Consultar ensayos de calidad


Diagnóstico por áreas y funciones - detalle del alcance y contenido de las funciones características



Diagnóstico por áreas y funciones - Detalle del alcance y contenido de las funciones características

Organización, personal, relaciones

En esta área se deben calificar todos aquellos aspectos relacionados con el organigrama, su distribución y organización funcional, el personal y su formación y motivación, así como el nivel y bondad de las relaciones dentro de la organización de mantenimiento y con otras organizaciones de la empresa.

Adecuación y balance del organigrama: Se debe valorar la estructura funcional y jerárquica de la organización de mantenimiento, la dimensión de la nomina, la distribución por turnos, especialidades y áreas de trabajo.

Directrices de mantenimiento: Se deben calificar las normativas de actuación, instrucciones disponibles y filosofía de actuación existente en la organización de mantenimiento.

Formación y calificación del personal: Aquí se deben incluir todos los aspectos relacionados con la actual formación de técnicos y especialistas, conocimientos generales y específicos de las instalaciones, formación de base, experiencia, etc.



Planes de formación: Se debe valorar la existencia o no existencia de planes de formación, así como su adecuación a las necesidades de la organización de mantenimiento.

Motivación del personal: Se debe calificar la motivación existente, a todos los niveles jerárquicos, en la organización de mantenimiento, sin tener en cuenta sus causas ni justificación.

Comunicación:Se debe incluir la comunicación dentro de la organización de mantenimiento, entre los distintos niveles de actuación, la comunicación con otras organizaciones de la empresa y evidentemente con los usuarios o responsables de cada planta o instalación. Se debe valorar no sólo las buenas relaciones sino también el grado idóneo de la comunicación.

Preparación y planificación del trabajo

La gran masa de trabajos que han de realizarse, requiere un tratamiento organizado desde el momento en que se detecta la necesidad, hasta su finalización en condiciones adecuadas. Todo este proceso es el que se califica en esta área.

Sistemática de órdenes de trabajo (0T): Se debe calificar la organización que siguen las 0T., las firmas de autorización que necesitan, los textos, etc. así como la organización administrativa para su control.

Coordinación de especialidades: Es frecuente en mantenimiento la necesaria intervención de personal de distintas especialidades y cuya coordinación para conseguir un buen resultado, es lo que se debe valorar en este apartado.

Establecimiento de programas: Se debe valorar todos los aspectos relacionados con la programación de trabajos, carga de trabajo por especialidad y por sector, preparación de programas especiales, etc.



Definición de materiales: Todo trabajo de mantenimiento necesita, en mayor o menor grado, materiales para su ejecución, la previsión de los mismos en cantidad y calidad es lo que se debe tomar en cuenta al valorar esta actividad.

Estimación de tiempos: Difícilmente puede realizarse algún tipo de actividad sin estar pendiente de su duración, la previsión de la misma y su utilización es lo que se debe calificar aquí.

Estimación de fechas de culminación: Si se estima una fecha de conclusión de cada trabajo, mejor es acertarla. Ambos aspectos se deberán tomar en cuenta al calificar este apartado.

Recepción de trabajos terminados: El solicitante de cada trabajo ha de ser el receptor del mismo, ya sea en cantidad, calidad y plazo, su aceptación o no, es clave para la buena marcha del servicio. Es en el momento de esta aceptación cuando puede hablarse de quejas concretas. Se debe calificar en este apartadola existencia o no- existencia de un método sistematizado así como su eficacia.

Evaluación de necesidades externas: Para poder evaluar las necesidades de contratistas, es necesario disponer de la carga de trabajo y la planificación de los recursos propios disponibles, idoneidad, urgencia del trabajo, etc., y es a partir de estos datos cuando se puede establecer las necesidades de recursos externos; que lógicamente se utilizan para realizar aquellos trabajos que no puedan serlo por medios propios. Se deben valorar aquí los métodos y procedimientos utilizados para establecer esta evaluación..

Ingeniería, inspección, mantenimiento preventivo.

Esta área cubre los aspectos más técnicos que habitualmente deben existir en un Departamento de Mantenimiento para poder desarrollar sus cometidos principales.

Diseño y montaje instalaciones existentes: son valorados únicamente los edificios, instalaciones, equipo y maquinaria actualmente existente, analizando desde el punto de vista de las necesidades de mantenimiento, calidad, instalaciones, mantenibilidad, confiabilidad, etc.
Documentación técnica disponible: serán analizados aquí la cantidad y calidad de la documentación técnica disponible: Planos generales y de detalle, normas e instrucciones de los fabricantes, listas de recambios de cada máquina o instalación, etc. La puntuación se hace sobre la cantidad, calidad y localización rápida de lo disponible y utilizados por los técnicos de mantenimiento, así como del esfuerzo que dicho departamento hace para su mejora y puesta al día.

Historial equipos: se trata de valorar la existencia o no de fichas historiales de cada equipo donde, además de indicar las características del mismo, se disponga de las principales modificaciones que se le han realizado, averías, así como los costos anuales de mantenimiento.

Investigación sistemática de fallas: se valora también si existe por parte del departamento de mantenimiento el criterio de que a través del análisis sistematizado de las averías más frecuentes puedan obtenerse propuestas para su eliminación.

Gamas de mantenimiento preventivo: se incluyen en la calificación de este apartado todos los aspectosrelacionados con el mantenimiento preventivo y la inspección, instrucciones técnicas, programas existentes, etc.

Análisis de métodos de trabajo: la ejecución de los trabajos de mantenimiento pueden realizarse de forma totalmente rutinaria o bien partiendo de su análisis y dando instrucciones detalladas a los operarios, herramientas a utilizar, etc.

Dotación de medios de mantenimiento e inspección: la realización de los trabajos cada día exige más la utilización de mejores y más precisas herramientas, disponibles hoy en el mercado, para que la calidad y duración de los mismos sea la correcta.

Compras y almacenes de mantenimiento

Esta área abre los aspectos relacionados con la gestión de aprovisionamiento de materiales y recambio para la realización de los trabajos de mantenimiento.

Sistemática de la gestión de compras: son valorados en este apartado aspectos tales como: Selección de proveedores, especificaciones que se dan en los pedidos, circuitos administrativos, negociación de precios y en general todos los aspectos relacionados con la organización de compras, excepto la recepción del material que se ha incluido en el apartado siguiente.



Recepción de materiales: se analiza el sistema de control establecido para aceptar los materiales que son comprados: calidad y cantidad de los mismos en correspondencia con el pedido y fiabilidad de la recepción son los puntos claves que se han de valorar.

Locales, disposición física de los materiales, localización: son valorados los aspectos físicos de los almacenes de mantenimiento, su idoneidad y distribución, limpieza y orden.

Codificación, estandarización de recambios: se trata aquí de valorar la situación en que estos conceptos se hallan actualmente.

Calidad del servicio de los almacenes de mantenimiento: aquí será analizada y valorada la organización que tienen estos almacenes y el servicio prestado a los distintos equipos de mantenimiento: rotura de stock, materiales en buen estado, reserva de materiales, etc.

Contratación

Se incluyen aquí los aspectos que se han de analizar para poder valorar la contratación de trabajos de mantenimiento. No se incluye la contratación temporal depersonal puesto se considera debe ser eliminada como práctica habitual de mantenimiento. Si en un momento dado es necesario incrementar el personal de mantenimiento, debe ser para realizar trabajos de determinadas especialidades. Es considerado más rentable y operativo buscar a las empresas adecuadas que realicen estos trabajos.

Política de Contratación de trabajos: se valora en este apartado si realmente existe esta política o simplemente se va improvisando sobre la marcha. También se calificará la bondad y eficacia de la misma.

Especificación técnica de los trabajos a contratar: un buen contrato normalmente es consecuencia de una buena especificación de lo que se quiere. Se califica en este apartado como se realizan actualmente estas especificaciones, el alcance y calidad de los mismos.

Selección de Contratistas: el precio no es la única característica que ha de tenerse en cuenta cuando se decide qué contratista ha de realizar un determinado trabajo, la profesionalidad de su personal, el conocimiento que de las instalaciones tenga, la seriedad de la empresa y otras muchas características deben contribuir a perfilar una decisión.

Supervisión de Contratistas: es imprescindible, a la hora de valorar este apartado, tener en cuenta quién y cómo se lleva el control de contratistas: sus horas de presencia, la calidad de los trabajos, su duración, cumplimiento de plazos y normas de seguridad, desviaciones, son otros tantos aspectos que condicionan la calificación.

Presupuestos de mantenimiento (control de costos)

Serán calificados dentro de esta área todos los aspectos económicos que afectan a la gestión de mantenimiento, los sistemas existentes, así como los métodos y procedimientos de control utilizados se analizan en función de su bondad y eficacia.
Preparación de presupuesto anual de Mantenimiento: el presupuesto anual es el máximo objetivo económico que este departamento puede tener. Su existencia o no, su desglose, el método utilizado para su establecimiento, la participación de todos las áreas y personas implicadas, etc., son aspectos que se cuantificaran y valorarán en este apartado.

Definición de tipos de mantenimiento y tratamientocontable: en este apartado se calificaran el detalle contable al que llega este presupuesto. La separación de los costos de mano de obra, materiales y contrataciones, el desglose en tipo de mantenimiento: correctivo, preventivo, predictivo, etc. Los centros de gastos codificados claramente para mantenimiento, son puntos incluidos en este apartado y que se valoran en el mismo.

Documentos de gestión económica: la utilización de documentos estándar, su periodicidad, así como hasta qué nivel de información se envía a los distintos responsables, son los conceptos que aquí serán valorados.

Informatización del control de costos: su utilización como herramienta para conseguir una sistematización del proceso de control de costos en mantenimiento, la fiabilidad de los datos y superficie son aspectos dignos de considerar para decidir la aplicación de medios informáticos. La existencia o no de estos medios es valorada en este apartado.

Seguimiento y Control de Costos: independientemente del esquema económico que el mantenimiento pueda tener, se han de valorar los sistemas y procedimientos que se utilizan para seguir y controlar los costos disponibles, así como confiabilidad y eficacia.

Existencia y evolución de índices económicos: disponer de unos índices cronológicos, que puedan ser comparados en el tiempo así como con otras empresas de parecidas características, resulta de gran utilidad a los responsables de mantenimiento en sus distintos niveles. En este apartado serán valorados su existencia o no, así como su eficacia.

Eficiencia

Los resultados que el mantenimiento consigue se desglosan en distintas áreas de su actividad. Se calificará aquí, si realmente se siguen criterios para medir estos resultados así como el nivel de los mismos.

Duración de los trabajos de mantenimiento (rendimiento de la mano de obra): como su enunciado indica, se valorará en este apartado si la duración promedio de los trabajos es más o menos correcta y lógicamente la actividad del personal que realiza los mismos.

Cumplimiento de los plazos, calidad y costo de los trabajos realizados

Estado de las instalaciones - fallas: una política de eficaz realización de lostrabajos de mantenimiento debe reportar, entre otros beneficios, una disminución progresiva de las fallas, así como una visible mejora de las instalaciones y su calificación es la que se realiza en este apartado.

Calidad de servicio: la correcta relación entre el plazo, el costo y la calidad de las acciones que realiza el mantenimiento para conseguir los resultados adecuados y el grado de satisfacción suficientes en los usuarios.




Política de privacidad