IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO (PLAN OPERATIVO)

Mediante el plan operativo se establecen los elementos que asegurarán la implementación del plan estratégico. Es el día a día de la organización de mantenimiento en una constante dinámica de retos y cambios, que no pueden ser enfrentados oportuna y eficientemente si no existe una perfecta armonía entre las estrategias y la acción.

Estos elementos interrelacionan las actividades de la organización de mantenimiento con los recursos y sistemas de información disponibles para cumplir con los objetivos superiores establecidos en el plan estratégico. En la figura 1 se señalan los elementos que conforman el plan operativo según el Modelo de Planificación y Gestión del Mantenimiento definido en el capítulo 3 (figura 3.1).

Figura 1. Elementos del plan operativo para implementar el plan estratégico

A continuación se desarrollan cada uno de los elementos del plan operativo.

1. Plan anual de mantenimiento

El plan anual de mantenimiento es el elemento de referencia básico que, de forma sistemática y ordenada, establece las bases sobre las cuales se ejecutarán las actividades de mantenimiento establecidas en su programación.

La propuesta de plan de mantenimiento que se desarrolla a continuación, es una propuesta que fundamenta su conceptualización en una adaptación de la norma venezolana COVENIN 3049-93 (MANTENIMIENTO-DEFINICIONES), elaborada por el Comité Técnico de Normalización CT-3:CONSTRUCCIÖN, aprobada por la Comisión Venezolana de Normas Industriales (COVENIN) en su reunión Ns 124 de fecha 12-01-93. Esto con la intención de unificar, en la medida de lo posible, los criterios y principios básicos aplicables, con las adaptaciones a que haya lugar, a las organizaciones de mantenimiento en Venezuela.

La norma COVENIN 3049-93 contempla un total de 20 procedimientos, de los cuales corresponden a la elaboración del plan de mantenimiento los siguientes (cuadro 1):

|Procedimiento |Documentación |Fundamento |
|P1 |Inventario de objetos de mantenimiento |Inicio |
|P2 |Codificación de objetos de mantenimiento |P1 |
|P3 |Fichas técnicas |P1-P2 |
|P4 |Instrucciones técnicas |P3 |
|P5 |Procedimientos de ejecución |P4 |
|P6 |Programación |P4-P5 |
|P7 |Distribución del personal |P6 |
|P20 |Presupuesto anual de mantenimiento |P6—P19 |

Cuadro 1: Procedimientos del plan de mantenimiento
• P1: Inventario y P2: Codificación de los objetos de mantenimiento

Los objetos de mantenimiento representan el conjunto de activos, equipos, instrumentos y útiles que conforman los sistemas productivos (empresa, planta industrial u otros).

Activos: Todo aquello que cumple con determinada función en un empresa (por ejemplo: locales, líneas de vapor, edificios, estructuras, equipos, grupos de equipos, equipo coninstrumentos, etc.), sobre los cuales actúa la organización de mantenimiento.

Equipos: Son los medios que forman la base productiva de la empresa, a los cuales se les atribuye una prioridad en función del lugar y uso a que estén destinados.

Instrumentos: Controlan el buen funcionamiento y operación de los equipos en el desempeño de las funciones a las que están destinados.

Útiles: Medios de los que se vale la organización de mantenimiento para realizar sus funciones. Incluye las herramientas y/o equipos que se utilizan en las actividades de mantenimiento y/o reparación (por ejemplo: grúas, camiones, plantas de soldar, etc.). Es importante destacar que en algunos lugares estos equipos se contratan a terceros o se cuenta con ellos dentro de la empresa, por los que se paga una tarifa horaria de alquiler o uso.

Las organizaciones de mantenimiento tienen a su cargo una gran cantidad de objetos de mantenimiento cuyo tamaño oscila desde pequeños hasta grandes objetos. Pueden estar concentrados en un espacio reducido o a través de grandes áreas de extensión., pueden ser todos móviles o bien constituir una sola instalación fija, pero en la mayoría de los casos es una combinación de ambos.

Esto significa que se tiene que realizar un inventario y desarrollar sistemas lógicos de codificación, para poder elaborar el plan de mantenimiento. El inventario constituye el fundamento de los sistemas de gestión del mantenimiento y consiste es una lista de todos los objetos de mantenimiento bajo responsabilidad de la organización de mantenimiento, aun cuando una parte del mantenimiento de ellos sea contratado.

El inventario debe incluir todos los objetos de mantenimiento, independientemente de su importancia o criticidad y de que algunos de ellos no tengan asignados algún tipo de mantenimiento rutinario.

Si no existe un inventario de objetos de mantenimiento, la organización de mantenimiento debería elaborarlo junto con un sistema de codificación apropiado, aun cuando exista alguna lista de objetos que haya sido elaborado con otros fines (contables por ejemplo).

Es importante destacar que el inventario de objetos de mantenimiento debemantenerse actualizado ya que es la base de los demás procedimientos, de forma tal que si se desactualiza, los otros procedimientos también. Se deben registrar todos los nuevos objetos, movimientos de los mismos, modificaciones o sustituciones, actualizándose en consecuencia el inventario.

Para facilitar la elaboración del plan de mantenimiento (instrucciones técnicas, procedimientos de ejecución, programación, etc.), se recomienda crear estructuras o unidades lógicas dividiendo o desagregando en niveles los objetos de mantenimiento en sistemas, subsistemas, elementos y componentes (Cuadro 2).

La cantidad de niveles depende de la interdependencia o interconexión entre los objetos, del área física donde están ubicados, del tamaño del inventario y de si son estáticos, móviles o transportables.

|OBJETOS DE MANTENIMIENTO |
|Sistema: Representa el primer nivel en que se puede |Ejemplo: Una retroexcavadora (objeto de mantenimiento) se divide en los |
|desagregar un objeto de mantenimiento. |sistemas motor, transmisión, frenos, etc. |
|Subsistema: La cantidad de divisiones de un sistema. |Ejemplo: el motor de la retroexcavadora se divide en subsistemas de |
enfriamiento, de combustible y aire, de lubricación, etc. |
|Elemento: Es una pieza individual de un subsistema y suele|Ejemplo: el sistema de enfriamiento se divide en bomba de agua, radiador|
|ser la pieza discreta más pequeña de un objeto de |y correas de ventilación |
|mantenimiento que se tiene en cuenta desde el punto de
|vista operacional.
|Componente: Es una pieza individual de un elemento y |Ejemplo: los sellos y rolineras son componentes sustituibles de la |
|normalmente sustituible|bomba de agua del sistema de enfriamiento del motor de la |
retroexcavadora. |

Cuadro 2. Desagregación de los objetos de mantenimiento
:
A los efectos de la asignación y control de los costos de mantenimiento, se recomienda agrupar los objetos de mantenimiento en organizaciones denominadas Centros de Costos (ver ejemplo retroexcavadora cuadro 3), los cuales se pueden clasificar en:

• Impersonales: lugar geográfico o una clase de equipo
• Personales: una persona o un grupo de personas
• Operaciones: máquinas o personas que realizan la misma operación
• Procesos: una secuencia continua de operaciones

|sistema productivo |
|ECI: empresa de construccion e infraestructura |
|CENTROS DE COSTO |
|10: maquinaria liviana ( ) 20: maquinaria Pesada ( X ) |
|30: Vehículo ( ) 40: otros ( ) |
|OBJETO DE MANTENIMIENTO |
|Retro-excavadora Ns 1: REX-01 |
|Sistema |Subsistema |elemento |componente |
|Motor |Sistema de Enfriamiento |Bomba de agua |Sellos y rolineras |
|Radiador |Colmena |
|Correas Ventilación |No aplica |

Cuadro 3: Agrupación de objetos de mantenimiento en centros de costos

De acuerdo con la desagregación, la lista del inventario contendría la información del cuadro 4 más cualquier otra que se considere importante inventariar:

|ECI |INVENTARIO DE OBJETOS DE MANTENIMIENTO |Fecha: |
|Centro de Costo |Objeto |Marca |

|Objeto de Mantenimiento |ANEXE |
FOTO DEL OBJETO |
|Nombre |Marca
|Retroexcavadora |Caterpillar
|Modelo |Código del Equipo
|416-C |
|Dimensiones |
|Peso (aproximado) |Longitud (para transporte) |
|
|Altura (para transporte) |Ancho (con estabilizadores) |
|
|Especificacionesdel Motor |
|Marca |Modelo |Tipo (tiempo) |Cant. De cilindros |
|
|Potencia neta en el volante |Potencia bruta del motor |Potencia neta del motor |

|Especificaciones de los Cauchos |
Número |Tela o índice de fortaleza |Presión de Embarque |
|Delanteros
|Traseros
|Capacidades de llenado |
|Carter del motor |Tanque hidráulico |Tanque combustible |Sistema de enfriamiento |
|
|Transmisión |Radiador |Ejes traseros |Deposito de freno |
|
|Herramientas de corte |
|Capacidad del cucharón de uso general (m3 )
|Capacidad del cucharón de uso múltiple (m3 ) ||
|Capacidad del balde (m3 )
|Profundidad de excavación (mm)
|Alcance desde el pivote de giro

Cuadro  Ejemplo de ficha técnica

• P4: Instrucciones técnicas

Las instrucciones técnicas son las acciones o actividades de mantenimiento a ejecutar sobre cada objeto registrado en las fichas técnicas (P3).

En líneas generales, cada instrucción técnica debe incluir: tipos de mantenimiento a ejecutar, numeración secuencial de control para cada instrucción, descripción general de la actividad a realizar, frecuencia y duración de la actividad.

|ECI |INSTRUCCION TÉCNICA |Ns de Control: IT-0001 |
|Fecha: |
|OBJETO DE MANTENIMIENTO: Retro-excavadora |Código: ECI-20-REX-01 |
|Actividad General: Cambio de los sellos y rolineras de la bomba de agua. |
|Duración Estándar: 2 días |frecuencia: 4380 horas |
|Maquinaria: ( ) Liviana ( X ) Pesada ( ) Vehículo ( ) otros |Marca: Caterpillar |Modelo: 416 C |
|Tipo de Mantenimiento: ( ) Rutinario ( X ) Programado ( ) Predictivo ( ) |
|Correctivo |
|Sistema: Motor |subsistema: Enfriamiento |Elemento: Bomba de agua |Componentes: Sellos y Rolineras|
|

A continuación en el cuadro 6 se muestra un modelo de instrucción técnica para la retroexcavadora del ejemplo anterior.

Cuadro 6: Ejemplo de instrucción técnica

• P5: Procedimientos de Ejecución

Los procedimientos de ejecución describen como se ejecutará cada instrucción técnica (P4).

Los procedimientos deben ser elaborados en formatos predefinidos dependiendo de las normas que aplique cada empresa.

|ECI | PROCEDIMIENTO DE EJECUCIÓN |Ns DE CONTROL: PR-0001 |
(Primera Parte)
|Fecha : Pag ----- de|
|------- |
|Instrucción Técnica: Cambio de los sellos y rolineras de la bomba de agua. |N0 de control: IT-0001 |
|OBJETO DE MANTENIMIENTO: Retro-excavadora |Código: ECI-20-REX-01 |
|Duración Estándar: 2 días |Frecuencia de Mantenimiento: 4380 Horas |Ubicación del objeto: |
|objtivos |
|Describir la finalidad del procedimiento. |
|alcance |
|Señalar los equipos e instalaciones que cubre el documento indicando su ubicación. |
|aspectos de seguridad ypermisología |
|Señalar toda la documentación y permisología exigidas para la ejecución del procedimiento de mantenimiento cumpliendo la normativa de |
|seguridad vigente, así como los riesgos presentes en el área de trabajo y las medidas preventivas recomendadas para minimizar estos riesgos.|
|actividades previas a la ejecución |
|Indicar todas aquellas actividades que deben ser realizadas antes de ejecutar el procedimiento una vez emitida la orden de trabajo, tales |
|como reuniones, charlas de seguridad, acondicionamiento del sitio, parada de equipos, etc. |

A continuación, a título ilustrativo, se presenta, en dos partes, un procedimiento para la retroexcavadora anterior:

Cuadro 7: Ejemplo de procedimiento de ejecución (Primera parte)

|Ns |actividades |
|10 |DESARMAR LA BOMBA DE AGUA |
|20 |Aflojar los tornillos y abrazaderas con un destornillador, luego retirar el protector y el radiador. |
|30 |Desenroscar con un rache los tornillos del aspa del ventilador. |
|40 |Después aflojar el tornillo tensor del alternador para que salga la correa y la polea. |
|50 |Luego proceder a desenroscar los tornillos de la base de la bomba para sacarlo del motor. |
|60 |Inspeccionar y asegurar del estado de la bomba. |
|70 |Enviar al torno para que realicen el cambio de sello y rolineras |
|80 |Realizar una limpiezageneral antes del montaje. |
|90 |Cambiar empacaduras. |
|100 |Instalar la bomba de agua en la maquinaria. |

|RESPONSABILIDADES: |REVISADO POR: |APROBADO POR: |
|NOMBRE Y APELLIDO: |
|FIRMA: |
|FECHA: |
|ECI | PROCEDIMIENTO DE EJECUCIÓN |Ns DE CONTROL: PR-0001 |
(Segunda Parte)
|Fecha : Pag ----- de|
|------- |
|Instrucción Técnica: Cambio de los sellos y rolineras de la bomba de agua. |N0 de control: IT-0001 |
|OBJETO DE MANTENIMIENTO: Retro-excavadora |Código: ECI-20-REX-01 |
|Duración Estándar: 2 días |Frecuencia de Mantenimiento: 4380 Horas |Ubicación del objeto: |

Cuadro 6: Ejemplo de procedimiento de ejecución (Segunda parte)

• P6Programación

Con la programación se establece cuando se deben ejecutar las diferentes instrucciones técnicas (P-4) de cada objeto de mantenimiento, cuyo procedimiento de ejecución se describió en P

Para la programación de las instrucciones técnicas hay que establecer la diferencia entre programas de alta frecuencia y programas de baja frecuencia.

• Programas de alta frecuencia

Son programas con frecuencias diarias o semanales, llamados programas de mantenimiento rutinario (cuadro 7). Comprende actividades tales como: lubricación, limpieza, protección, ajustes, calibración u otras, la mayoría de las cuales se pueden ejecutar en cualquier momento por los operadores mientras los sistemas están funcionando.

|ECI |PROGRAMACION DEL MANTENIMIENTO RUTINARIO |Código Objeto : ECI-20-REX-01 |
|Fecha: |
|Ns Control |Instrucción Técnica |L |
|Ns Control |Instrucción Técnica |Duración |
|Ns Control |Instrucción Técnica |Duración |FRECUENCIA |
(Horas) |
|IT-0001 |Cambio de los sellos y rolineras de la bomba de agua |2 días |4380 |
|IT-0002 |Reemplazo filtro de gasoil |30 min. |800 |

Cuadro 8. Programación del mantenimiento preventivo por horas.

Ciertos objetos de mantenimiento trabajan en periodos no regulares o intermitentes. En estos casos es inadecuado utilizar en la programación frecuencias basadas en el tiempo calendario transcurrido. Lo correcto sería programar el mantenimiento cuando la máquina haya funcionado cierta cantidad de tiempo,haya recorrido cierta distancia, haya fabricado cierta de producto, etc. Por ejemplo el cambio de aceite y filtro de un vehículo se puede programar cada 000 kilómetros o cada tres meses, lo que ocurra primero.

a–S Mantenimiento correctivo (por falla o reparación)

Es la intervención de un objeto de mantenimiento cuando aparece una falla, con la finalidad de mantenerlo en servicio adecuadamente y minimizar sus tiempos fuera de servicio. Es ejecutado por personal de la organización de mantenimiento. La atención a las fallas debe ser inmediata por lo que no hay tiempo de programarla pues implicaría incremento en costos como consecuencia de la parada.

a–S Mantenimiento mayor

Comprende actividades dirigidas a evitar la necesidad de mantenimiento correctivo, reparando las fallas de manera integral a mediano plazo. Las acciones más comunes del mantenimiento mayor son: modificación de elementos de máquina, modificación de procesos, cambio de especificaciones, ampliaciones de capacidad, revisión de elementos básicos de mantenimiento. Este tipo de actividades es ejecutado por personal de la organización de mantenimiento y/o por empresas contratistas, dependiendo de la magnitud, costos, especialización necesaria u otros. Este mantenimiento debe responder a una planificación a mediano plazo, es decir diferente a la del mantenimiento programado (preventivo).

a–S Mantenimiento circunstancial

Es una combinación de mantenimiento rutinario, programado y correctivo ya que se ejecutan acciones de rutina pero no tienen un punto fijo en el tiempo para iniciarlo porque los objetos intervenidos funcionan de manera alternada. Se ejecutan acciones que están programadas en un cronograma anual pero que tampoco tienen un punto fijo de inicio por la misma razón anterior. Se atienden las fallas cuando el objeto sale de servicio, existiendo otro sistema que cumple su función y el análisis de la(s) falla(s) permite programar su reparación a mediano plazo

a–S Mantenimiento predictivo o monitoreo de la condición

El estudio de fallas deriva de dos tipos: aquellas fallas que obligan la intervención de los objetos de mantenimiento mediantemantenimiento correctivo y aquellas que se presentan regularmente (recurrentes o repetitivas) y que ameritan su prevención. El mantenimiento predictivo o monitoreo de la condición es aquel que utiliza instrumentos de medición para monitorear la condición de los objetos de mantenimiento y/o métodos estadísticos para determinar la frecuencia de las inspecciones, revisiones, sustitución de piezas claves, probabilidad de aparición de fallas, vida útil u otros, con el propósito de adelantarse o predecir la o predecir la aparición de fallas.

• P7: Distribución del personal

Este procedimiento permite conocer la distribución del personal, por tipo de mantenimiento (rutinario, programado, circunstancial, predictivo) y por frecuencia de ejecución de las instrucciones técnicas (diaria, semanal, mensual, anual), según lo programado en P6. Es decir, se podrá conocer “para cuando” y “que tipo” (especialización) de personal se requiere.

Para ello, semanalmente se van acumulando, para cada para cada objeto por centro de costo, los siguientes tiempos (duración de las actividades): tiempo acumulado semanal, mensual y anual por tipo de mantenimiento; tiempo acumulado semanal, mensual y anual por frecuencia.

Estos datos permitirán adelantar o posponer algunas de las actividades programadas y ubicar al personal ante la aparición de fallas imprevistas o contingencias.

• P20: Presupuesto anual de mantenimiento

Es la estimación programada de manera sistemática de los recursos financieros necesarios para ejecutar la planificación en el próximo período anual, que sirve como elemento de control y referencia del comportamiento de los indicadores de costos en virtud de sus relaciones con los diferentes aspectos administrativos, contables y financieros de la empresa. En la práctica se utilizan diferentes métodos para estimar el presupuesto de mantenimiento:

• Presupuesto basado en los gastos reales del año anterior:

Se ajustan las cifras del año anterior hacía arriba o hacía abajo, tomando en consideración los cambios en los niveles operativos, inflación, paridad cambiaria y otras variables. Para ello se puede utilizar el acumulado de materiales, repuestos yhoras hombre del procedimiento P19.

• Presupuesto calculado como una fracción del costo de reposición:

Se multiplica el costo de reposición del objeto de mantenimiento (lo que costaría reemplazarlo hoy día a precios de mercado) por un factor de ajuste, según las ecuaciones 1 y 2.

Por ejemplo: el costo de adquisición actualizado al año 2004 de un objeto que fue adquirido en el año 2000 es de 300.000 $, siendo el costo de mantenimiento para el mismo año de 30.000 $. Entonces, el factor de ajuste que se aplicaría al costo de reposición (precios de mercado para el año 2005) sería de 10%. Si el costo de reposición es de 38000 $, el monto del presupuesto para el 2005 sería de 38.500 $

• Presupuesto estimado mediante correlación con parámetros operacionales:

Se establece una correlación lineal entre el monto del presupuesto de mantenimiento y algún parámetro operacional según la ecuación 3.

Y = Monto del presupuesto
X = Parámetro operacional (producción, tiempo operativo, consumo eléctrico u otro).
a = Costo real de mantenimiento por unidad del parámetro. Se correlaciona alguno de los parámetros operacionales con los costos reales de mantenimiento.
b = Costo fijo de mantenimiento. Se asigna a la organización de mantenimiento una fracción de los costos fijos de toda la empresa.

• Método de base cero

Es un método detallado de estimación del presupuesto de costos de materiales, repuestos y horas-hombre de acuerdo con la programación establecida en el procedimiento P6.

• Métodos combinados

Los cuatro métodos descritos pueden combinarse para estimar el presupuesto de mantenimiento según los datos que se tengan o del nivel de precisión que se desee.
2 Fijación de Metas

En este libro, “metas” se refiere a los resultados del plan anual de mantenimiento a corto plazo (un año o menos) y “objetivos” a los resultados del plan estratégico esperados a mediano y largo plazo (más de un año). Algunos autores utilizan indistintamente los términos metas y objetivos, otros utilizan un solo término para referirse tanto a metas a corto y a largo plazo y otros asocian las metas con el largo plazo y losobjetivos con el corto plazo.

Las metas del plan anual de mantenimiento son fundamentales para la ejecución acertada de las estrategias debido a que forman la base para la asignación de recursos; conforman el mecanismo primordial para la evaluación de los niveles gerenciales, constituyen un instrumento importante para controlar el avance hacia el logro de los objetivos estratégicos (mediano y largo plazo) y fijan prioridades en la organización de mantenimiento. En consecuencia, se debe dedicar mucho tiempo y esfuerzo en asegurar que las metas del plan anual de mantenimiento estén bien concebidas, sean coherentes con los objetivos estratégicos y sirvan de respaldo a la ejecución de las estrategias.

Las metas deben incluir un plazo de ejecución, ser concisas y claras, ser dinámicas, es decir, que puedan se redefinidas en función de los resultados que vaya arrojando el plan anual de mantenimiento y, por último, deben ser formuladas en términos que permitan cuantificarlas y medirlas. Se deben evitar términos como “maximizar los tiempos entre fallas”, “minimizar las fallas”, “adecuados niveles de costos”, “mejorar la confiabilidad”, ya que son muy generales, no muestran claridad y no son medibles ni específicas.

Las metas del plan se pueden clasificar cinco categorías asociadas con las siguientes áreas: control de trabajo, apoyo logístico, uso de contratistas, evaluación de la organización de mantenimiento y evaluación del factor costo. Se utilizó esta clasificación para mantener uniformidad de criterios con la norma COVENIN 3049-93 en lo que se refiere a la definición de los indicadores de evaluación y control del plan anual de mantenimiento. En el cuadro 9 se presentan ejemplos de estas metas por categoría.
|Metas asociadas con el Control de Trabajo |

|Programar el 90% de las órdenes de trabajo recibidas |
|Terminar el 90% de la órdenes de trabajoprogramadas |
|Terminar el 81% de las órdenes de trabajo recibidas |
|Mantener un 10% de órdenes de trabajo pendientes |
|Destinar el 10% del tiempo para mantenimiento programado |
|Permitir un máximo de 15% de sobretiempo |
|Metas asociadas con el Apoyo Logístico |
|Realizar no más de 3 requisiciones diarias de materiales o repuestos |
|Permitir que en almacén falte no más del 5% de renglones |
|Comprar no más del 5% de los renglones presentes en almacén |
|Metas asociadas con el Uso de Contratistas |
|Destinar a contratos no mas del 30% del costo total de mantenimiento |
|Mantener no más de 10% de los contratos en atraso |
|Contratar no más del 25% de los trabajos |
|Metas asociadas con la Evaluación de la Organización de Mantenimiento |
|Contar con una cantidad de personal de mantenimiento no menor al 15% del personal del sistema productivo |
|Realizar el mantenimiento rutinario en un tiempo equivalente al 20% del mantenimiento programado |
|Dedicar no más del 30% del tiempo programado a mantenimiento correctivo|
|Lograr una disponibilidad no menor a 90% |
|Alcanzar un tiempo medio entre fallas de 24 horas |
|Lograr una tasa de fallas de 2 fallas por hora de servicio |
|Alcanzar una tasa de reparación de 3 fallas por hora |
|Lograr un tiempo medio de reparación de 5 horas por falla |
|Metas asociadas con el Factor Costo |
|Totalizar un costo de mantenimiento equivalente al 30% del costo del sistema productivo |
|Alcanzar un costo de personal de mantenimiento no mayor al 40% del costo total de mantenimiento |
|Obtener un costo de mantenimiento por unidad producida de xxx Bs/unidad |
|Lograr un costo de mantenimiento correctivo no mayor al 20% del costo total de mantenimiento |
|Alcanzar un costo de materiales y repuestos no mayor al 60% del costo total de mantenimiento |
|Lograr un costo promedio de las órdenes de trabajo de xx Bs/orden |

Cuadro 9. Metas del plan anual de mantenimiento

3. Indicadores de evaluación y control

Una vez concluido el plan de anual de mantenimiento y definidas sus metas a corto plazo, se definen indicadores que permiten (posteriormente en la etapa de evaluación y control) medir los resultados de la gestión de mantenimiento y el desempeño de los sistemas productivos. Son parámetros cuantitativos que varían en función de cual sea el proceso o actividad a considerar., deben ser pocos, claros de entender, calculables, útiles para conocer rápidamente cómo van lascosas y por qué e identificar los factores claves de las operaciones. Deben establecerse previamente registros de datos que permitan el cálculo periódico de los indicadores así como valores meta, a los fines de tomar acciones y decisiones oportunas ante las desviaciones que se detecten. Los elementos de un indicador se describen en el cuadro 9:

|Nombre |Identificación del indicador, debe ser concreta y apuntar a un determinado objetivo. |
|Nombre corto |Identificación corta del indicador. |
|Definición |Propósito y significado del indicador, debe ser simple y clara. |
|Cálculo |Fórmula matemática para calcularlo si es un indicador cuantitativo. |
|Unidad |Unidad de medida en que se expresa el indicador. |
|Meta |Referencia previamente establecida para comparar los resultados reales del indicador. |
|Periodicidad |Intervalo de tiempo en el cual se calculará el indicador (mensual, semestral, anual). |
|Responsabilidad |Responsables de las acciones que se derivan del indicador. |

Cuadro 10. Elementos mínimos de un indicador de gestión

A continuación, en los cuadros 11 a 15 se describen algunos indicadores por categoría en función de las metas del cuadro 9, en el entendido de que cada organización definirá los que más le convengan dependiendo de las metas que establezca y el tipo de actividad.

|Nombre |Nombre |Forma de Cálculo |
Corto
|Eficiencia de la planificación |CT1 | (OT programadas/ OT recibidas) x 100 |
|Eficiencia de la ejecución|CT2 |(OT terminadas/ OT programadas) x 100 |
|Eficiencia de la organización |CT3 |(OT programadas/ OT terminadas) x 100 |
|Retraso en ejecución |CT4 |(OT pendientes/ OT recibidas) x 100 |
|Mantenimiento |CT5 |(Horas programadas / Horas del periodo) x 100 |
|programado |
|Sobre-tiempo |CT6 |(Horas de sobre-tiempo / Horas de tiempo ordinario) x 100 |

OT: órdenes de trabajo

Cuadro 11: Indicadores de control de trabajo

|Nombre |Nombre Corto |Forma de Cálculo |
|Promedio de |AL1 |Requisiciones M&R / Días del período |
|requisiciones M&R |
|Renglones faltantes |AL2 |(Renglones faltantes en almacén / Renglones solicitados) x 100 |
|Compras realizadas |AL3 |(Renglones comprados /Renglones en almacén) x 100 |

M&R: materiales y repuestos

Cuadro 12: Indicadores de actuación del factor apoyo logístico

|Nombre |Nombre Corto |Forma de Cálculo |
|Costo de los |UC1 |(Costo total de los contratos / Costo total de mantenimiento) x 100 |
|contratos |
|Eficiencia de |UC2 |(Contratos atrasados / Contratos terminados) x 100 |
|los contratistas |
|Contratos vs. Esfuerzo propio |UC3 |(Trabajos contratados / OT ejecutadas) x 100 |

Cuadro 13: Indicadores de evaluación del uso de contratistas

|Nombre |Nombre Corto |Forma de Cálculo |
|Personal de mantenimiento |EO1 |(Personal de mantenimiento / Personal total del sistema productivo) x 100 |
|Mantenimiento rutinario |EO3 |(Horas de mantenimiento rutinario / Horas de mantenimiento programado) x 100 |
|Mantenimiento correctivo |EO4 |(Horas de mantenimiento correctivo / Horas de mantenimiento programado) x 100|
|Disponibilidad |EO5 |(Horas totales en servicio / Horas del período) x 100 |
|Tiempo medio entre fallas |EO6 |Horas totales en servicio / Cantidad de fallas reportadas |
|Tasa de fallas |EO7 |Cantidad de fallas / Horas totales en servicio |
|Tasa de reparación |EO8 |Cantidad de fallas / Horas de mantenimiento correctivo |
|Tiempo medio de reparación |EO9 |Horas de mantenimiento correctivo / Cantidad de fallas |

Cuadro 14: Indicadores de evaluación de la organización de mantenimiento

|Nombre |Nombre Corto |Forma de Cálculo |
|Costos de mantenimiento |EC1 |(Costo total de mantenimiento / Costo total del sistema productivo) x 100 |
|Costo del personal de |EC2 |(Costo del personal de mantenimiento / Costo total de mantenimiento) x 100 |
|mantenimiento |
|Costo unitario de mantenimiento |EC3 |Costo totalde mantenimiento/Unidades producidas |
|Mantenimiento correctivo |EC4 |(Costo de mantenimiento correctivo / Costo total de mantenimiento) x 100 |
|Costo de materiales y repuestos |EC6 |Costo de M&R / Costo total de mantenimiento |
|(M&R) |
|Costo promedio de las órdenes de |EC7 |Costo total de las OT / Cantidad total de OT |
|trabajo |

Cuadro 15: Indicadores de evaluación del factor costo

4. Asignación de responsabilidades

Para la ejecución del plan de mantenimiento, las funciones/responsabilidades deben ser asignadas clara y detalladamente por escrito a cada uno de los trabajadores de la organización de mantenimiento. A continuación se plantean algunas responsabilidades de carácter general dentro de la organización de mantenimiento que pueden ser utilizadas como referencia para la asignación de las responsabilidades individuales:

• Establecer y aplicar en cada caso las normas exigidas nacional e internacionalmente para ejecutar los trabajos siguiendo procedimientos ajustados a los requerimientos tanto internos como externos.

• Planificar y programar eficientemente la ejecución de los trabajos a fin de reducir las paradas, asegurar la calidad de las reparaciones y garantizar la adecuada distribución y asignación eficiente de los recursos.

• Adiestrar efectiva y eficientemente el recurso humano.
• Revisar continuamente los procedimientos a fin de mejorar su eficiencia.

• Revisar continuamente el grado de obsolescencia de los equipos para programar los reemplazos de forma oportuna y económica

• Velar por el estricto cumplimiento de las normas de protección integral y crear en los trabajadores una fuerte conciencia sobre la necesidad de acatarlas.

• Distribuir y asignar los recursos de acuerdo con la criticidad y riesgo delos equipos

• Desarrollar la ingeniería de mantenimiento de forma tal que sea el soporte técnico de la organización

• Utilizar en lo posible sistemas de información como facilitadores esenciales de los procesos de la organización y del control de la gestión.

5 Asignación de recursos

El costo de los recursos necesarios para la ejecución del plan anual de mantenimiento (presupuesto) se estima en la etapa de elaboración de dicho plan (procedimiento P20 del plan operativo). Los recursos que se deben considerar a la hora de elaborar el presupuesto de mantenimiento se pueden clasificar en: humanos, materiales, financieros y tecnológicos y constituyen la parte visible de la organización con la cual interactúan diariamente los ejecutores del mantenimiento y sus clientes.

• Recursos Humanos

El recurso humano de mantenimiento, puede clasificarse según el área técnica en la que se emplee: mecánica, eléctrica, de instrumentos, de construcción. Una división más profunda puede hacerse según la especialidad: ajustador, soldador, electricista, etc. La mayor parte de los trabajos de mantenimiento suelen necesitar más de una especialidad, por lo que la clasificación anterior se hará de acuerdo con la especialidad dominante en cada trabajo.

Se incluye el necesario para la instalación, comprobación, manejo y realización del mantenimiento de los equipos o sistemas y de los equipos necesarios de prueba y apoyo. Debe considerarse la formación específica del personal necesario para cada tarea de mantenimiento. La calidad del personal disponible dependerá principalmente del entorno en el que opera la empresa. Es consecuencia del sistema de formación, incluyendo la recalificación y la formación especializada, de las posibilidades de contratación, y de la influencia y actitud de las organizaciones sindicales.

• Materiales y repuestos

La organización de mantenimiento debe asegurar el suministro de todos los repuestos, elementos de reparación, consumibles, suministros especiales y artículos de inventario necesarios para apoyar a los procesos de mantenimiento. En cierto sentido, cada material o repuesto presenta un problema individual de control.Para facilitar ese control así como la catalogación, identificación y almacenamiento, se pueden clasificar los materiales y repuestos según su tasa de uso y otras características asociadas.

• Herramientas

El objetivo de la organización de herramientas es similar al de la organización de los materiales y repuestos, pero el problema de control es aquí diferente, porque las herramientas no son consumibles en el mismo sentido. El problema principal con las herramientas retornables es el desarrollo de un sistema para controlar su préstamo y para efectuar el necesario mantenimiento (incluyendo su sustitución si es necesario) cuando son devueltas.

• Recursos financieros

Se refiere a la adecuada disponibilidad presupuestaria que permita cubrir los compromisos adquiridos para ejecutar los trabajos programados y no programados (pago de personal propio y contratado, adquisición de un repuesto de emergencia, etc.).

• Recursos tecnológicos

Están representados por procedimientos de comprobación, instrucciones de mantenimiento, procedimientos de inspección y calibración, procedimientos de revisiones generales, instrucciones de modificación, información sobre las instalaciones, planos y especificaciones sistemas de control de gestión, métodos, técnicas, que son necesarios para realizar las funciones de mantenimiento del sistema.

No sólo se refieren al sistema, sino también a los equipos de prueba, instrumentos de medición y monitoreo, sistemas de información, transporte y manejo de los equipos, equipos de adiestramiento. Los sistemas de información comprenden los computadores y sus accesorios, programas, bases de datos, etc., necesarios para realizar las funciones de mantenimiento. Aquí se incluyen las plantas industriales, edificios, edificaciones portátiles, fosas de inspección, talleres de mantenimiento, laboratorios y otras instalaciones para reparaciones especiales y revisiones generales relacionadas con las labores de mantenimiento.

Todos estos recursos permitirán a la organización de mantenimiento la ejecución adecuada de sus actividades de acuerdo con las características tecnológicas de los procesos industriales, equipos, maquinarias,etc., bajo su responsabilidad.
Independientemente de que la empresa renueve o no su parque de equipos y maquinaria, la organización de mantenimiento deberá solicitar el presupuesto necesario para actualizar sus recursos tecnológicos, siempre que los márgenes de rentabilidad de la empresa lo permitan.

6 Ejecución del plan anual de mantenimiento

La ejecución del plan anual de mantenimiento busca asegurar la disponibilidad de los objetos de mantenimiento para permitir su continuidad operativa y la del sistema productivo al cual pertenecen.

Es el signo visible del mantenimiento ante los custodios de los objetos y contempla un conjunto de actividades que permite llevar con éxito las actividades previamente programadas, además de aquellas no programadas que son necesarias para corregir fallas imprevistas u otros problemas. Supone la recopilación de información sobre las actividades de mantenimiento en la medida en que se ejecutan.

Esta información conforma la base de todos los reportes estadísticos de resultados de la gestión de mantenimiento e incluye, entre otras actividades, la aplicación de las normas de protección integral, coordinación y utilización efectiva de los recursos, cumplimiento de los lineamientos de calidad y especificaciones técnicas y suministro de información base para la medición de resultados

Existe todo un conjunto de normas que deberán ser consideradas por los ejecutores del mantenimiento a la hora de realizar cualquier procedimiento operativo.

Estas normas pueden agruparse en:

• Normas de protección integral (seguridad e higiene industrial, ambiente)

• Nacionales e internacionales que estandarizan las regulaciones referidas a los procedimientos operativos (COVENIN, API, ANSI, ASTM, DIN, ASA, ISO u otras)

• Especificaciones técnicas que se derivan de la fabricación y que se refieren a las condiciones o restricciones que se originan a partir de las características, ajustes y tolerancias del objeto de mantenimiento.
• Normas internas de la empresa

Internamente en la organización de mantenimiento deben existir estrechas relaciones entre la dependencia que solicita, la que planifica y laque ejecuta los trabajos, sin olvidar las relaciones con las dependencias que suministran los recursos humanos y materiales.

El solicitante de un determinado trabajo correctivo siempre será el custodio del objeto de mantenimiento, el cual hará la respectiva solicitud cuando: detecte una falla por sus propios medios o cuando los ejecutores del mantenimiento le hayan notificado que se ha producido alguna.

Las responsabilidades del planificador incluyen: la elaboración del plan de mantenimiento, la revisión diaria del mismo a fin de verificar las fechas programadas de los trabajos y abrir las respectivas órdenes; la notificación al custodio de las fechas de los trabajos programados; el registro de costos de los recursos utilizados para retroalimentar el plan de mantenimiento y aplicar los elementos de evaluación y control.

Adicionalmente el planificador tiene la responsabilidad de establecer los procedimientos de trabajo más adecuados o la forma más económica de realizarlos; la sincronización de los trabajos de mantenimiento con las operaciones de producción; la coordinación de la logística y la determinación de las necesidades de material y otras responsabilidades que le sean asignadas.

Por su parte, el responsable de la ejecución debe: programar y asignar los trabajos asegurándose que sólo se realicen los necesarios y en el menor tiempo posible; inspeccionar la ejecución y cierre de las órdenes de trabajo; reportar los recursos utilizados y las órdenes de trabajo pendientes; entre otras responsabilidades que se le asignen.

Los ejecutores tiene la responsabilidad de: realizar los trabajos solicitados tratando en lo posible de interferir al mínimo con las operaciones; solicitar los materiales requeridos; informar los costos de los recursos utilizados y otras responsabilidades que le sean delegadas.

Los procedimientos de la norma COVENIN 3049-93 del cuadro 15, son aplicables en la ejecución de los trabajos mantenimiento:

|Código |Procedimiento |Fundamento |
|P8 |Orden de trabajos preventivos|P5-P6 |
|P14 |Orden de trabajos correctivos |P13 |
|P13 |Reporte de fallas
|P15 |Reporte de salida de materiales y/o repuestos
|P16 |Requisición de materiales y/o repuestos
|P17 |Requisición de trabajos por contrato
|P18 |Historial de fallas

Cuadro 16: Procedimientos de ejecución

• P8: Orden de trabajos preventivos (programados)

La orden de trabajos preventivos es la herramienta administrativa mediante la cual la organización de mantenimiento inicia la ejecución de las instrucciones técnicas programadas previamente.

La orden de trabajos preventivos es utilizada cada vez que los programas de mantenimiento (P6) indiquen la ejecución de una instrucción técnica, por tanto habrá una orden de trabajo para cada instrucción de cada objeto se mantenimiento.

Una orden de trabajos preventivos debe describir claramente el trabajo a realizar (instrucción técnica), fecha, materiales, repuestos y horas-hombre utilizados y el responsable de la ejecución. Debe contar además con disponibilidad de presupuesto y tener un adecuado nivel de aprobación.

La información contenida en las órdenes de trabajos preventivos debe servir para alimentar los archivos técnicos e historiales de mantenimiento, elaborar reportes de evaluación y control., cuantificar los costos de materiales y mano de obra, preparar el presupuesto anual, retroalimentar el plan de mantenimiento, etc.

Las órdenes de trabajo pendientes por ejecutar o que no se completaron en el período establecido (conocidas como backlog en inglés) debido a falta de recursos, exceso decarga de trabajo o exigencias operacionales, deben estar contempladas en todo el proceso administrativo y se ejecutan de acuerdo con las políticas que establezca la organización de mantenimiento.

Un modelo de orden de trabajos preventivos así como el procedimiento de ejecución de la misma, se presentan en el cuadro 16 y figura 2 respectivamente.

| ECI |ORDEN DE TRABAJOS PREVENTIVOS |FECHA: |Ns: |
|OBJETO DE MANTENIMIENTO: |CÓDIGO: |C DE COSTO: |MONTO AUTORIZADO: |
|SISTEMA: |SUBSISTEMA: |ELEMENTO: |COMPONENTES: |
|INSTRUCCIÓN TÉCNICA: |Ns CONTROL: IT-000x |
Ns CONTROL: PR-000x |
|UBICACIÓN DEL OBJETO: |FECHA PROGRAMADA: |
|CUSTODIO DEL OBJETO: |CORREO ELECTRÓNICO: |
|(NOMBRE Y APELLIDO) |TELÉFONO: |
| PLANIFICADOR: |RESPONSABLE DEL TRABAJO: |
|(NOMBRE Y APELLIDO) |(NOMBRE Y APELLIDO) |
|AUTORIZADO POR: |FIRMA: |
|(NOMBRE Y APELLIDO) |FECHA: |
|MANO DE OBRA ||DESCRIPCION CANTIDAD HRS S/TIEMPO HH COSTO HH TOTAL |

|MATERIALES |
|DESCRIPCION CANTIDAD UNIDAD HH COSTO UNITARIO TOTAL |

|HERRAMIENTAS |
|DESCRIPCION CANTIDAD HRS HH COSTO HH TOTAL |

|FECHA INICIO: |FECHA TERMINACION: |TIEMPO DE PARADA: |
|COSTO TOTAL DE LA OT: |
|OBSERVACIONES: |


Cuadro 17. Modelo de orden de trabajos preventivos

Figura 2. Procedimiento de ejecución de las órdenes de trabajos preventivos
• P14: Orden de trabajos correctivos

Luego de ser detectada y reportada una falla (procedimiento P13) por parte del personal de mantenimiento (ejecutores), se notifica el problema al custodio del objeto de mantenimiento quien prepara la respectiva solicitud a la organización de mantenimiento (planificación). Si la falla es detectada y reportada por el custodio, éste es quienemite la solicitud. La organización de mantenimiento, una vez recibida la solicitud abre la correspondiente orden de trabajos preventivos y solicita la aprobación del custodio para ejecutar el trabajo en los casos en que así esté establecido por la empresa..

Este instrumento es el soporte más importante para generar el historial de fallas de los diferentes objetos de mantenimiento. Además de ser la indicación de una acción de reparación por escrito, debe ser diseñado de tal forma que permita registrar como mínimo: el tipo y causa de las fallas; los materiales, repuestos y horas-hombre utilizadas en la ejecución de las actividades; la condición del objeto de mantenimiento después de su intervención.

Según su prioridad, las órdenes de trabajos correctivos se pueden clasificar en:

• Emergencia: Órdenes de trabajos que aplican en situaciones que sino se corrigen inmediatamente podrían poner en peligro al personal, causar serios daños al ambiente o una pérdida significativa de producción

• Urgencia: Órdenes de trabajo que se deben ejecutar inmediata y continuamente hasta terminarlas, no requiriéndose necesariamente su llenado formal por escrito para iniciar el trabajo. Tiene preferencia sobre todas las actividades programadas.

En el cuadro 17 se presenta un modelo de orden de trabajos correctivos que difiere en algunos aspectos de la orden de trabajos preventivos del cuadro 16. En la figura 3 se presenta el procedimiento de ejecución de la orden de trabajos correctivos.

|ECI |SOLICITUD – ORDEN DE TRABAJOS |FECHA: |Ns: |
CORRECTIVOS |
| PARTE I. PARA USO DE LA DEPENDENCIA SOLICITANTE |
|DEPENDENCIA SOLICITANTE: |
|OBJETO: |CÓDIGO: |C DECOSTO: |
|SISTEMA: |SUBSISTEMA: |ELEMENTO: |COMPONENTES: |
|JUSTIFICACIÓN DE LA SOLICITUD : |EMERGENCIA: ____ |
URGENCIA: ____ |
NORMAL: ____ |
|UBICACIÓN DEL OBJETO: |
|SOLICITADO POR: |CORREO ELECTRÓNICO: |
|(NOMBRE Y APELLIDO) |TELÉFONO: |
|AUTORIZADO POR: |FIRMA: |
|(NOMBRE Y APELLIDO) |FECHA: |
|PARTE II. PARA USO DE LA ORGANIZACIÓN DE MANTENIMIENTO |
| PLANIFICADOR (NOMBRE Y APELLIDO): |RESPONSABLE (NOMBRE Y APELLIDO): |
|MONTO ESTIMADO: |AUTORIZADO POR:(NOMBRE Y APELLIDO): |FIRMA: |
|FECHA: |
|DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LA FALLA (TIPO, CAUSA, ETC.) Y OBSERVACIONES |
|MANO DE OBRA |
|DESCRIPCION CANTIDAD HRS STHH COSTO HH TOTAL |
|MATERIALES |
|DESCRIPCION CANTIDAD UNIDAD HH COSTO UNITARIO TOTAL |
|HERRAMIENTAS |
|DESCRIPCION CANTIDAD HRS HH COSTO HH TOTAL |
|FECHA INICIO: |FECHA TERMINACION: |TIEMPO DE PARADA: |
|COSTO TOTAL DE LA OT: |

Cuadro 18. Modelo de orden de trabajos correctivos

Figura 3. Procedimiento de ejecución de las órdenes de trabajos correctivos

P13: Reporte de fallas

Inmediatamente después que sucede o se detecta una falla, debe reportarse y registrarse para tomar los correctivos o las acciones necesarias para su solución. Este procedimiento se utiliza semanalmente y sirve para: controlar la ejecución de las acciones correctivas; justificar la organización de mantenimiento ante las demás organizaciones de la empresa ya que cada falla reportada por éstas debe ser atendida en el menor tiempo posible; comparar las fallas reportadas y atendidas semana a semana; identificar acciones prioritarias u objetos que requieren otro tipo de mantenimiento.

• P15: Orden de salida de materiales y/o repuestos

Al ejecutar una orden de trabajos preventivos o correctivos (P8 ó P14), generalmente se requieren materiales y/o repuestos, los cuales deben ser solicitados al almacén de mantenimiento o almacén general mediante este instrumento.

El procedimiento funciona como mecanismo de registro de de los renglones existentes y que se consumen por cada orden de trabajo.

• P16: Requisición de materiales y/o repuestos

Cuando se ejecuta una orden de trabajoscorrectivos o preventivos (P8 ó P14) se necesitan generalmente materiales y/o repuestos. En los casos en que éstos no se encuentren en almacén se deben adquirir directamente de los proveedores utilizando para ello este instrumento.

El procedimiento funciona como mecanismo de registro de los renglones adquiridos directamente de los proveedores y que se consumen por cada orden de trabajo.

• P17: Requisición de trabajos por contrato

Ciertas actividades no pueden ser ejecutadas por la organización de mantenimiento; ya sea por que no cuenta con personal especializado; porque no dispone de los materiales, repuestos, equipos, herramientas o instrumentos necesarios o adecuados para su ejecución u otra razón. Entonces se debe recurrir a empresas contratistas para realizar dichos trabajos dentro o fuera del sistema productivo. Mediante este procedimiento se realizan los trámites respectivos para la contratación.

• P18: Historial de fallas

Se refiere a la recopilación de la información sobre las fallas de cada objeto de mantenimiento a partir de las diferentes órdenes de trabajos correctivos (P14) ejecutadas al objeto en cuestión. Este procedimiento es muy importante ya que cada cierto período de tiempo, los datos registrados son necesarios para realizar análisis estadísticos o evaluaciones técnicas de las fallas, áreas fundamentales de la ingeniería de mantenimiento.