.5.2 Accidentes, casi- accidentes, acc. correctiva 4.5.3 Registros y Admon de registros 4.5.4 Auditorias 4.6 Revisión por la gerencia 4..1 Revisión inicial 4.2 Política de seguridad P H V A
18. ETAPA DE PLANEACIÓN DEL SISTEMA Política de S & SO Objetivos de S & SO Programa de S & SO Riesgos a intervenir Política y objetivos de la Organización Requerimientos legales a tener en cuenta S I S T E M A CICLO PHVA EN OHSAS 18001
19. ETAPA DE EJECUCIÓN DEL SISTEMA Control Operativo Preparación y respuesta ante emergencias Asignación Recursos Asignación Responsables Competencias S I S T E M A CICLO PHVA EN OHSAS 18001Documentación
20. ETAPA DE VERIFICACIÓN Y ACTUACIÓN DEL SISTEMA Indicadores de desempeño Planes para AP Planes por no conformidades de auditorías Medición del desempeño Accidentes, No conformidades y AP / AC Registros S I S T E M A CICLO PHVA EN OHSAS 18001 Auditorías Revisión Gerencia
21. Peligros y Riesgos identificados SOLUCIÓN DE PROBLEMAS Objetivos y Planes Asignación de Recursos Definición de responsables Lograr competencias Desarrollo de controles Definición de situaciones de emergencia y formas de actuación P H
22. Efectuar seguimiento a los resultados obtenidos SOLUCIÓN DE PROBLEMAS Desarrollar auditorías del proceso Identificar desviaciones Desarrollar planes de corrección o mejora V - A
23. Lesiones incapacitantes en miembros superiores por manejo de herramientas manuales SOLUCIÓN DE PROBLEMAS - EJEMPLO Objetivo: Disminuir la proporción de accidentes con lesión en miembros superiores, del total de accidentes a un 5% en Diciembre de 2006 Programa de Seguridad de Herramientas Manuales Programa de Entrenamiento sobre seguridad en Herramientas Manuales Programa de Observaciones Planeadas
24. Establecer responsables de la ejecución de los programas definidos SOLUCIÓN DE PROBLEMAS - EJEMPLO Definir competencias mínimas para el manejo de herramientas manuales Asignar recursos necesarios para el desarrollo de los programas definidos Desarrollar y documentar programas definidos
25.
Evaluar impacto del entrenamiento Medir nivel decontrol del programa de seguridad de herramientas manuales Evaluar cumplimiento de medidas de seguridad en el manejo de herramientas manuales SOLUCIÓN DE PROBLEMAS - EJEMPLO Generar registros de los procesos de entrenamiento y observación Investigar los accidentes con herramientas manuales y generar acciones correctivas Efectuar auditoría al Programa de herramientas manuales y generar acciones de mejoramiento
26. Pérdida de capacidad auditiva por exposición a ruido en el taller SOLUCIÓN DE PROBLEMAS - EJEMPLO Objetivo: Disminuir los niveles de exposición a ruido del taller, por debajo del 60% del TLV Programa de Evaluaciones Ocupacionales Programa de Vigilancia Epidemiológica de Conservación Auditiva
27. Establecer responsables de la ejecución de los programas definidos SOLUCIÓN DE PROBLEMAS - EJEMPLO Definir competencias mínimas para el control de ruido Asignar recursos necesarios para el desarrollo de los programas definidos Desarrollar y documentar programas definidos
28. Evaluar indicadores del PVE de conservación auditiva Evaluar el nivel de reducción de exposición de los controles implementados SOLUCIÓN DE PROBLEMAS - EJEMPLO Generar registros de las Evaluaciones ocupacionales y el PVE de conservación auditiva Investigar los casos nuevos de pérdida de capacidad auditiva y aquellos que aumentaron la pérdida y generar acciones correctivas Efectuar auditoría al Programa de conservación auditiva y generar acciones de mejoramiento





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